Dashboard en dossiercreatie
Zodra u bent ingelogd op het Penneo-platform, ziet u uw persoonlijke dashboard met uw huidige dossieractiviteiten. Om een document te verzenden voor ondertekening, klikt u linksboven in het dashboard op Nieuw aanmaken. U krijgt vervolgens twee dossieropties te zien voor uw nieuwe project.
Dossiergegevens en configuratie
Upload uw PDF-documenten naar het Penneo-platform, pas de namen aan, wijs documenttypen toe en bepaal de weergaveregel.
Documenten toevoegen: Klik op Document uploaden om uw bestanden te selecteren. Zorg ervoor dat alle geüploade bestanden de PDF-indeling hebben.
Titel bewerken: Standaard wordt de bestandsnaam van de PDF als documenttitel gebruikt. Het aanpassen van de titel is in deze fase optioneel.
Documenttype selecteren: Kies het juiste documenttype voor elk geüpload bestand. Op basis van de gekozen ondertekenstroom bepaalt dit welke ondertekenaars worden toegewezen om specifieke documenten te ondertekenen.
Voorbeeld bekijken: Klik naast een document op het pictogram Voorbeeld (herkenbaar aan de vier pijltjes die naar buiten wijzen) om uw geüploade bestanden te bekijken.
Documenten herordenen: Versleep documenten om de volgorde aan te passen. Dit bepaalt de volgorde waarin ondertekenaars de documenten te zien krijgen wanneer ze de ondertekenlink openen.
Opmerking: Te ondertekenen documenten krijgen automatisch voorrang in de documentvolgorde. Zelfs als bijlagen en te ondertekenen documenten tijdens het aanmaken van het dossier door elkaar staan, toont Penneo altijd eerst de te ondertekenen documenten en daarna pas de bijlagen. Zo kunnen ondertekenaars zich direct richten op de belangrijkste inhoud.
Klik op Opslaan en doorgaan zodra alle PDF-documenten zijn geüpload, correct zijn gelabeld en in de juiste volgorde staan.
Beheer van ontvangers en ondertekeningsrollen
Voeg de personen toe die uw documenten moeten ondertekenen door te klikken op Ontvanger toevoegen en voer hun persoonlijke gegevens en ondertekeningsrollen in.
Bij het beheren van de ontvangers kunt u aangeven of een persoon verplicht is de documenten te ondertekenen, of dat deze alleen een kopie hoeft te ontvangen. Vink het selectievakje Ik ben deze ondertekenaar aan als u zelf een van de ondertekenaars bent, en geef aan of een ontvanger namens een andere entiteit (zoals een bedrijf) ondertekent. Het is essentieel om de juiste ondertekeningsrol voor elke ontvanger te selecteren; personen kunnen namelijk meerdere rollen hebben en de beschikbare rollen zijn afhankelijk van de gekozen ondertekeningsstroom.
Met de geavanceerde ontvangeropties kunt u een activatiedatum instellen, waardoor ondertekening pas vanaf een specifiek moment mogelijk is. U kunt hier ook de namen van de ondertekeningsrollen aanpassen, beperkingen instellen (of verwijderen) voor wie mag ondertekenen, en de vereiste identificatiemethode voor het inzien en ondertekenen selecteren. Daarnaast kunt u automatische herinneringen inschakelen en de frequentie hiervan bepalen.
Bericht aanpassen en verzenden
Zodra alle ontvangers zijn toegevoegd, kunt u het bericht aanpassen dat zij ontvangen wanneer ze worden uitgenodigd om te ondertekenen. Dit stelt u in staat om de communicatie af te stemmen op het specifieke doel van de documenten. Klik op Opslaan & doorgaan om naar de laatste controlefase te gaan.
Eindcontrole en verzenden
Voer een laatste controle uit van alle dossiergegevens en ontvangersinformatie om de juistheid te controleren. Als alles klopt, klikt u op Document verzenden.
Nadat het document succesvol is verzonden, verschijnt het als een openstaande zaak in het overzicht op uw Penneo-dashboard.
Voor een meer gedetailleerde uitleg, zie ook onze handleiding: Een Penneo-dossier aanmaken (Geavanceerd)