De Formulierbouwer in Penneo Collect stelt je in staat om aangepaste formulieren te maken waarmee je gegevens en handtekeningen van respondenten kunt verzamelen. Formulieren kunnen als concept worden opgeslagen terwijl je eraan werkt, worden gepubliceerd wanneer ze klaar zijn, en op elk moment worden bijgewerkt.
Formulierstructuur
Formulieren zijn georganiseerd in secties. Binnen deze structuur kun je:
Secties toevoegen en aanpassen: Maak nieuwe secties aan, voeg titels toe en schrijf optionele sectiebeschrijvingen om respondenten duidelijke context te geven.
Lay-out herschikken: Herschik eenvoudig secties en de velden daarin door ze te verslepen naar de gewenste plek.
Formulieren met meerdere stappen maken: Voeg meerdere secties toe om lange formulieren op te splitsen in logische stappen, waardoor ze makkelijker in te vullen zijn.
Beschikbare formulierelementen
Kies uit verschillende elementen om je formulier te bouwen. Elk element is ontworpen voor een specifiek type gegevensverzameling:
| Type element | Beschrijving en functie |
| Kort antwoord | Wordt gebruikt voor korte tekst zoals namen, functietitels of antwoorden van één woord. |
| Lang antwoord | Het beste voor open feedback, beschrijvingen of gedetailleerde uitleg. |
| Waarde | Wordt gebruikt voor hoeveelheden, prijzen of metingen waarbij de numerieke grootte van het getal belangrijk is. |
| Cijfers | Wordt gebruikt voor codes en identificatenummers die een specifieke lengte of voorloopnullen vereisen (zoals bankrekeningen of lidmaatschapsnummers). |
| Verzamelt e-mailadressen en controleert automatisch op het juiste formaat (bijv. naam@email.com). | |
| Telefoon | Wordt gebruikt voor telefoonnummers; zorgt dat de invoer voldoet aan internationale of lokale belformaten. |
| Datum | Biedt een kalenderkiezer voor het selecteren van verjaardagen, deadlines of evenementdata. |
| Persoonlijk ID | Wordt gebruikt voor de veilige verzameling van nationale registratienummers met ingebouwde versleuteling. |
| Zakelijk ID | Wordt gebruikt voor de veilige verzameling van bedrijfsregistratienummers; zorgt dat de invoer voldoet aan internationale of lokale formaten. |
| Enkele keuze | Wordt gebruikt wanneer mensen precies één optie uit een lijst moeten kiezen (bijv. Ja/Nee). |
| Meerdere keuzes | Staat mensen toe één of meer opties te selecteren die op hen van toepassing zijn. |
| Dropdown | Ideaal voor lange lijsten met opties (zoals landen) om het formulier compact en overzichtelijk te houden. |
| Bestand uploaden | Staat mensen toe om documenten, afbeeldingen of ID’s veilig te uploaden (ondersteunt formaten zoals JPG of PDF). |
| Tekstblok | Voegt instructietekst of koppen toe om de persoon soepel door het formulier te leiden. |
Configuratieopties voor elementen
Elk element kan worden ingesteld als Verplicht (vereist om te verzenden) of Niet verplicht (optioneel). Afhankelijk van het type element kun je extra validatieregels toepassen:
Kort antwoord / Lang antwoord: Stel minimale en maximale tekenlengtes in, of eis een exact overeenkomende waarde.
Waarde: Sta decimalen toe (of juist niet), stel een minimum- en/of maximumwaarde in, en beperk de totale cijferlengte.
Cijfers: Vereis een exact aantal cijfers, definieer een minimum/maximumbereik, of sta een onbeperkt aantal cijfers toe.
Telefoon: Beperk invoer tot het formaat van een specifiek land of sta elk internationaal landnummer toe.
Persoonlijk ID / Zakelijk ID: Selecteer het land van de respondent (Denemarken, Noorwegen, Zweden of België). De formulierbouwer werkt automatisch de opmaak- en structurele validatieregels bij op basis van het gekozen land.
Bestand uploaden: Stel een minimum en maximum aantal toegestane bestanden per inzending in.
Enkele keuze / Meerdere keuzes / Dropdown: Definieer de specifieke lijst met keuzes die beschikbaar zijn voor de respondent en selecteer optioneel vooraf een standaardoptie.
Configuratie van Ondertekenaars
Onder het tabblad Ondertekenaars kun je configureren wie het document – naast de persoon die het formulier invult – nog meer elektronisch moet ondertekenen nadat het formulier is ingediend. Er zijn twee soorten ondertekenaars:
Vooraf gedefinieerde ondertekenaars: Dit zijn vaste ondertekenaars die je van tevoren specificeert met hun volledige naam en e-mailadres. Ze worden automatisch toegevoegd aan elke formulierinzending en per e-mail op de hoogte gebracht. Om verwarring te voorkomen, blijven ze tijdens het invullen van het formulier verborgen voor de indiener.
Ondertekenaars toegevoegd door indiener: Dit zijn benoemde rollen (bijv. "Manager", "Getuige") waarbij de indiener bij het indienen de specifieke contactgegevens invult. Elke rol bevat een titel, een optionele beschrijving, en kan als verplicht of optioneel worden gemarkeerd. Zodra het formulier is ingediend, ontvangen deze aangewezen personen een e-mail met het verzoek tot ondertekening.
Publicatielevenscycli
Je kunt de status van je formulier beheren met drie hoofdfuncties:
| Actie | Wanneer te gebruiken |
| Opslaan als concept | Slaat je huidige voortgang veilig op zonder het formulier zichtbaar te maken voor het publiek. |
| Publiceren | Maakt het formulier live en klaar om reacties en handtekeningen van externe gebruikers te accepteren. |
| Live formulier bijwerken | Past bewerkingen toe op een formulier dat al live is. Deze updates worden direct zichtbaar voor nieuwe respondenten. |
Opmerking over het bewerken van live formulieren: Bij het bewerken van een actief, live formulier verschijnt er een waarschuwingsbanner in het systeem om je eraan te herinneren dat je wijzigingen pas live gaan nadat je expliciet op Live formulier bijwerken hebt geklikt.
Voorbeeld van je formulier bekijken
Je kunt de Voorbeeld-tool op elk moment in- of uitschakelen tijdens het bouwen of bewerken van je lay-out. Dit toont een alleen-lezen versie van het formulier precies zoals het aan je respondenten zal verschijnen, zodat je de visuele flow kunt testen voordat je publiceert.