Massamailing in de Penneo Desktop-app

Introductie tot massamailing in Penneo

Als u meerdere dossierbestanden wilt verzenden naar verschillende ondertekenaars op basis van hetzelfde bronbestand (massamailing), kunt u gebruikmaken van een geavanceerd proces met de Penneo Desktop Applicatie en de Penneo Printer.

Dit proces combineert een Microsoft Excel-sheet (met ontvangerinformatie zoals naam en e-mail) met een Microsoft Word-document als sjabloon. De Desktop-app genereert een integratiecode op basis van samenvoegvelden, die u vervolgens in het Word-document plakt. Wanneer u het document daarna "afdrukt" via de Penneo Printer, worden de gegevens automatisch ingevuld volgens de Excel-sheet.

Methoden voor het aanmaken van afdrukcodes

U kunt afdrukcodes voor de Penneo Desktop Applicatie op twee manieren aanmaken:

1. Handmatig opbouwen via het URI-schema: U kunt de code handmatig samenstellen met behulp van de URI-schema-integratie, die in JSON is geschreven.
2. Gebruik maken van de ingebouwde Integratiecode-hulpprogramma: Deze aanbevolen methode is beschikbaar binnen de Penneo Desktop Applicatie. Het is het meest geschikt voor workflows die een Microsoft Excel-sheet voor ontvangers en een Microsoft Word-sjabloondocument gebruiken.

Om het hulpprogramma te gebruiken, moeten de Penneo Desktop Applicatie en de Penneo Printer geïnstalleerd zijn. Daarnaast heeft u versies van Microsoft Word en Excel nodig die de functie 'Afdrukken samenvoegen' ondersteunen.

Integratiecodes genereren in de Desktop Applicatie

Volg deze stappen in de Penneo Desktop Applicatie om de initiële integratiecode te genereren:

1. Open de Desktop Applicatie.
2. Voeg details toe aan uw dossierbestand. U kunt statische tekst invoegen of tijdelijke namen die later worden vervangen. Een hybride optie is ook mogelijk (bijv. "Contract " gevolgd door een samenvoegveld voor de naam).
3. Configureer de dossierinstellingen zoals gebruikelijk.
4. Voeg een tijdelijk document toe. Let op dat deze specifieke PDF niet wordt opgeslagen; het dient alleen om de codestructuur op te bouwen.
5. Voeg een tijdelijke ondertekenaar toe met tijdelijke waarden, zoals “SignerName” voor de naam, mail@mail.com voor de e-mail en “1234567890” voor het BSN. Deze waarden worden later vervangen door samenvoegvelden. Stel de ondertekenaar-instellingen in, zoals herinneringen, indien nodig.
6. Selecteer een specifieke e-mailsjabloon voor de ontvangers indien gewenst.

7. Klik in de bovenste menubalk op Ontwikkelaar en selecteer vervolgens Maak Integratiecode aan.
8. Kopieer de gegenereerde code en plak deze in het Word-document. U kunt deze code later verbergen door het lettertype op de kleinste stand te zetten en de kleur op wit in te stellen.

Microsoft Word samenvoegfunctie instellen

Nadat u de integratiecode in uw Microsoft Word-document hebt geplakt, configureert u de instellingen voor samenvoegen:

1. Ga in Word naar het tabblad Verzendlijsten.
2. Klik op Ontvangers selecteren en kies Gebruik een bestaande lijst.
3. Selecteer uw voorbereide Excel-sheet met de gegevens van de ondertekenaars.

4. Gebruik de optie Samenvoegveld invoegen om tijdelijke aanduidingen (placeholders) in uw document te plaatsen waar de informatie moet verschijnen.

5. Plaats de cursor op de gewenste locaties en kies de bijbehorende velden uit de Excel-sheet.

Integratiecode configureren met samenvoegvelden

U moet de integratiecode die in uw Word-document is geplakt bewerken om deze te koppelen aan de Excel-gegevens:

1. Zoek de integratiecode in uw document. Vervang de tijdelijke waarden door de overeenkomstige samenvoegvelden. Bijvoorbeeld, vervang de tijdelijke aanduiding “SignerName” door het samenvoegveld {"Name"}.

2. Werk het localPath in de code bij. Zoek het pad dat verwijst naar het tijdelijke document (bijv. “C:\Users[USERNAME]\Documents\Test.pdf”) en vervang de hele tekenreeks door #printfile#. De code moet nu lezen "localPath":"#printfile#".
3. Verberg de code uit het zicht door het lettertype op minimaal te zetten en de kleur op wit.
4. Klik op Resultaten bekijken in het tabblad Verzendlijsten van Word. Gebruik de pijlen om te controleren of de samenvoegvelden correct worden bijgewerkt voor elke ondertekenaar.

Afronden en verzenden van massamailing dossierbestanden

Zodra het document is geconfigureerd, volgt u deze workflow om de dossierbestanden te verzenden:

1. Identificeer de ondertekenaar die u als eerste wilt verwerken met behulp van de preview-pijlen in Word.
2. Zorg ervoor dat de Penneo Desktop Applicatie leeg is. Klik op Geavanceerde opties en selecteer Velden wissen.
3. Ga in Word naar Bestand, selecteer Afdrukken en kies de Penneo Printer uit het dropdownmenu. Klik op Afdrukken.
4. Het document wordt geladen in de Penneo Desktop Applicatie. Klik op Volgende en klik vervolgens op Documenten verzenden.
5. Herhaal dit voor de volgende ondertekenaar: selecteer de nieuwe rij in Word, wis de velden in de app, druk af via de Penneo Printer en verzend het dossier.

Integratiecode-woordenlijst: Dossierbestand en algemene parameters

Deze sectie legt de algemene parameters uit die in de Penneo-integratiecode voorkomen:

• Spaties in code (%20): De code mag geen spaties bevatten. Gebruik %20 om een spatie in tekstvelden weer te geven (bijv. Naam%20Achternaam).
• Penneo: Het vereiste voorvoegsel dat aan het begin van de code wordt gebruikt om de Penneo-applicatie aan te roepen.
• templateId: De unieke ID voor het specifieke type dossierbestand dat wordt gebruikt.
• name: Wanneer dit direct na templateId verschijnt, verwijst dit naar de naam van het dossierbestand. Hier kunnen samenvoegvelden worden gebruikt.
• language: Stelt de taal van het dossierbestand in. Ondersteunde opties zijn en (Engels), da (Deens), sv (Zweeds) en no (Noors).
• folderId: Geeft de map aan waarin het dossierbestand wordt opgeslagen. Indien weggelaten, wordt de standaardmap gebruikt.
• signOnMeeting: Schakelt de optie “Documenten ondertekenen tijdens de vergadering” in. In te stellen op true of false (standaard).
• sensitiveData: Schakelt de optie “Gevoelige gegevens” in. In te stellen op true of false (standaard). Dit kan bedrijf breed worden beheerd door een beheerder.
• visibilityMode: Bepaalt welke documenten ondertekenaars kunnen zien. Opties zijn all_documents of certain_documents (standaard).
• messageTemplate: De naam van de e-mailsjabloon die voor dit dossierbestand wordt gebruikt.
• messageSubject: Wordt gebruikt om het onderwerp van de e-mail in te stellen als er geen sjabloon is geselecteerd.
• messageText: Wordt gebruikt om de tekst van de e-mail in te stellen als er geen sjabloon is geselecteerd.

Integratiecode-woordenlijst: Document- en ondertekenaarparameters

De volgende parameters definiëren de documenten en ondertekenaars die in het Penneo-dossierbestand zijn opgenomen:

• documents: Start de sectie met documentgegevens.
• name (Document): Verwijst naar de naam van het document. Gebruik %20 voor spaties of maak gebruik van een samenvoegveld.
• order: Bepaalt de volgorde van documenten in de applicatie, beginnend bij 0 voor het eerste document.
• typeId: Geeft het documenttype aan, afhankelijk van de geselecteerde templateId.
• localPath: Het bestandspad voor de PDF. Gebruik #printfile# bij het direct afdrukken van het actieve Word-document zodat het systeem het tekstdocument correct herkent.
• signers: Start de sectie met ondertekenaarsgegevens.
• name (Ondertekenaar): De naam van de ondertekenaar. Ondersteunt %20 voor spaties en samenvoegvelden.
• email: Het e-mailadres van de ondertekenaar. Hier kunnen samenvoegvelden worden gebruikt.
• onBehalfOf: Gegevens voor namens wie de ondertekenaar tekent, indien van toepassing. Ondersteunt %20 en samenvoegvelden.
• isPrivate: Schakelt de optie “Privé” in. In te stellen op true of false.
• enableTouch: Schakelt de optie “Touch-handtekening” in. In te stellen op true of false.
• roles: De ID voor de rol die aan de ondertekenaar is toegewezen. Beschikbare rollen zijn afhankelijk van het documenttype; meerdere ID's worden gescheiden door komma’s.

Integratiecode-woordenlijst: Workflow- en ontvangerparameters

Deze parameters beheren de timing, herinneringen en extra ontvangers voor het dossierbestand:

• reminderInterval: Stelt het interval in voor automatische herinneringen. De standaard is 2 dagen, tenzij anders geconfigureerd door uw bedrijfsbeheerder.
• sendAt: Stelt de activatiedatum en -tijd in voor het verzenden van documenten. Gebruik het formaat JJJJ-MM-DDTHH:MM:SS+HH:MM (bijv. 2020-12-31T12:00:00+01:00). Pas de offset aan voor zomertijd (+02:00 als deze actief is).
• expireAt: Stelt de vervaldatum en -tijd in. Dit volgt hetzelfde formaat als sendAt en moet later zijn dan de activatiedatum.
• reference: Een aangepast veld voor persoonlijk gebruik (bijv. sorteren) zonder technische werking. Ondersteunt %20 en samenvoegvelden.
• copyRecipients: Start de sectie voor extra ontvangers die een kopie van het definitieve document ontvangen.
• name (Kopieontvanger): De naam van de kopieontvanger. Ondersteunt %20 en samenvoegvelden.