Si vous ne trouvez pas un document spécifique dans votre archive Penneo, cela peut être dû à plusieurs raisons. Cela peut être lié à la méthode de signature utilisée ou aux paramètres de stockage sélectionnés.
Vous trouverez ci-dessous une explication sur la manière dont les archives des signataires sont créées, ainsi que les principales raisons pour lesquelles un document pourrait être indisponible et des conseils sur la façon d'obtenir une copie.
Comment les archives des signataires sont créées
Une archive privée du signataire n’est créée que lors d’une signature avec un eID qui le permet — tel que MitID (Privé ou Erhverv), BankID NO ou SE, FTN, BeID ou Itsme. Si vous avez signé avec une Signature Électronique Simple (SES) — comme une image, une signature textuelle ou une signature manuscrite — un vérificateur d’identité ou AusweisApp, ces informations ne peuvent pas être reliées à un eID (identité numérique). Sans connexion à un eID, Penneo ne peut pas attribuer de manière sécurisée le document à une archive spécifique du signataire.
Notez que si vous avez utilisé Itsme, une archive privée n’est créée que si Itsme a été utilisé à la fois pour ouvrir et signer les documents. Si Itsme a été utilisé uniquement pour signer, aucune archive privée ne sera créée pour ce document.
- Ce que vous pouvez faire : Si vous avez signé en utilisant une méthode qui ne crée pas d’archive privée, vérifiez si les documents signés ont été joints directement à l’email de finalisation dans votre boîte de réception, sinon, contactez l’expéditeur pour demander une copie.
Le dossier n’a pas encore été finalisé
Si vous avez signé en utilisant une méthode qui crée une archive de signataire, le document y apparaîtra dès que vous aurez signé — même si le dossier attend encore les signatures des autres parties. Dans ce cas, le document affichera un statut "En attente" plutôt que "Terminé".
Si vous ne trouvez pas du tout le document, c’est probablement parce que vous n’avez pas encore signé vous-même le dossier. Une fois que toutes les parties ont signé, le dossier est finalisé et le statut du document change en "Terminé."
- Ce que vous pouvez faire : Vérifiez votre boîte mail pour voir si vous avez reçu une confirmation de signature ou une confirmation de finalisation de Penneo. Si vous n’avez pas encore signé, vous ne verrez pas le document dans votre archive. Si vous avez signé mais que le document affiche "En attente", cela signifie simplement que les autres signataires n’ont pas encore complété le dossier.
Stockage temporaire sélectionné (période de rétention)
Cela s’applique uniquement si vous avez signé avec un eID qui crée une archive de signataire (comme MitID, BankID NO ou SE, FTN, BeID ou Itsme utilisé à la fois pour ouvrir et signer). Pendant le processus de signature, les signataires peuvent choisir entre un stockage permanent et un stockage temporaire (valable 14 jours). Si vous ne trouvez plus les fichiers après deux semaines, la période de rétention a expiré et les documents ont été automatiquement supprimés de l’archive du signataire. Alternativement, l’expéditeur peut avoir appliqué des politiques de rétention spécifiques qui suppriment automatiquement les documents après une certaine période.
Archives multiples pour un même signataire
Penneo crée une archive privée unique pour chaque eID spécifique utilisé, tel que MitID (Privé ou Erhverv), BankID NO ou SE, FTN, BeID ou Itsme. Si vous avez plus d’un eID qui a été utilisé pour signer des documents, déconnectez-vous et essayez de vous reconnecter avec un autre pour voir si vos documents y sont stockés.
Sécurité et Conformité
En raison de réglementations strictes en matière de confidentialité et de sécurité, le support Penneo n’a pas accès à vos documents signés. Nous ne pouvons pas récupérer, consulter ou vous envoyer par email des copies de documents.
Comment obtenir une copie de votre document
Si un document n’est plus dans votre archive, la seule façon d’obtenir une autre copie est de contacter directement l’expéditeur du document. Il garde le contrôle sur le dossier maître et peut vous fournir une nouvelle copie.
Où trouver les coordonnées de l’expéditeur :
- L’email de demande de signature : Vérifiez l’email original que vous avez reçu lorsque vous avez été invité à signer le document.
- L’email de finalisation : Recherchez l’email de confirmation qui vous a été envoyé une fois que le processus de signature a été complété par toutes les parties.
Le nom de l’organisation ou les coordonnées directes de l’expéditeur sont généralement indiqués dans ces communications.
Utilisateurs professionnels et archives privées
Pour les utilisateurs professionnels, assurez-vous de ne pas être connecté par erreur à une archive privée. Si vous vous connectez avec un eID et ne voyez que des documents personnels ou le logo Penneo sans la marque de votre entreprise, vous êtes probablement dans une archive privée créée automatiquement à partir de signatures précédentes. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec votre méthode de connexion préférée pour votre compte professionnel.