Overzicht van Penneo Beveiligingsopties
Penneo kan uw dossiers beveiligen met drie kerninstellingen: Gevoelige beveiligingsoptie, Toegangscontrole en Rijksregisternummer (RRN). U kunt deze functies combineren om te voldoen aan de specifieke beveiligingsbehoeften van elk dossierbestand.
Waar u beveiligingsinstellingen kunt vinden:
- Webinterface: Beschikbaar tijdens het aanmaken van het dossierbestand.
- Desktopapplicatie: Gevestigd in het hoofdconfiguratievenster.
SMS-verificatie
SMS-verificatie voegt een beveiligingslaag toe door ondertekenaars te verplichten een eenmalige code in te voeren die naar hun mobiele telefoon is gestuurd voordat ze documenten kunnen bekijken.
Belangrijk: SMS-verificatie is een weergavebeperkingshulpmiddel, geen digitale ondertekeningsmethode. Het is alleen beschikbaar op de Penneo Webinterface (niet ondersteund in de Desktop-app).
Hoe SMS-verificatie in te stellen en te gebruiken:
- Beheerder inschakeling: Een bedrijfsbeheerder moet eerst SMS inschakelen in de sectie Toegestane methoden voor ondertekening en toegang binnen de bedrijfsinstellingen.
- Ontvangerinstelling: Bij het toevoegen van een ontvanger aan een dossierbestand voert u het telefoonnummer van de ondertekenaar in en klikt u op Ontvanger toevoegen.
- Ervaring van de ondertekenaar: Wanneer de ondertekenaar op de ondertekeningslink klikt, ziet hij de laatste drie cijfers van zijn telefoonnummer. Hij selecteert Stuur me de code, ontvangt de SMS en voert deze in om de documenten te bekijken.
- Eindbewijs: Zodra ondertekend, wordt op de laatste handtekeningpagina SMS geverifieerd naast de handtekening weergegeven.
Beheer van documentzichtbaarheid en ondertekening
Penneo stelt u in staat dossierbestanden zo te configureren dat specifieke ondertekenaars alleen de specifieke documenten zien die zij moeten ondertekenen. Deze beperking blijft van kracht, zelfs nadat het ondertekeningsproces is afgerond.
U kunt de documentzichtbaarheid beheren met drie hoofdkenmerken:
1. Gevoelige beveiligingsoptie
Deze optie vereist dat iedereen die de documentlink opent eerst inlogt met een elektronische ID (eID).
- Toegang: Iedereen met een geldige eID kan de link openen; het beperkt de toegang niet tot een specifieke persoon.
- E-mailbeperkingen: Documenten worden niet als bijlage bij afrondingsmails toegevoegd. Afzenders en ondertekenaars moeten inloggen op
app.penneo.comom ze te bekijken. - Kopieontvangers: U kunt geen kopieontvangers toevoegen aan dossierbestanden wanneer deze optie is ingeschakeld.
2. Toegangscontrole-instelling
Deze optie verplicht een specifieke ontvanger om zijn identiteit te valideren met een eID voordat hij toegang krijgt tot de documenten.
- De ontvanger moet zijn voorkeurs-eID kiezen om in te loggen.
- Als toegang wordt geweigerd, kan hij “Probeer toegang te krijgen met een andere eID” selecteren.
- Opmerking: Identiteit bevestigen om een document te bekijken is gescheiden van de uiteindelijke handeling van het ondertekenen ervan.
3. Rijksregisternummer (RRN) verificatie
Deze optie valideert de unieke identificatienummers van de ondertekenaar. U moet ervoor zorgen dat alle nummers worden ingevoerd volgens het juiste formaat voor dat specifieke land.
- Alleen RRN: Iedereen met de link kan het document bekijken, maar alleen de persoon met het bijpassende BSN kan het ondertekenen.
- RRN + Toegangscontrole (Gecombineerd): Alleen de specifieke persoon wiens eID overeenkomt met het ingevoerde RRN kan de documenten openen, bekijken en ondertekenen. Als een ondertekenaar een "Het lijkt erop dat u geen toegang heeft" foutmelding krijgt, moet hij contact opnemen met de afzender om zijn RRN te verifiëren.
Hoe RRN in te voeren:
- Webinterface: Het RRN-veld is zichtbaar onder het veld 'Beperk wie de documenten kan ondertekenen' bij het toevoegen van een ontvanger aan het dossierbestand.
- Desktop-app: Het veld is gelabeld als SSN en bevindt zich direct naast de rol van de ondertekenaar.