Présentation de la connexion Penneo

• Différences entre les comptes privés et les comptes d’entreprise
• Connexion en tant qu’utilisateur privé
• Connexion en tant qu’utilisateur d’entreprise
• Dépannage des documents manquants et des archives multiples
• Gestion des connexions d’identité électronique (eID)
• Mise à jour des informations utilisateur et du mot de passe
• Réinitialisation d’un mot de passe oublié
• Transition de NemID vers MitID
• Configuration des méthodes de connexion pour les administrateurs
• Déconnexion de Penneo

Différences entre les comptes privés et les comptes d’entreprise

Penneo propose deux types de comptes : les comptes privés pour les signataires individuels et les comptes d’entreprise pour les employés des organisations sous contrat. 

Les comptes privés sont créés automatiquement lorsque vous signez avec une identité électronique (eID) qui n’est pas liée à un compte d’entreprise Penneo. Vous pouvez accéder à votre archive privée en vous connectant avec la même méthode utilisée lors de la signature. 

Les comptes d’entreprise sont configurés via un contrat entre Penneo et une entreprise, et vous vous connectez en utilisant les identifiants fournis par votre administrateur.

Connexion en tant qu’utilisateur privé

Lorsque vous signez un document via Penneo avec une identité électronique (eID), le système crée automatiquement une archive privée pour vous. Pour accéder à cette archive, suivez ces étapes :

1. Accédez à la page de connexion Penneo à l’adresse https://app.penneo.com/.
2. Connectez-vous en utilisant exactement la même méthode que celle utilisée lors de la signature de vos documents. Par exemple, si vous avez signé avec une eID spécifique (par exemple, MitID, Bank ID, Itsme), vous devez utiliser cette même eID pour vous connecter.
3. Repérez vos documents dans votre archive. Les documents sont généralement stockés dans un dossier par défaut nommé Non triés. Cliquez sur le dossier pour voir vos fichiers.
4. Trouvez votre contrat par son nom et cliquez dessus pour voir tous les documents qu’il contient. Si un contrat manque, assurez-vous que le dossier de dossier a été finalisé en vérifiant votre e-mail pour une confirmation de finalisation de toutes les parties.

Notez que si vous avez signé des documents avec différentes eID, vous aurez plusieurs archives. Pour plus d’instructions sur la récupération des fichiers, consultez le guide sur comment obtenir le document signé une fois finalisé.

Connexion en tant qu’utilisateur d’entreprise

Pour vous connecter à un compte d’entreprise Penneo pour la première fois, utilisez les identifiants créés lors de l’activation de votre compte utilisateur. Si vous avez initialement configuré un nom d’utilisateur et un mot de passe, vous devez utiliser ces identifiants classiques pour accéder à votre archive utilisateur. Si vous souhaitez vous connecter avec une eID, vous devez d’abord lier cette eID à votre compte en suivant le guide sur comment connecter une eID à ma connexion Penneo.

Pour accéder à votre compte d’entreprise :

1. Rendez-vous sur https://app.penneo.com/.
2. Connectez-vous avec les identifiants spécifiques activés pour votre compte utilisateur (par exemple, nom d’utilisateur/mot de passe ou une eID autorisée).
3. Vous êtes maintenant prêt à utiliser Penneo en tant qu’utilisateur d’entreprise.

Dépannage des documents manquants et des archives multiples

Si vous ne trouvez pas un document signé dans votre archive, veuillez d’abord vérifier que toutes les parties ont terminé la signature. Les documents apparaissent généralement dans votre archive une fois que le dossier complet est finalisé (vérifiez votre boîte de réception pour un e-mail de "finalisation" de Penneo). Si vous l'avez reçu mais que le document est toujours manquant :

Vérifiez les archives multiples d’eID 

Penneo crée une archive privée unique pour chaque eID spécifique utilisée. Si vous avez plus d’une eID, veuillez vous déconnecter et essayer de vous connecter avec une autre pour voir si vos documents y sont stockés.
 

Stockage permanent vs temporaire 

Les signataires peuvent choisir entre un stockage permanent et un stockage temporaire (valide pendant 14 jours). Si vous ne trouvez pas vos fichiers après deux semaines, ils ont peut-être été stockés temporairement puis supprimés. Dans ce cas, nous vous recommandons de contacter l’expéditeur du document pour demander une copie.
 

Utilisateurs d’entreprise et archives privées 

Pour les utilisateurs d’entreprise, assurez-vous de ne pas être connecté accidentellement à une archive privée. Si vous vous connectez avec une eID et ne voyez que des documents personnels ou le logo Penneo sans la marque de votre entreprise, vous êtes probablement dans une archive privée créée automatiquement à partir de signatures passées.

Gestion des connexions d’identité électronique (eID)

Vous pouvez ajouter ou supprimer des fournisseurs d’eID pour personnaliser la façon dont vous accédez à Penneo. Notez que vous ne pouvez utiliser que les méthodes de connexion que votre administrateur a activées pour votre compte d’entreprise. Si une méthode préférée manque, contactez votre administrateur et orientez-le vers le guide sur comment activer/désactiver les méthodes de connexion des utilisateurs.

Pour ajouter un nouveau fournisseur d’eID :

1. Connectez-vous à votre compte Penneo et cliquez sur Configurer, puis sélectionnez Profil.
2. Ouvrez l’onglet Gérer les identifiants.
3. Cliquez sur Ajouter un nouveau fournisseur pour voir les méthodes de connexion autorisées. Sélectionnez votre méthode préférée et suivez le processus de liaison. Si ce bouton est manquant, votre administrateur a limité la connexion au nom d’utilisateur et mot de passe uniquement.

Pour supprimer une eID connectée :

1. Dans votre profil Penneo, accédez à Configurer > Profil.
2. Allez dans l’onglet Gérer les identifiants.
3. Trouvez l’eID que vous souhaitez déconnecter et cliquez sur Supprimer sous la colonne Actions. Une fois supprimée, vous ne pourrez plus utiliser cette eID spécifique pour vous connecter à Penneo.

Mise à jour des informations utilisateur et du mot de passe

Vous pouvez gérer vos informations personnelles, telles que votre nom, adresse e-mail et langue de l’interface, dans les paramètres du profil Penneo. Pour trouver ces détails, accédez à Configurer et cliquez sur Profil. Dans la section Détails utilisateur, vous pouvez également activer l’option de stocker les contacts par défaut. Plus d’informations sont disponibles concernant le fonctionnement des contacts dans Penneo.

Pour mettre à jour vos identifiants classiques (nom d’utilisateur ou mot de passe) :

1. Allez dans votre profil Penneo via Configurer > Profil.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les identifiants.
3. Sélectionnez Modifier les identifiants classiques. Une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pourrez mettre à jour vos informations.
4. Assurez-vous que votre nom d’utilisateur comporte au moins 6 caractères (sans espaces) et que votre mot de passe comporte au moins 10 caractères (sans espaces).
5. Cliquez sur Mettre à jour les identifiants classiques pour enregistrer les modifications.

Réinitialisation d’un mot de passe oublié

Si vous ne pouvez pas vous connecter à votre compte, vous devez demander à votre administrateur Penneo de réinitialiser votre connexion.

Une fois que vous recevez un lien de réinitialisation par e-mail :

1. Cliquez sur le lien dans l’e-mail (vérifiez votre dossier spam s’il n’apparaît pas) pour être redirigé vers les paramètres de votre profil.
2. Cliquez sur Modifier les identifiants classiques.
   
3. Saisissez votre nouveau nom d’utilisateur (minimum 6 caractères) et mot de passe (minimum recommandé de 10 caractères).
4. Cliquez sur Mettre à jour les identifiants classiques pour confirmer la réinitialisation.

Transition de NemID vers MitID

Comme MitID et NemID utilisent des identifiants utilisateur différents, Penneo ne peut pas automatiquement lier vos anciens documents à une nouvelle connexion MitID. Pour accéder aux fichiers précédemment signés avec NemID lors de votre première connexion avec MitID, vous devrez vérifier votre identité en utilisant votre numéro CPR.

Comment récupérer votre compte NemID :

1. Si vous voyez une erreur lors de votre première connexion MitID, sélectionnez Récupérer le compte NemID.

2. Vous serez invité à vous connecter avec MitID pour approuver la demande.

3. Saisissez votre numéro CPR dans le champ prévu pour lier vos documents précédents.

Remarque : Ce processus est possible uniquement si votre NemID (y compris Medarbejdersignatur) avait un numéro CPR lié. Si aucun numéro CPR n’était lié à votre ancien NemID, veuillez contacter notre équipe de support pour assistance.

Configuration des méthodes de connexion pour les administrateurs

Les administrateurs peuvent contrôler les options de connexion disponibles pour les utilisateurs d’un compte d’entreprise. Notez que ces options sont distinctes des méthodes de signature.

Pour gérer les méthodes de connexion d’un utilisateur :

1. Une fois connecté à Penneo, cliquez sur Configurer dans le menu de gauche, puis sélectionnez Entreprise.
2. Sélectionnez l’onglet Utilisateurs.
3. Cliquez sur l’utilisateur spécifique que vous souhaitez modifier.
4. Faites défiler jusqu’à la section Méthodes de connexion et cochez ou décochez les options disponibles.
5. Cliquez sur Mettre à jour les détails de l’utilisateur pour enregistrer.

Les utilisateurs autorisés à la connexion par eID devront toujours connecter manuellement leur eID à leur connexion Penneo pour utiliser cette méthode.

Déconnexion de Penneo

Pour terminer votre session et vous déconnecter de l’application Penneo :

1. Cliquez sur votre nom situé en haut à droite de l’écran.
2. Sélectionnez Déconnexion dans le menu déroulant.