Overzicht van voorwaardelijk ondertekenen voor bestuursleden
Voorwaardelijk ondertekenen is een functie die alleen actief is op specifieke Penneo dossiertypen waarin de rol ‘bestuurslid' voorkomt in de ondertekeningsstroom. Met deze functie kunt u selecteren hoeveel personen met de rol ‘bestuurslid’ moeten ondertekenen om het proces te voltooien. Houd er rekening mee dat de ‘voorzitter van de raad van bestuur’ altijd moet ondertekenen en onderworpen is aan andere regels dan standaard bestuursleden.
Logica en configuratie van voorwaardelijk ondertekenen
In een scenario waarin u 5 bestuursleden heeft en handtekeningen van 3 van hen vereist, voegt u alle 5 personen toe aan het Penneo dossier. Wijs de rol ‘raad van bestuurslid’ toe aan 4 van hen en de rol ‘voorzitter van de raad van bestuur’ aan 1 van hen. Vul ‘2’ in het veld ‘vereiste bestuursleden’ in. In deze configuratie wordt het document afgerond nadat het is ondertekend door de voorzitter van de raad van bestuur (die altijd ondertekent) en door willekeurig 2 van de standaard bestuursleden. Zodra 2 bestuursleden hebben ondertekend, ontvangen de overige 2 bestuursleden een melding dat hun handtekening niet langer vereist is, waarmee aan de eis van 3 van de 5 handtekeningen is voldaan.
Standaardinstellingen en limieten voor handtekeningen
Standaard is het Penneo-veld ‘vereiste bestuursleden’ ingesteld op 10. Deze waarde geeft aan dat Penneo tot 10 bestuursleden toestaat te ondertekenen, in plaats van dat er precies 10 leden moeten zijn. Zolang het aantal in het veld hoger is dan het aantal bestuursleden dat in het dossier is aangemaakt, zullen alle aangemaakte leden worden gevraagd te ondertekenen. Deze instelling kan niet worden gewijzigd nadat het dossier is verzonden.
Belangrijke instructie voor het veld 'vereiste bestuursleden'
Let op bij het configureren van uw dossier: voer nooit '0' in bij het veld 'vereiste bestuursleden'. Dit kan de configuratie van het dossier ongeldig maken. Wanneer er '0' wordt ingevuld, kan het systeem dit interpreteren alsof er slechts één ondertekenaar nodig is. Bevat uw dossier geen bestuursleden? Dan kunt u dit veld negeren en de standaardwaarde '10' laten staan.
Voorwaardelijk ondertekenen inschakelen in de Penneo webinterface
Zodra u in de Penneo webinterface een ondertekeningsstroom selecteert die voorwaardelijk ondertekenen ondersteunt, verschijnt de optie om deze functie te activeren direct onder uw selectie. Klik op ‘Inschakelen’ en voer het exacte aantal bestuursleden in dat de documenten in het dossier moet ondertekenen. Indien u de geselecteerde stroom zonder voorwaardelijke logica wilt gebruiken, kunt u de functie uitgeschakeld laten. In dat geval worden er geen specifieke handtekeningvoorwaarden toegepast.
Voorwaardelijk ondertekenen configureren in de Penneo desktop-app
U kunt de functie voor voorwaardelijk ondertekenen vinden onder 'Instellingen' op de tweede pagina van het aanmaakproces in de Penneo desktop-app. In dit gedeelte kunt u in het daarvoor bestemde veld aangeven hoeveel bestuursleden het document minimaal moeten ondertekenen.