Penneo Collect simplifie la manière dont vous collectez des données et des signatures. Au lieu d'envoyer un PDF à un client pour qu'il le remplisse manuellement, vous fournissez un formulaire numérique. Une fois que le répondant complète le formulaire, Penneo s'occupe du reste en générant un PDF professionnel, en sécurisant une signature légale et en organisant les données pour vos systèmes.
Comment ça fonctionne : du formulaire à l'archive
Penneo Collect suit un flux sécurisé et automatisé :
- Le formulaire : Vous créez un point d'entrée numérique pour vos clients.
- Le PDF : Lors de la soumission, Penneo mappe automatiquement les réponses dans un document PDF propre.
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La signature : Le répondant est immédiatement invité à signer le PDF généré en utilisant son ID numérique (par exemple, MitID, BankID).
- Signataires prédéfinis : Ajoutez un nombre quelconque de signataires fixes (Nom/Email) pour signer automatiquement chaque réponse.
- Signataires ajoutés par le répondant : Invitez le répondant à inviter des signataires supplémentaires. Ceux-ci peuvent être définis comme Obligatoires ou Optionnels ; une fois que le répondant fournit leurs coordonnées, le système déclenche un lien de signature par email.
- Le résultat : Vous recevez deux fichiers : un PDF signé ayant force légale et un fichier JSON contenant les données brutes pour une importation facile dans votre CRM ou base de données.
Comment créer un formulaire
Nous étendons actuellement les façons dont vous pouvez créer et déployer des formulaires :
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Méthode actuelle (API) : Actuellement, les formulaires sont créés et gérés via l'API Penneo. Pour la documentation technique et les détails d'implémentation, veuillez consulter la source officielle : Documentation Penneo - Collecte de données.
- UI Builder : Un générateur de formulaires visuel est désormais disponible directement dans l’interface Penneo. Cliquez sur le lien ci-dessous pour découvrir comment utiliser Le Créateur de Formulaires dans Penneo Collect.
Accéder aux réponses des répondants
Trouver vos données est simple et intégré à votre espace de travail existant :
- Via l'interface web : Naviguez vers la vue d'ensemble des formulaires dans Penneo. Localisez votre formulaire spécifique et cliquez sur l'icône de dossier. Cela vous conduit directement à l'emplacement de stockage où sont archivés à la fois le PDF signé et les fichiers de données JSON.
- Via API : Vous pouvez récupérer programmatiquement les réponses pour alimenter directement vos CRM, ERP ou base de données interne.
Gestion des accès et permissions
Vous pouvez contrôler qui dans votre organisation peut voir et gérer les données des formulaires directement depuis la vue d'ensemble des formulaires :
- Niveaux d'accès : Vous pouvez accorder aux membres de l'équipe un accès en lecture ou en édition.
- Permissions intégrées : Accorder à un utilisateur l'accès à un formulaire lui donne automatiquement accès au dossier d'archive correspondant où sont stockées les réponses des répondants. Cela garantit que vous pouvez gérer tous les paramètres de sécurité depuis un emplacement central.
Paramètres et configuration
Le panneau des paramètres vous permet de gérer l'aspect administratif de votre collecte de données :
- Responsable du traitement des données : Actuellement, vous pouvez définir et mettre à jour le nom du responsable du traitement pour garantir que vos formulaires respectent les exigences de conformité.
Feuille de route future : Nous ajoutons bientôt la possibilité de prévisualiser le PDF généré avant sa mise en ligne ainsi qu'une vue administrateur dédiée pour voir quels utilisateurs ont le contrôle administratif sur votre environnement Collect.