Typer af e-mail skabeloner i Penneo
Penneo sender tre typer e-mails til underskrivere, herunder den tilpasselige meddelelse om underskriftsanmodning.
Penneo bruger to primære kategorier af skabeloner: Virksomhedens e-mail skabeloner, som oprettes af administratorer og er tilgængelige for alle brugere i virksomheden, og Personlige e-mail skabeloner, som oprettes af individuelle brugere og kun er tilgængelige for den person, der har oprettet dem.
I Penneos skabelonliste adskilles firmaskabeloner ved et kuffertikon ved siden af skabelonens navn. Dette ikon er kun synligt for skabeloner på virksomhedsniveau.
Oprettelse af firmaets e-mail skabeloner i Penneo
For at begynde at oprette en Penneo firma e-mail skabelon kan administratorer bruge en af to navigationsveje:
- Klik på Konfigurer i venstremenuen, vælg Virksomhed, naviger til E-mail skabeloner, og klik på Opret ny firma skabelon.
- Klik på Konfigurer i venstremenuen, vælg E-mail skabeloner, og klik på fanen Administrer virksomhedsskabeloner.
Inden for Penneos E-mail skabeloner fane, vælg Opret ny firma skabelon. Definer skabelonens titel, emne og besked. Skabelonens titel er det, brugerne ser, når de vælger skabeloner under sagsoprettelsesprocessen. Underskriftslinks indsættes automatisk under din besked og kan ikke flyttes.
Penneo tillader brugere at indsætte flettede felter i skabelonens emne og besked. For at se tilgængelige muligheder, klik på Information om flettefelter. Efter redigering af skabelonen, klik på Opret skabelon. Du kan til enhver tid vende tilbage for at redigere skabelonen; husk at klikke på Gem ændringer for at anvende opdateringer. Den nye skabelon vil være tilgængelig for alle brugere i virksomheden.
Oprettelse af personlige e-mail skabeloner i Penneo
For at oprette en personlig e-mail skabelon i Penneo, klik på Konfigurer i venstremenuen og vælg E-mail skabeloner, klik derefter på Opret ny skabelon.
Rediger titel, emne og besked for din personlige skabelon. Den titel, du vælger, vil være synlig, når du vælger skabeloner under Penneos forsendelsesproces. Bemærk venligst, at underskriftslinks automatisk tilføjes til bunden af din besked, og deres placering kan ikke ændres.
Brugere kan indsætte flettefelter i skabelonens emne og besked ved at klikke på Information om flettefelter. Når tilpasningen er færdig, klik på Opret skabelon. Hvis du ændrer skabelonen senere, skal du huske at klikke på Gem ændringer. Denne skabelon vil kun være tilgængelig for den bruger, der har oprettet den.
Indstilling af brugerens standard e-mail skabeloner i Penneo
I Penneo kan hver bruger sætte deres egne standard e-mail skabeloner for underskriftsanmodninger, påmindelser og beskeder om afsluttede sager for at sikre ensartet kommunikation. Indstilling af en standard skabelon er en brugerbaseret konfiguration og kan ikke administreres af en administrator på virksomhedsniveau; hver bruger skal udføre disse trin selvstændigt.
For at konfigurere standarder, log ind i Penneo, klik på Konfigurer i venstremenuen, og vælg E-mail skabeloner. Ellers vælg en eksisterende skabelontitel fra listen til venstre.
Når en skabelon er valgt, klik på Indstil som standard nederst til højre og vælg den passende meddelelsestype:
- Besked til underskrivere (Forsendelser): Denne besked sendes til underskrivere, når forsendelsen først sendes for at anmode om deres underskrift.
- Påmindelsesbesked (Forsendelser): Denne besked sendes til underskrivere, der endnu ikke har underskrevet, for at minde dem om at fuldføre processen.
- Besked om afsluttet sag (Forsendelser): Denne besked sendes til alle parter, når alle har underskrevet dokumenterne.
Anvendelse af disse indstillinger sikrer, at den valgte skabelon automatisk bruges ved afsendelse af dokumenter, medmindre en anden skabelon manuelt vælges under afsendelsesprocessen.