Aperçu des détails du signataire modifiables
Ces instructions expliquent comment modifier les paramètres et les détails d’un signataire qui restent modifiables après qu’un dossier Penneo a été envoyé. Si un paramètre ou un détail spécifique n’est pas mentionné ici, il se peut qu’il ne soit pas possible de le changer après l’envoi du dossier. Pour une liste complète des éléments modifiables, consultez le guide : Référence sur la permissibilité des modifications du dossier
Comment changer l’adresse e-mail et le nom
Pour mettre à jour les informations de contact d’un signataire dans un dossier Penneo envoyé :
- En visualisant le dossier, cliquez sur le signataire dont les détails doivent être modifiés.
- Allez à l’onglet Données principales.
- Saisissez le nouveau nom et la nouvelle adresse e-mail dans les champs correspondants.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Si l’adresse e-mail a été modifiée, vous devez envoyer une nouvelle demande de signature à la nouvelle adresse. Allez à l’onglet Actions et cliquez sur Renvoyer la demande.
Comment changer ou ajouter les informations « au nom de »
Pour modifier le champ « Au nom de » pour un signataire dans un dossier Penneo actif :
- Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
- Ouvrez l’onglet Données principales.
- Mettez à jour le champ « Au nom de » en saisissant les nouvelles informations.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Comment changer l’intervalle de rappel
Pour ajuster la fréquence à laquelle un signataire reçoit des rappels dans un dossier Penneo envoyé :
- Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
- Allez à l’onglet Données principales.
- Ajustez l’intervalle de rappel en utilisant les symboles plus ou moins à côté du nombre.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Comment activer ou désactiver les signatures électroniques simples
Pour gérer les paramètres de Signature Électronique Simple pour un signataire dans Penneo :
- Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
- Ouvrez l’onglet Données principales.
- Sélectionnez les options de Signature Électronique Simple à activer ou désactiver.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Si vous ne pouvez pas activer les Signatures Électroniques Simples, cela peut être dû à l’une des raisons suivantes :
- Le contrôle d’accès est actif : Vous devez d’abord désactiver le contrôle d’accès avant d’activer les Signatures Électroniques Simples.
- L’option sensible est activée : Si l’option « Sensible » a été sélectionnée lors de la création du dossier, le contrôle d’accès est activé de manière permanente. Vous pouvez vérifier cela en cherchant le message « Le contrôle d’accès est activé » sous Protection des données sensibles en bas de la vue du dossier. Si « Sensible » est activé, les Signatures Électroniques Simples ne peuvent pas être activées après l’envoi.
Comment ajouter ou modifier le numéro de sécurité sociale ou le numéro de TVA
Pour mettre à jour les numéros de validation d’un signataire dans un dossier Penneo :
- Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
- Allez à l’onglet Validation.
- Sélectionnez le pays correspondant pour le numéro de sécurité sociale (SSN) et saisissez le numéro.
- Pour les numéros d’organisation danois, saisissez les informations dans le champ numéro de TVA (VATIN).
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Comment modifier les paramètres de contrôle d’accès
Pour modifier le contrôle d’accès d’un signataire dans un dossier Penneo :
- Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
- Sélectionnez l’onglet Contrôle d’accès.
- Cliquez sur Rendre les informations du signataire privées pour activer le contrôle d’accès.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Si vous recevez un message « Échec de l’enregistrement des modifications », cela peut être parce que les Signatures Électroniques Simples sont activées. Vous devez d’abord désactiver les Signatures Électroniques Simples.
Comment supprimer un signataire
Pour retirer un signataire d’un dossier Penneo actif :
- Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
- Sélectionnez l’onglet Actions.
- Cliquez sur Supprimer le signataire.
- Cliquez sur Oui, supprimer pour confirmer. Cette action est définitive et ne peut pas être annulée.
Référence sur la permissibilité des modifications du dossier
La liste suivante indique quelles fonctionnalités peuvent être modifiées après l’envoi d’un dossier Penneo :
Fonctions modifiables (Oui) :
- Changer l’adresse e-mail
- Changer le nom
- Changer / Supprimer / Ajouter un numéro de sécurité sociale ou numéro de TVA
- Supprimer un signataire
- Changer l’intervalle de rappel
- Changer le titre d’un dossier
- Ajouter un contrôle d’accès
- Autoriser les Signatures Électroniques Simples (Remarque : Impossible si la Protection des données sensibles est activée)
- Changer ou ajouter « Au nom de »
- Renvoyer la demande
- Changer la date d’expiration
- Changer / Ajouter une référence de dossier
Fonctions non modifiables (Non) :
- Ajouter un signataire
- Changer la date d’activation
- Ajouter un document
- Supprimer un document
- Changer le type de document ou de dossier
- Changer le rôle d’un signataire
- Changer ou ajouter un fichier PDF
- Changer le flux de signature
- Ajouter ou changer les destinataires en copie
- Activer les données sensibles
Impact du changement d’adresse e-mail d’un signataire
Lorsqu’une adresse e-mail d’un signataire est mise à jour dans Penneo, le nouveau destinataire reçoit un nouvel e-mail contenant un nouveau lien de signature, lui donnant accès au document. L’adresse e-mail originale est déconnectée de la demande. Bien que le destinataire précédent puisse toujours voir l’e-mail Penneo original dans sa boîte de réception, son lien de signature ne sera plus valide.
Remarque : Si le destinataire original a cliqué sur le lien de signature ou téléchargé les documents avant le changement, ces actions seront enregistrées dans le journal des événements de ce signataire.