Penneo Collect simplifie la manière dont vous collectez des données et des signatures. Au lieu d’envoyer un PDF à un client à remplir manuellement, vous fournissez un formulaire numérique. Une fois que le répondant complète le formulaire, Penneo s’occupe du reste en générant un PDF professionnel, en sécurisant une signature légale et en organisant les données pour vos systèmes.
Comment ça fonctionne : Du formulaire à l’archive
Penneo Collect suit un flux sécurisé et automatisé :
- Le formulaire : Vous créez un lien pour vos clients.
- Le PDF : Lors de la soumission, Penneo intègre automatiquement les réponses dans un document PDF propre.
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La signature : Le répondant est immédiatement invité à signer le PDF généré en utilisant son ID numérique (par exemple, MitID, BankID).
- Signataires prédéfinis : Ajoutez un nombre illimité de signataires fixes (Nom/Email) pour signer automatiquement chaque réponse.
- Signataires ajoutés par le répondant : Invitez le répondant à inviter des signataires supplémentaires. Ceux-ci peuvent être définis comme Obligatoires ou Optionnels ; une fois que le répondant fournit leurs coordonnées, le système envoie un lien de signature par email.
- Le résultat : Vous recevez deux fichiers : un PDF signé ayant force légale et un fichier JSON contenant les données brutes pour un import facile dans votre CRM ou base de données.
Comment créer un formulaire
Nous élargissons actuellement les moyens de créer et déployer des formulaires :
- Constructeur UI : Un constructeur de formulaire visuel est désormais disponible directement dans l’interface Penneo. Cliquez sur le lien suivant pour apprendre à utiliser le Penneo Collect (Présentation du constructeur de formulaire).
- Méthode API : Actuellement, les formulaires sont créés et gérés via l’API Penneo. Pour la documentation technique et les détails d’implémentation, veuillez consulter la source officielle : Documentation Penneo - Collecte de données.
Accéder aux réponses des répondants
Retrouver vos données est simple et intégré à votre espace de travail existant :
- Via l’interface web : Allez dans l’aperçu des formulaires dans Penneo. Trouvez votre formulaire spécifique et cliquez sur l’icône dossier. Cela vous conduit directement à l’emplacement de stockage où le PDF signé et les fichiers de données JSON sont archivés.
- Via l’API : Vous pouvez récupérer les réponses de manière programmatique pour alimenter directement votre CRM, ERP ou base de données interne.
Gérer l’accès et les autorisations
Vous pouvez contrôler qui dans votre organisation peut voir et gérer les données des formulaires directement depuis l’aperçu des formulaires :
- Niveaux d’accès : Vous pouvez accorder aux membres de l’équipe un accès en lecture seule ou en modification.
- Autorisations intégrées : Accorder l’accès à un formulaire à un utilisateur lui donne automatiquement accès au dossier d’archive correspondant où sont stockées les réponses des répondants. Cela vous permet de gérer tous les paramètres de sécurité depuis un emplacement central.
Paramètres et configuration
Le panneau des paramètres vous permet de gérer l’aspect administratif de votre collecte de données, de personnaliser l’image de marque et de contrôler les accès de haut niveau :
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Responsable du traitement : Vous pouvez actuellement définir et mettre à jour le nom du Responsable du traitement pour assurer la conformité de vos formulaires.
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Configuration de la marque des documents : Cet onglet vous permet de personnaliser l’identité visuelle des documents générés via Collect.
Personnalisation du logo : Téléchargez le logo de votre organisation pour garantir la cohérence de la marque. Le système ajuste automatiquement l’échelle et positionne votre logo dans les zones d’en-tête et de pied de page désignées.
Informations en pied de page : Ajoutez des coordonnées personnalisées et des informations légales (comme un titre, une adresse physique et des numéros d’enregistrement d’entreprise) en bas de vos documents.
Aperçu en direct : Une maquette dynamique en temps réel de votre document vous permet de vérifier visuellement la mise en page avant d’enregistrer votre configuration finale.
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Gestion des administrateurs Collect : (Remarque : cet onglet de paramètres est strictement réservé et visible uniquement par les administrateurs.) Cette section sert de centre pour gérer les accès administratifs. Les administrateurs ont une visibilité et un accès complets à tous les formulaires et réponses aux formulaires dans l’organisation.
Ajouter de nouveaux administrateurs : Invitez ou promouvez des utilisateurs, leur accordant une supervision administrative complète.
Voir la liste des administrateurs : Consultez tous les utilisateurs disposant actuellement des droits d’administrateur, avec leur nom, email et statut actif.
Révoquer l’accès : Retirez instantanément les privilèges administratifs à n’importe quel utilisateur.