Wanneer je een dossierbestand creëert om documenten ter ondertekening te verzenden, kan je kiezen voor een standaard e-mailsjabloon in de laatste stap van het creëren van een dossierbestand.

Het is enkel mogelijk om een e-mailsjabloon te creëren in de Penneo Web versie en niet in de Desktop Applicatie. 

Er zijn drie types e-mails die je kan customiseren: 

1. Verzoeken ter ondertekening
2. Herinneringen 
3. Finalisatie e-mails

In Penneo zijn er twee types sjablonen: 

• E-mailsjablonen van het bedrijf; deze kunnen enkel gecreëerd worden door beheerders en zijn dan ter beschikking van elke gebruiker binnen in het bedrijf. Zij kunnen uit de sjablonen kiezen wanneer ze een dossierbestand verzenden. 
• Persoonlijke e-mailsjablonen; elke gebruiker kan deze zelf creëren, maar ze zijn enkel beschikbaar voor de gebruiker die deze gecreëerd heeft. Zij kunnen kiezen uit hun eigen sjablonen wanneer ze een dossierbestand verzenden. 

Het creëren van een e-mailsjabloon van een bedrijf

Je kan enkel een e-mailsjabloon van een bedrijf creëren als je een beheerder bent. 

1. Om te starten klik je op Configureren in het linkermenu en dan op Bedrijf. Klik dan op de tab van E-mailsjablonen.
2. Zodra je in de tab bent van E-mailsjablonen, selecteer je Nieuw bedrijfssjabloon maken. 
3. Wijzig de titel, het onderwerp en het bericht van het sjabloon naar je wensen. De titel van het sjabloon zal je te zien krijgen krijgen wanneer je zoekt naar e-mailsjablonen tijdens het aanmaken van een dossierbestand. De link ter ondertekening zal automatisch toegevoegd worden onder jouw bericht en kan niet verplaatst worden. Het is mogelijk om samenvoegvelden toe te voegen in het onderwerp of in het bericht van jouw sjabloon; om een zicht te krijgen op alle beschikbare samenvoegvelden, klik je op Informatie over samenvoegvelden. 
4. Zodra je klaar bent met het wijzigen van jouw sjabloon, klik je op Sjabloon maken. Je kan het sjabloon later altijd nog wijzigen; indien je dit doet, vergeet dan zeker niet om te klikken op Wijzigingen opslaan.

Het creëren van een persoonlijk e-mailsjabloon 

1. Klik op E-mailsjablonen in het linkermenu. 
2. Klik op Nieuw sjabloon maken. 
3. Wijzig de titel, het onderwerp en het bericht van het sjabloon naar je wensen. De titel van het sjabloon zal je te zien krijgen krijgen wanneer je zoekt naar e-mailsjablonen tijdens het aanmaken van een dossierbestand. De link ter ondertekening zal automatisch toegevoegd worden onder jouw bericht en kan niet verplaatst worden. Het is mogelijk om samenvoegvelden toe te voegen in het onderwerp of in het bericht van jouw sjabloon; om een zicht te krijgen op alle beschikbare samenvoegvelden, klik je op Informatie over samenvoegvelden. 
4. Zodra je klaar bent met het wijzigen van jouw sjabloon, klik je op Sjabloon maken. Je kan het sjabloon later altijd nog wijzigen; indien je dit doet, vergeet dan zeker niet om te klikken op Wijzigingen opslaan.

Je kan nu de nieuwe sjablonen zien in jouw lijst met sjablonen. Je kan hieruit kiezen wanneer je een nieuw dossierbestand aanmaakt. 

Als je kijkt naar jouw lijst met sjablonen, kan je een onderscheid maken tussen welke sjablonen bedrijfssjablonen zijn en welke sjablonen persoonlijke sjablonen zijn door na te gaan welke sjablonen een koffertje naast hun titel hebben staan (dit zijn de bedrijfssjablonen).