Le Créateur de Formulaires dans Penneo Collect vous permet de créer des formulaires personnalisés qui recueillent des données et des signatures des répondants. Les formulaires peuvent être enregistrés en tant que brouillons pendant que vous travaillez, publiés lorsqu'ils sont prêts, et mis à jour à tout moment.
Structure du formulaire
Les formulaires sont organisés en sections. Dans cette structure, vous pouvez :
- Ajouter et personnaliser des sections : Créez de nouvelles sections, ajoutez des titres, et rédigez des descriptions de section optionnelles pour donner aux répondants un contexte clair.
- Réorganiser la mise en page : Réorganisez facilement les sections et les champs qu'elles contiennent en les faisant glisser à l'endroit souhaité.
- Créer des formulaires à étapes multiples : Ajoutez plusieurs sections pour diviser les longs formulaires en étapes logiques, ce qui les rend plus faciles à compléter.
Éléments de formulaire disponibles
Sélectionnez parmi une variété d'éléments pour construire votre formulaire. Chaque élément est conçu pour un type spécifique de collecte de données :
| Type d'Élément | Description et Fonction |
| Réponse courte | Utilisé pour des textes brefs comme les noms, les titres professionnels ou les entrées d'un seul mot. |
| Réponse longue | Idéal pour des retours ouverts, des descriptions ou des explications détaillées. |
| Valeur | Utilisé pour des quantités, des prix ou des mesures où la taille numérique du nombre est importante. |
| Chiffres | Utilisé pour des codes et identifiants nécessitant une longueur spécifique ou des zéros initiaux (comme les comptes bancaires ou numéros d’adhésion). |
| Collecte des adresses email et vérifie automatiquement le format correct (ex. : nom@email.com). | |
| Téléphone | Utilisé pour les numéros de téléphone ; garantit que l'entrée suit les formats d'appel internationaux ou locaux. |
| Date | Fournit un sélecteur de calendrier pour choisir les dates de naissance, échéances ou dates d'événements. |
| ID personnel | Utilisé pour la collecte sécurisée des numéros d'identification nationale avec cryptage intégré. |
| ID entreprise | Utilisé pour la collecte sécurisée des numéros d'enregistrement d'entreprise ; garantit que l'entrée suit les formats internationaux ou locaux. |
| Choix unique | Utilisé lorsque les personnes doivent choisir exactement une option parmi une liste (ex. : Oui/Non). |
| Choix multiple | Permet aux personnes de sélectionner une ou plusieurs options qui s'appliquent à elles. |
| Liste déroulante | Idéal pour de longues listes d'options (comme les pays) afin de garder le formulaire compact et clair. |
| Upload de fichiers | Permet aux personnes de télécharger en toute sécurité des documents, images ou pièces d'identité (formats pris en charge comme JPG ou PDF). |
| Bloc de texte | Insère du texte d'instruction ou des titres pour guider la personne en douceur à travers le formulaire. |
Options de configuration des éléments
Chaque élément peut être défini comme Obligatoire (nécessaire pour soumettre) ou Non obligatoire (optionnel). Selon le type d'élément, vous pouvez appliquer des règles de validation supplémentaires :
- Réponse courte / Réponse longue : Définissez une longueur minimale et maximale de caractères, ou exigez une valeur exactement correspondante.
- Valeur : Autorisez ou interdisez les décimales, définissez une valeur numérique minimale et/ou maximale, et limitez la longueur totale en chiffres.
- Chiffres : Exigez un nombre exact de chiffres, définissez une plage minimale/maximale, ou autorisez un nombre illimité de chiffres.
- Téléphone : Restreignez les entrées au format d'un pays spécifique ou autorisez n'importe quel indicatif pays mondial.
- ID personnel / ID entreprise : Sélectionnez le pays du répondant (Danemark, Norvège, Suède ou Belgique). Le créateur de formulaire met à jour automatiquement les règles de formatage et de validation structurelle selon le pays choisi.
- Upload de fichiers : Définissez un nombre minimum et maximum de fichiers autorisés par soumission.
- Choix unique / Choix multiple / Liste déroulante : Définissez la liste spécifique des choix disponibles pour le répondant et, optionnellement, pré-sélectionnez une option par défaut.
Configuration des signataires
Sous l’onglet Signataires, vous pouvez configurer qui doit également signer électroniquement le document après la soumission du formulaire, en plus de la personne qui le remplit. Il existe deux types de signataires :
- Signataires prédéfinis : Ce sont des signataires fixes que vous spécifiez à l'avance par leur nom complet et adresse email. Ils sont automatiquement ajoutés à chaque soumission de formulaire et notifiés par email. Pour éviter toute confusion, ils restent cachés au soumissionnaire pendant la complétion du formulaire.
- Signataires ajoutés par le soumissionnaire : Ce sont des rôles nommés (ex. : « Manager », « Témoin ») où le soumissionnaire renseigne les coordonnées spécifiques au moment de la soumission. Chaque rôle comprend un titre, une description optionnelle, et peut être marqué comme obligatoire ou optionnel. Une fois le formulaire soumis, ces personnes désignées reçoivent un email avec la demande de signature.
Cycles de publication
Vous pouvez gérer le statut de votre formulaire en utilisant trois actions principales :
| Action | Quand l’Utiliser |
| Enregistrer en Brouillon | Enregistre votre progression actuelle en toute sécurité sans rendre le formulaire visible au public. |
| Publier | Met le formulaire en ligne et prêt à recevoir des réponses et signatures d’utilisateurs externes. |
| Mettre à jour le formulaire en ligne | Applique des modifications à un formulaire déjà en ligne. Ces mises à jour deviennent immédiatement visibles pour les nouveaux répondants. |
Note sur la Modification des Formulaires en Ligne : Lors de la modification d’un formulaire actif en ligne, une bannière d’avertissement apparaîtra dans le système pour vous rappeler que vos changements ne seront pas publiés tant que vous n’aurez pas explicitement cliqué sur Mettre à jour le formulaire en ligne.
Prévisualisation de votre Formulaire
Vous pouvez activer ou désactiver l’outil Prévisualisation à tout moment lors de la création ou de la modification de votre mise en page. Cela affiche une version en lecture seule du formulaire exactement telle qu’elle apparaîtra à vos répondants, vous permettant de tester le flux visuel avant la publication.