Comment modifier un dossier Penneo après son envoi

📋 Aperçu des informations modifiables du signataire ✉️ Comment changer l'adresse e-mail et le nom 👤 Comment modifier ou ajouter les informations « au nom de » ⏰ Comment modifier l'intervalle de rappel ✍️ Comment activer ou désactiver les signatures électroniques simples 🔢 Comment ajouter ou modifier le numéro de sécurité sociale ou le numéro de TVA 🔒 Comment modifier les paramètres de contrôle d'accès 🗑️ Comment supprimer un signataire ✅ Référence sur la possibilité de modification d'un dossier 📧 Impact du changement d'adresse e-mail d'un signataire

Aperçu des informations modifiables du signataire

Ces instructions décrivent comment modifier les paramètres et les informations d'un signataire qui restent modifiables après l'envoi d'un dossier Penneo. Si un paramètre ou une information spécifique n'est pas listé ici, il se peut qu'il ne soit pas possible de le modifier après l'envoi du dossier.

Comment changer l'adresse e-mail et le nom

Pour mettre à jour les coordonnées d'un signataire dans un dossier Penneo envoyé :

1. En visualisant le dossier, cliquez sur le signataire spécifique dont les informations doivent être modifiées.
2. Allez à l’onglet Données de base.
3. Saisissez le nouveau nom et la nouvelle adresse e-mail dans les champs correspondants.
4. Cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Si l'adresse e-mail a été modifiée, vous devez envoyer une nouvelle demande de signature à la nouvelle adresse. Rendez-vous dans l’onglet Actions et cliquez sur Renvoyer la demande.

Comment modifier ou ajouter les informations « au nom de »

Pour modifier le champ « au nom de » d’un signataire dans un dossier Penneo actif :

1. Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
2. Ouvrez l’onglet Données de base.
3. Mettez à jour le champ « Au nom de » en saisissant les nouvelles informations.
4. Cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Comment modifier l'intervalle de rappel

Pour ajuster la fréquence à laquelle un signataire reçoit des rappels dans un dossier Penneo envoyé :

1. Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
2. Allez à l’onglet Données de base.
3. Ajustez l'intervalle de rappel en utilisant les symboles plus ou moins à côté du nombre.
4. Cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Comment activer ou désactiver les signatures électroniques simples

Pour gérer les paramètres de Signature Électronique Simple (SES) pour un signataire dans Penneo :

1. Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
2. Ouvrez l’onglet Données de base.
3. Sélectionnez les options de Signature Électronique Simple à activer ou désactiver.
4. Cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Si vous ne pouvez pas activer les Signatures Électroniques Simples, cela peut être dû à l’une des raisons suivantes :

• Le contrôle d'accès est actif : vous devez d'abord désactiver le contrôle d'accès avant d'activer les Signatures Électroniques Simples.
• L'option sensible est active : si l’option « Sensible » a été sélectionnée lors de la création du dossier, le contrôle d'accès est activé de façon permanente. Vous pouvez vérifier cela en cherchant le message « Le contrôle d'accès est activé » sous Protection des Données Sensibles en bas de la vue du dossier. Si « Sensible » est activé, les Signatures Électroniques Simples ne peuvent pas être activées après l’envoi pour signature.

Comment ajouter ou modifier le numéro de sécurité sociale ou le numéro de TVA

Pour mettre à jour les numéros de validation d’un signataire dans un dossier Penneo :

1. Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
2. Allez à l’onglet Restrictions.
3. Sélectionnez le pays correspondant pour le numéro de sécurité sociale (SSN) et saisissez le numéro (pour les numéros d’organisation danois, saisissez l’information dans le champ TVA).
4. Cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Comment modifier les paramètres de contrôle d'accès

Pour modifier le contrôle d'accès d’un signataire dans un dossier Penneo :

1. Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
2. Sélectionnez l’onglet Restrictions.
3. Cliquez sur Définir les informations du signataire comme privées pour activer le contrôle d'accès.
4. Cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Si vous recevez un message « Échec de l'enregistrement des modifications », cela peut être dû au fait que les Signatures Électroniques Simples sont activées. Vous devez d'abord désactiver les Signatures Électroniques Simples.

Comment supprimer un signataire

Pour retirer un signataire d’un dossier Penneo actif :

1. Cliquez sur le signataire en visualisant le dossier.
2. Sélectionnez l’onglet Actions.
3. Cliquez sur Supprimer le signataire.
4. Cliquez sur Oui, supprimer pour confirmer. Cette action est définitive et ne peut pas être annulée.

Référence sur la possibilité de modification d'un dossier

La liste suivante détaille les fonctionnalités pouvant être modifiées après l’envoi d’un dossier Penneo :

Fonctions modifiables (Oui) :

• Changer l'adresse e-mail
• Changer le nom
• Changer / Supprimer / Ajouter un numéro de sécurité sociale ou de TVA
• Supprimer un signataire
• Modifier l'intervalle de rappel
• Modifier le titre d’un dossier
• Ajouter un contrôle d'accès
• Autoriser les Signatures Électroniques Simples (Note : impossible si la Protection des Données Sensibles est activée)
• Modifier ou ajouter « Au nom de »
• Renvoyer une demande
• Modifier la date d'expiration
• Modifier / Ajouter une référence de dossier

Fonctions non modifiables (Non) :

• Ajouter un signataire
• Modifier la date d’activation
• Ajouter un document
• Supprimer un document
• Modifier le type de document ou de dossier
• Modifier le rôle d’un signataire
• Modifier ou ajouter un fichier PDF
• Modifier le processus de signature
• Ajouter ou modifier les destinataires en copie
• Activer les données sensibles

Impact du changement d'adresse e-mail d'un signataire

Lorsque l'adresse e-mail d'un signataire est mise à jour dans Penneo, le nouveau destinataire reçoit un nouvel e-mail contenant un nouveau lien de signature, lui donnant accès au document. L'adresse e-mail d'origine est déconnectée de la demande. Bien que le destinataire précédent puisse toujours voir l'e-mail Penneo original dans sa boîte de réception, son lien de signature ne sera plus valide.

Note : Si le destinataire original a cliqué sur le lien de signature ou téléchargé les documents avant le changement, ces actions seront enregistrées dans le journal des événements de ce signataire.