Si vous ne trouvez pas un document spécifique dans votre archive Penneo, cela peut être dû à plusieurs raisons. Cela peut être lié au statut du dossier, aux paramètres de stockage sélectionnés ou au type de signature utilisé.
Vous trouverez ci-dessous les principales raisons pour lesquelles un document peut être indisponible, ainsi que des conseils pour obtenir une copie.
Le dossier n’a pas encore été finalisé
Un dossier est archivé de manière permanente uniquement une fois que toutes les parties concernées ont signé les documents. Tant que le dossier n’est pas finalisé, il n’apparaîtra pas encore comme complété dans votre archive.
- Ce que vous pouvez faire : Vérifiez votre boîte mail pour voir si vous avez reçu une confirmation de finalisation de la part de Penneo. Si vous n’avez pas reçu cet email, veuillez attendre que tous les signataires du dossier aient signé les documents.
Stockage temporaire sélectionné (période de conservation)
Lors du processus de signature, les signataires peuvent choisir entre un stockage permanent et un stockage temporaire (valable 14 jours). Si vous ne trouvez plus les fichiers après deux semaines, la période de conservation est expirée et les documents ont été automatiquement supprimés de l’archive du signataire. Par ailleurs, l’expéditeur peut avoir appliqué des politiques de conservation spécifiques qui suppriment automatiquement les documents après une certaine période.
Le type de signature ne prend pas en charge l’archivage
Si vous avez signé avec une Signature Électronique Simple (SES) — comme une image, une signature textuelle ou une signature manuscrite — cette information ne peut pas être liée à une eID (identité numérique). Sans connexion à une eID, Penneo ne peut pas attribuer de manière sécurisée le document à une archive spécifique du signataire.
- Ce que vous pouvez faire : Vérifiez si les documents signés étaient directement attachés à l’email de finalisation dans votre boîte de réception.
Archives multiples pour plusieurs signataires
Penneo crée une archive privée unique pour chaque eID spécifique utilisée. Si vous avez plus d’une eID qui a été utilisée lors de la signature des documents, déconnectez-vous et essayez de vous reconnecter avec une autre pour voir si vos documents y sont stockés.
Sécurité et conformité
En raison de réglementations strictes en matière de confidentialité et de sécurité, le support Penneo n’a pas accès à vos documents signés. Nous ne pouvons pas récupérer, consulter ou vous envoyer par email des copies des documents.
Comment obtenir une copie de votre document
Si un document n’est plus dans votre archive, la seule façon d’obtenir une nouvelle copie est de contacter directement l’expéditeur du document. Il conserve le contrôle du dossier maître et peut vous fournir une nouvelle copie.
Où trouver les coordonnées de l’expéditeur :
- L’email de demande de signature : Vérifiez l’email original que vous avez reçu lorsque vous avez été invité à signer le document.
- L’email de finalisation : Cherchez l’email de confirmation qui vous a été envoyé une fois le processus de signature complété par toutes les parties.
Le nom de l’organisation ou les coordonnées directes de l’expéditeur sont généralement indiqués dans ces communications.
Utilisateurs professionnels et archives privées
Pour les utilisateurs professionnels, assurez-vous de ne pas vous être connecté par erreur à une archive privée. Si vous vous connectez avec une eID et ne voyez que des documents personnels ou le logo Penneo sans la marque de votre entreprise, vous êtes probablement dans une archive privée créée automatiquement à partir de signatures précédentes. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec votre méthode de connexion préférée pour votre compte professionnel.