📏 Groottebeperkingen voor Penneo finalisatie e-mailbijlagen 📦 Omgaan met documentpakketten die de groottebeperking overschrijden 📄 Toegang tot documenten en optimalisatie van bijlagen 📋 Regels voor levering aan kopieontvangers bij grote documenten
Groottebeperkingen voor Penneo finalisatie e-mailbijlagen
Wanneer een dossier wordt ondertekend en afgerond, stuurt Penneo automatisch finalisatie-e-mails. Om te garanderen dat e-mails veilig door de e-mailserver gaan, hanteert Penneo een maximale totale grootte van 7,1 MB per e-mail. Deze limiet geldt voor de gecombineerde grootte van de bijgevoegde documenten en de e-mailtekst.
De uiteindelijke grootte wordt bepaald nadat de documenten zijn verwerkt en geconverteerd binnen het systeem.
Omgaan met documentpakketten die de groottebeperking overschrijden
Als de totale grootte van de documenten plus e-mailinhoud de groottebeperking overschrijdt, controleert Penneo of het grootste afzonderlijke document op zichzelf in een e-mail past. De uiteindelijke grootte wordt bepaald door de documenten nadat ze binnen het systeem zijn verwerkt.
Als het grootste afzonderlijke document binnen de limiet (7,1 MB) past, splitst Penneo het pakket in meerdere e-mails en verdeelt de documenten over deze e-mails. Elke e-mail wordt opeenvolgend gelabeld om de ontvanger te helpen de volgorde te herkennen, bijvoorbeeld “E-mail 1 van 3” en “E-mail 2 van 3.”
Als het grootste document te groot is om op zichzelf binnen de limiet te passen, stuurt Penneo de finalisatie-e-mail zonder bijlagen om te garanderen dat de melding wordt afgeleverd. In dat geval moeten de ondertekende documenten direct worden geraadpleegd via de Penneo Webapplicatie of in het archief van de ondertekenaar, afhankelijk van de gebruikte ondertekeningsmethode.
Toegang tot documenten en optimalisatie van bijlagen
Of bijlagen worden meegeleverd in een Penneo finalisatie-e-mail hangt volledig af van de grootte van de documenten na conversie. Het klein houden van individuele PDF’s tijdens de voorbereidingsfase vergroot de kans dat bijlagen succesvol kunnen worden meegeleverd in de definitieve geautomatiseerde e-mails.
Regels voor levering aan kopieontvangers bij grote documenten
Als een dossier kopieontvangers bevat en de documenten de groottebeperking van 7,1 MB overschrijden:
- Er wordt geen e-mail naar de kopieontvangers gestuurd.
- De eigenaar van het dossier ontvangt een notificatie-e-mail waarin staat dat de e-mail naar de kopieontvangers niet kon worden verzonden.