Dashboard en dossiercreatie
Zodra u bent ingelogd op het Penneo-platform, ziet u uw persoonlijke dashboard met uw huidige dossieractiviteiten. Om een document te verzenden voor ondertekening, klikt u linksboven in het dashboard op Nieuw aanmaken. U krijgt vervolgens twee dossieropties te zien voor uw nieuwe project.
Dossiergegevens en configuratie
Selecteer Dossier en begin met het invullen van de dossiergegevens om het ondertekeningsproces te starten. Bij het configureren van het Penneo-dossier vult u het veld Titel in om de zaak de juiste naam te geven. Selecteer de ondertekeningsstroom die het beste de specifieke taak omschrijft die moet worden voltooid. U kunt ook bepalen of de ondertekenaars alle documenten in het dossier mogen zien, of alleen de specifieke documenten die hun handtekening vereisen. Klik op Opslaan & doorgaan om naar de volgende stap te gaan.
Document uploaden en opmaak
Upload uw documenten naar het Penneo-platform en zorg ervoor dat deze in PDF-formaat zijn. In deze fase kunt u de documenten hernoemen en het specifieke documenttype voor elk geüpload bestand selecteren. Klik op Opslaan & doorgaan zodra alle PDF-documenten zijn geüpload en correct zijn gelabeld.
Beheer van ontvangers en ondertekeningsrollen
Voeg de personen toe die uw documenten moeten ondertekenen door te klikken op Ontvanger toevoegen en voer hun persoonlijke gegevens en ondertekeningsrollen in.
Bij het beheren van de ontvangers kunt u aangeven of een persoon verplicht is de documenten te ondertekenen, of dat deze alleen een kopie hoeft te ontvangen. Vink het selectievakje Ik ben deze ondertekenaar aan als u zelf een van de ondertekenaars bent, en geef aan of een ontvanger namens een andere entiteit (zoals een bedrijf) ondertekent. Het is essentieel om de juiste ondertekeningsrol voor elke ontvanger te selecteren; personen kunnen namelijk meerdere rollen hebben en de beschikbare rollen zijn afhankelijk van de gekozen ondertekeningsstroom.
Met de geavanceerde ontvangeropties kunt u een activatiedatum instellen, waardoor ondertekening pas vanaf een specifiek moment mogelijk is. U kunt hier ook de namen van de ondertekeningsrollen aanpassen, beperkingen instellen (of verwijderen) voor wie mag ondertekenen, en de vereiste identificatiemethode voor het inzien en ondertekenen selecteren. Daarnaast kunt u automatische herinneringen inschakelen en de frequentie hiervan bepalen.
Bericht aanpassen en verzenden
Zodra alle ontvangers zijn toegevoegd, kunt u het bericht aanpassen dat zij ontvangen wanneer ze worden uitgenodigd om te ondertekenen. Dit stelt u in staat om de communicatie af te stemmen op het specifieke doel van de documenten. Klik op Opslaan & doorgaan om naar de laatste controlefase te gaan.
Eindcontrole en verzenden
Voer een laatste controle uit van alle dossiergegevens en ontvangersinformatie om de juistheid te controleren. Als alles klopt, klikt u op Document verzenden.
Nadat het document succesvol is verzonden, verschijnt het als een openstaande zaak in het overzicht op uw Penneo-dashboard.
Voor een meer gedetailleerde uitleg, zie ook onze handleiding: Een Penneo-dossier aanmaken (Geavanceerd)