Oversigt over Penneo e-mailbeskedkonfiguration
I det tredje trin af oprettelsen af en sag under fanen kaldet Modtagere, kan du vælge og redigere indholdet af den e-mail, som dine underskrivere vil modtage. Ændringer kan foretages i den oprindelige anmodning om underskrift ved enten at vælge en standard e-mail-skabelon eller skrive en tilpasset besked til modtagerne for hver sag. I Penneo webversionen er det også muligt at sende tilpassede e-mails til individuelle modtagere.
For specifikke instruktioner baseret på din grænseflade, se:
- Hvis du bruger Penneo Web Interface: Tilpasning af e-mailbeskeder i Penneo Web Interface
- Hvis du bruger Desktop-applikationen: Tilpasning af e-mailbeskeder i Penneo Desktop-applikationen
Fletfelter tilgængelige for Penneo e-mailtilpasning
Når du tilpasser beskeder i Penneo, kan du tilføje fletfelter for at personliggøre indholdet. Følgende fletfelter er tilgængelige:
- {{recipient.name}}: Navnet på underskriveren.
- {{recipient.email}}: E-mailen på underskriveren.
- {{sender.name}}: Navnet på brugeren der opretter forsendelsen/afsenderen.
- {{sender.email}}: E-mailen på brugeren der opretter forsendelsen/afsenderen.
- {{casefile.id}}: Det unikke ID, der tildeles hver sag i Penneo. Dette er nyttigt for underskrivere at inkludere, hvis de oplever problemer og skal kontakte support.
- {{casefile.name}}: Navnet på sagen.
- {{casefile.expiry}}: Dato og tidspunkt, hvor sagen ikke længere kan underskrives.
- {{signer.roles}}: Rollen for den underskriver, der modtager e-mailen. Flere roller adskilles med komma.
- {{signers.list}}: En kommasepareret liste over navnene på alle underskrivere.
- {{documents.list}}: En kommasepareret liste over navnene på alle dokumenter.
Tilpasning af e-mailbeskeder i Penneo Web Interface
I det tredje trin af sagsoprettelsen i Penneo webinterface, kaldet Modtagere, klik på Udvid for at redigere den generelle besked, der sendes til underskrivere. Du kan redigere beskeden for at oprette en engangs tilpasset e-mail eller vælge en eksisterende skabelon ved at klikke på vælg skabelon. Bemærk, at eventuelle ændringer foretaget her ikke gemmes i den oprindelige skabelon.
Personliggørelse af e-mailbeskeder pr. modtager i Penneo Web
Når du opretter en ny sag i app.penneo.com, har du mulighed for at sende forskellige e-mailtekster til forskellige underskrivere. Dette er nyttigt for at give specifikke instruktioner til forskellige roller, såsom købere og sælgere, eller interne og eksterne underskrivere. Denne funktion er eksklusiv for webversionen af Penneo og er ikke tilgængelig i desktop-applikationen.
E-mailindstillingerne findes nederst på Modtagere-siden i sagsoprettelsesprocessen. Du kan ændre den generelle besked til alle modtagere eller vælge Tilføj ny brugerdefineret besked for at personliggøre indholdet for specifikke personer. Klik på Vælg for at vælge modtagerne til en specifik tilpasset besked. Enhver modtager, der tilføjes til en tilpasset besked, vil ikke modtage den generelle besked. En modtager kan kun tildeles én tilpasset besked ad gangen, men der er ingen grænse for, hvor mange tilpassede beskeder du kan tilføje til en sag.
Hvis du ikke længere ønsker at sende en tilpasset besked, klik på Fjern besked under den tilpassede e-mailtekst, og de valgte modtagere vil i stedet modtage den generelle besked. Klik på Gem & Fortsæt for at gemme dine opdateringer.
Tilpasning af e-mailbeskeder i Penneo Desktop-applikationen
Efter opsætning af en sag i Penneo Desktop-applikationen, klik på Næste for at få adgang til beskedredigeringsskærmen. Du kan oprette en engangs tilpasset besked eller vælge en skabelon fra rullemenuen. Ændringer foretaget her gemmes ikke i skabelonerne. I Desktop-applikationen kan du kun ændre den generelle anmodning om underskrift via e-mail. For at personliggøre e-mailbeskeder til individuelle underskrivere, brug Penneo webversionen.
Fejlfinding af Penneo modtager-tilpasningsproblemer
Hvis du ikke kan tilføje en modtager til en tilpasset besked i Penneo, skal du kontrollere, at de er tilføjet til sagen og er synlige på listen øverst på Modtagere-siden.
Hvis en specifik modtager mangler i valglisten til en ny tilpasset besked, kan det skyldes, at de allerede er tildelt en anden tilpasset besked. Gennemgå dine eksisterende tilpassede beskeder, og klik på X ved siden af modtagerens navn og e-mailadresse for at fjerne dem fra den besked. Når de er fjernet, vil de igen være synlige i valglisten og kan tilføjes til en anden tilpasset besked.