Dashboard en document aanmaken
Zodra u bent ingelogd op Penneo, ziet u op uw dashboard een overzicht van al uw huidige activiteiten. Om een nieuw document ter ondertekening te versturen, klikt u linksboven op Nieuw aanmaken. U kunt hier kiezen uit twee documentopties voor uw nieuwe dossier.
Dossierdetails en configuratie
Selecteer Dossier om het proces te starten.
Vul de Titel in zodat het document de juiste naam krijgt en kies de ondertekeningsstroom die het beste bij uw taak past. Hier kunt u ook aangeven of ondertekenaars alle documenten in het dossier mogen inzien, of alleen de bestanden die zij zelf moeten ondertekenen. Klik op Opslaan & doorgaan om naar de volgende stap te gaan.
Document uploaden en opmaken
Upload uw documenten naar het Penneo-platform en zorg ervoor dat ze in PDF-formaat zijn. Tijdens deze stap kunt u de documenten hernoemen en het specifieke documenttype voor elk geüpload bestand aangeven.
Klik op Opslaan & doorgaan zodra alle PDF-documenten zijn geüpload en correct gelabeld.
Ontvangers beheren en ondertekeningsrollen
Voeg de personen toe die uw documenten moeten ondertekenen door op Ontvanger toevoegen te klikken en hun persoonlijke gegevens en ondertekeningsrollen in te vullen.
Bij het beheren van ontvangers kunt u aangeven of iedere persoon verplicht is om de documenten te ondertekenen of alleen een kopie moet ontvangen. Gebruik het selectievakje Deze ondertekenaar ben ik als u een van de ondertekenaars bent. Geef hierbij ook aan of een ontvanger namens een andere organisatie tekent. Zorg ervoor dat u de juiste ondertekeningsrol selecteert voor elke persoon, aangezien één ontvanger meerdere rollen kan vervullen.
Onder de geavanceerde opties kunt u extra zaken instellen, zoals een activeringsdatum, het gewenste identificatietype (zoals eID) en automatische herinneringen.
Bericht aanpassen en verzenden
Nadat u de ontvangers heeft toegevoegd, kunt u het bericht aanpassen dat zij in hun uitnodiging te zien krijgen. Zo kunt u de tekst afstemmen op de inhoud van de documenten.
Klik op Opslaan & doorgaan voor de laatste controle.
Laatste controle en verzenden
Voer een laatste controle uit van alle documentdetails en de gegevens van de ontvangers. Klik op Document verzenden zodra u zeker weet dat alle informatie klopt.
Nadat het document is verzonden, vindt u het terug in uw Penneo-dashboard met de status 'In afwachting'.