Principe de la signature conditionnelle
Cette fonctionnalité s'applique spécifiquement aux certains dossiers intégrant le rôle de « Membre du conseil d'administration ». Elle vous permet de définir un quota de signatures : vous choisissez combien de membres doivent signer pour que le document soit considéré comme finalisé.
Important : Le signataire ayant le rôle de « Président du conseil » est toujours tenu de signer. Il n'est pas soumis à cette règle de quota.
Comment fonctionne la logique ? (Exemple pratique)
Imaginons un conseil de 5 personnes où seules 3 signatures sont nécessaires au total pour valider le document :
Ajoutez les 5 personnes à votre dossier Penneo.
Attribuez le rôle de « Président du conseil » à 1 personne (sa signature est obligatoire).
Attribuez le rôle de « Membre du conseil d'administration » aux 4 autres personnes.
Dans le champ Membres du conseil requis, saisissez « 2 ».
Résultat : Le document sera finalisé dès qu'il aura été signé par le Président (1) + n'importe lesquels des 2 autres membres (2) = 3 signatures. Les 2 membres n'ayant pas encore signé recevront alors une notification les informant que leur action n'est plus requise.
Paramètres par défaut et points de vigilance
Valeur par défaut : Le champ est pré-rempli avec la valeur 10. Cela signifie que Penneo autorise jusqu'à 10 membres à signer. Si vous laissez 10 mais que vous n'ajoutez que 4 membres, les 4 devront signer.
Ne saisissez jamais « 0 » : Cela risquerait d'invalider complètement la configuration de votre dossier. Si le dossier ne contient aucun membre du conseil, laissez simplement la valeur sur 10 ou désactivez la fonctionnalité.
Action définitive : Vous ne pouvez plus modifier ce quota une fois le dossier envoyé pour signature.
Comment activer la fonctionnalité ?
Sur l'interface Web (Navigateur) : Lorsque vous choisissez un processus de signature compatible, l'option apparaît juste en dessous. Cliquez sur Activer et renseignez le nombre de membres requis. Pour un processus classique sans condition, laissez simplement l'option désactivée.
Sur l'application de bureau (Desktop) : Lors de la création de votre dossier, passez à la deuxième étape et rendez-vous dans la section Paramètres. Vous y trouverez le champ permettant de définir le nombre de membres requis.