Brugeradministration i Penneo

• Opret nye brugere i Penneo
• Konfigurer indstillinger for dataoverførsel ved sletning af bruger
• Slet en brugerkonto og overfør data
• Administratorstyret nulstilling af adgangskode for Penneo-brugere
• Penneo roller og tilladelsessammenligning

Opret nye brugere i Penneo

Administratorer kan tilføje nye konti til en Penneo virksomhedskonto ved at følge disse trin:

1. Log ind på Penneo, klik på Konfigurer i venstremenuen, og vælg Virksomhed.
2. Gå til fanen Brugere.
3. Klik på Opret ny, som findes yderst til højre over brugerlisten.
4. Indtast navn og e-mailadresse for den nye bruger.
5. Tildel en rolle fra rullemenuen. Du kan vælge mellem Bruger og Administrator.
6. Vælg de specifikke rettigheder for brugeren.
7. Vælg loginmetoder for brugeren. Det anbefales at aktivere klassiske loginoplysninger for alle brugere.
8. Klik på Opret bruger.

Den nye bruger vil modtage en aktiveringsmail med et link, der udløber efter 14 dage. Du kan kontrollere, om en bruger har aktiveret sin konto ved at tjekke brugerlisten; en status som ‘inaktiv’ betyder, at kontoen endnu ikke er sat op. Hvis aktiveringslinket udløber, skal administratorer sende et nulstillingslink: Administratorstyret nulstilling af adgangskode for Penneo-brugere

Konfigurer indstillinger for dataoverførsel ved sletning af bruger

Før du sletter en bruger i Penneo, er det vigtigt at aktivere dataoverførsel, hvis du ønsker at bevare deres filer. Sletning af en bruger uden at overføre data vil medføre, at alle sagsfiler, som brugeren ejer, bliver permanent slettet, og disse data kan ikke gendannes.

For at aktivere ejerskabsoverførselsmuligheden:

1. Log ind på Penneo, klik på Konfigurer i venstremenuen, og vælg Virksomhed.
2. Rul ned til sektionen Sikkerhed & Privatliv.
3. Sæt flueben i boksen Tillad overførsel af ejerskab af data ved sletning af bruger.
4. Klik på Gem ændringer.

Bemærk, at alle overførte filer vil blive flyttet til en mappe med navnet ‘Overført’, som ligger i arkivet hos den bruger, der er valgt til at modtage dataene.

Slet en brugerkonto og overfør data

Når dataoverførselsindstillingen er konfigureret, skal du følge disse trin for at slette en Penneo-bruger:

1. Log ind på Penneo, klik på Konfigurer i venstremenuen, og vælg Virksomhed.
2. Gå til fanen Brugere.
3. Find den bruger, du vil fjerne. Hold musen over deres navn for at få vist tre prikker yderst til højre, klik på dem, og vælg Slet bruger.

Hvis dataoverførsel ikke er aktiveret, skal du bekræfte handlingen ved at klikke på Jeg forstår, slet bruger.

Hvis dataoverførsel er aktiveret, vil du blive bedt om at vælge en modtager for dataene. Den person, der udfører sletningen, foreslås som standardmodtager, men du kan vælge en anden bruger ved at klikke på navn og e-mail under Overfør sagsfiler til:. Når modtageren er valgt, klik på Slet bruger og overfør data, og bekræft derefter ved at klikke på den røde Ja, slet bruger-knap.

En succesmeddelelse vises, når processen er fuldført. Klik på Accepter for at afslutte.

Administratorstyret nulstilling af adgangskode for Penneo-brugere

Kun administratorer kan igangsætte en nulstilling af adgangskode for andre brugere i Penneo. Hvis du er bruger uden administratorrettigheder og har glemt dine loginoplysninger, skal du kontakte din administrator for at anmode om et nulstillingslink. Følg instruktionerne, når du modtager linket.

Administratorer kan nulstille en brugers adgangskode ved hjælp af følgende trin:

1. Log ind på Penneo, klik på Konfigurer i venstremenuen, og vælg Virksomhed.
2. Gå til fanen Brugere og find den specifikke bruger.
3. (Valgfrit) Opdater om nødvendigt tilladte loginmetoder nederst på siden og klik på Opdater brugeroplysninger.
4. Vælg fanen Nulstil legitimationsoplysninger.
5. Klik på Send nulstillingsmail-knappen.
6. Klik på Accepter.

Brugeren vil modtage et nulstillingslink til deres loginmetode. Bemærk, at brugere ikke kan logge ind med et elektronisk ID (eID), før det er tilknyttet deres konto.

Penneo roller og tilladelsessammenligning

Penneo virksomhedskonti kategoriserer brugere i to primære typer: Administratorer (brugere med fulde administrationsrettigheder) og Brugere (almindelige brugere uden administrative rettigheder). Følgende tilladelser gælder for hver rolle:

• Sagsfiladministration: Både administratorer og brugere kan oprette sagsfiler og administrere ejede sagsfiler.
• Mappeadministration: Begge roller kan dele ejede mapper og slette ejede mapper. Ingen af rollerne kan som standard se eller administrere andres mapper eller sagsfiler.
• Brugeradministration: Kun administratorer kan administrere loginmetoder, oprette nye Penneo-brugere, slette brugere eller ændre oplysninger og nulstille login for andre brugere.
• Dataejerskabsoverførsel: Kun administratorer kan slette brugere og overføre deres arkiv, forudsat at indstillingen ‘Tillad overførsel af ejerskab af data’ er aktiv.
• Virksomhedsindstillinger: Kun administratorer kan ændre virksomhedens stamdata, aktivere identitetsvalidering arkivadgang, administrere tilladte underskriftsmetoder, styre skabeloner eller konfigurere e-mail-signaturer.
• Systemkonfigurationer: Kun administratorer kan opsætte automatisk sletning af data, standardsprog, branding eller adressebogsindstillinger.
• Selvbetjening: Begge roller kan opdatere deres egen brugerprofil, oplysninger og indstillinger.