Dashboard en documentcreatie
Zodra u bent ingelogd op het Penneo-platform, ziet u uw persoonlijke dashboard met uw huidige zaakactiviteiten.
Om een document te verzenden voor ondertekening, klikt u op Nieuw aanmaken linksboven in het dashboard. U krijgt twee documentopties te zien voor uw nieuwe project.
Zaakgegevens en configuratie
Selecteer Zaak en begin met het invullen van de documentgegevens om het ondertekeningsproces te starten.
Bij het configureren van de Penneo-zaak vult u het veld Titel in om het document de juiste naam te geven. Selecteer de ondertekeningsflow die het beste de specifieke taak omschrijft die moet worden voltooid. U kunt ook bepalen of de ondertekenaars alle documenten in de zaak mogen zien of alleen de specifieke documenten die hun handtekening vereisen. Klik op Opslaan & doorgaan om naar de volgende stap te gaan.
Document uploaden en opmaak
Upload uw documenten naar het Penneo-platform en zorg dat ze in PDF-formaat zijn. In deze fase kunt u de documenten hernoemen en het specifieke documenttype voor elk geüpload bestand definiëren.
Klik op Opslaan & doorgaan zodra alle PDF-documenten zijn geüpload en correct zijn gelabeld.
Beheer van ontvangers en ondertekeningsrollen
Voeg de personen toe die uw documenten moeten ondertekenen door te klikken op Ontvanger toevoegen en hun persoonlijke gegevens en ondertekeningsrollen in te voeren.
Bij het beheren van ontvangers kunt u aangeven of elke persoon verplicht is de documenten te ondertekenen of alleen een kopie moet ontvangen. Gebruik het selectievakje Deze ondertekenaar ben ik als u een van de ondertekenaars bent, en geef aan of een ontvanger namens een andere entiteit ondertekent. Het is essentieel de juiste ondertekeningsrollen voor elke ontvanger te selecteren, omdat personen meerdere rollen kunnen hebben.
Geavanceerde ontvangeropties stellen u in staat een activatiedatum in te stellen, waardoor ondertekening pas vanaf een bepaalde tijd mogelijk is. U kunt ook de namen van ondertekeningsrollen aanpassen, beperkingen op wie kan ondertekenen instellen of verwijderen en het vereiste identificatietype voor het bekijken en ondertekenen kiezen. Daarnaast kunt u elektronische herinneringen inschakelen en de frequentie van levering bepalen.
Berichtaanpassing en levering
Zodra alle ontvangers zijn toegevoegd, kunt u het bericht aanpassen dat zij ontvangen wanneer ze worden uitgenodigd om te ondertekenen. Dit stelt u in staat de communicatie af te stemmen op het specifieke doel van de documenten.
Klik op Opslaan & doorgaan om door te gaan naar de laatste controlefase.
Eindcontrole en verzenden
Voer een laatste controle uit van alle documentgegevens en ontvangerinformatie om de juistheid te waarborgen. Als alles correct is, klikt u op Document verzenden.
Nadat het document succesvol is verzonden, verschijnt het als een openstaande zaak in uw Penneo-dashboardoverzicht.