Vue d'ensemble des options de sécurité Penneo
Penneo sécurise vos dossiers à l'aide de trois paramètres principaux : Sensible, Contrôle d'accès et Numéro de sécurité sociale (SSN) / numéro de TVA (VATIN). Vous pouvez combiner ces fonctionnalités pour répondre aux besoins spécifiques de sécurité de chaque dossier.
Où trouver les paramètres de sécurité :
- Interface Web : Disponible lors du processus de création du dossier.
- Application de bureau : Située dans la vue principale de configuration.
Vérification par SMS
La vérification par SMS ajoute une couche de sécurité en demandant aux signataires de saisir un code à usage unique envoyé sur leur téléphone mobile avant de pouvoir consulter les documents.
Important : La vérification par SMS est un outil de restriction de consultation, et non une méthode de signature numérique. Elle est uniquement disponible sur l’interface web Penneo (non prise en charge sur l’application de bureau).
Comment configurer et utiliser la vérification par SMS :
- Activation par l’administrateur : Un administrateur de l’entreprise doit d’abord activer le SMS dans la section Méthodes autorisées pour la signature et l’accès dans les paramètres de l’entreprise.
- Configuration du destinataire : Lors de l’ajout d’un destinataire à un dossier, saisissez le numéro de téléphone du signataire puis cliquez sur Ajouter un destinataire.
- Expérience du signataire : Lorsque le signataire clique sur le lien de signature, il voit les trois derniers chiffres de son numéro de téléphone. Il sélectionne Envoyez-moi le code, reçoit le SMS et le saisit pour consulter les documents.
- Preuve finale : Une fois signé, la page finale de signature affichera « Vérifié par SMS » à côté de la signature.
Contrôle de la visibilité et de la signature des documents
Penneo vous permet de configurer les dossiers afin que certains signataires ne voient que les documents spécifiques qu’ils doivent signer. Cette restriction reste en place même après la finalisation du processus de signature.
Vous pouvez gérer la visibilité des documents en utilisant trois fonctionnalités principales :
1. Option de sécurité sensible
Cette option exige que toute personne ouvrant le lien du document se connecte d'abord avec une carte d’identité électronique (eID).
- Accès : Toute personne disposant d’une eID valide peut ouvrir le lien ; cela ne limite pas l’accès à une personne spécifique.
- Restrictions par e-mail : Les documents ne sont pas joints aux e-mails de finalisation. Les expéditeurs et signataires doivent se connecter sur app.penneo.com pour les consulter.
- Copie des destinataires : Vous ne pouvez pas ajouter de destinataires en copie aux dossiers lorsque cette option est activée.
2. Paramètre de contrôle d'accès
Cette option oblige un destinataire spécifique à valider son identité avec une eID avant d’accéder aux documents.
- Le destinataire doit choisir son eID préféré pour se connecter.
- En cas de refus d’accès, il peut sélectionner « Essayer d’obtenir l’accès avec une autre eID ».
- Remarque : La confirmation de l’identité pour consulter un document est distincte de l’acte final de signature.
3. Vérification du numéro de sécurité sociale (SSN) & VATIN
Cette option valide les numéros d’identité uniques du signataire. Vous devez vous assurer que tous les numéros sont saisis selon le format correct pour le pays concerné.
- SSN seul : Toute personne disposant du lien peut consulter le document, mais seul l’individu dont le SSN correspond peut le signer.
- SSN + contrôle d’accès (combiné) : Seule la personne dont l’eID correspond au SSN saisi peut ouvrir, consulter et signer les documents. Si un signataire reçoit un message « Il semble que vous n’ayez pas accès », il doit contacter l’expéditeur pour vérifier son SSN.
- Option VATIN : Fonctionne exactement comme l’option SSN, mais utilise un numéro d’organisation danois pour les signataires d’entreprise.
Comment saisir le SSN et le VATIN :
- Interface Web : Le champ SSN est visible sous le champ « Restreindre qui peut signer les documents » lors de l’ajout d’un destinataire au dossier. Pour les organisations danoises, cochez la case VATIN pour l’activer. Pour utiliser l’un ou l’autre, sélectionnez le pays, saisissez le numéro et assurez-vous que la fonctionnalité est cochée. Si laissé vide, elle reste inactive.
- Application de bureau : Le champ est intitulé SSN et se trouve directement à côté du rôle du signataire.