Penneo Collect forenkler måden, du indsamler data og underskrifter på. I stedet for at sende en PDF, som en kunde skal udfylde manuelt, stiller du en digital formular til rådighed. Når respondenten har udfyldt formularen, håndterer Penneo resten ved at generere en professionel PDF, sikre en juridisk underskrift og organisere dataene til dine systemer.
Sådan fungerer det: Fra formular til arkiv
Penneo Collect følger en sikker, automatiseret proces:
- Formularen: Du opretter et link til dine kunder.
- PDF'en: Ved indsendelse overfører Penneo automatisk svarene til et rent PDF-dokument.
-
Underskriften: Respondenten bliver straks bedt om at underskrive den genererede PDF ved hjælp af deres digitale ID (f.eks. MitID, BankID).
- Foruddefinerede underskrivere: Tilføj et vilkårligt antal faste underskrivere (Navn/Email), som automatisk underskriver hvert svar.
- Underskrivere tilføjet af respondenten: Bed respondenten om at invitere yderligere underskrivere. Disse kan sættes som påkrævede eller valgfrie; når respondenten indtaster deres oplysninger, sender systemet et underskriftslink via e-mail.
- Resultatet: Du modtager to filer: en juridisk bindende underskrevet PDF og en JSON-fil, der indeholder rådata til nem import i dit CRM eller database.
Sådan opretter du en formular
Vi forbedrer i øjeblikket de måder, du kan bygge og distribuere formularer på:
- UI Builder: En visuel formularbygger er nu tilgængelig direkte i Penneo-grænsefladen. Klik på følgende link for at lære, hvordan du bruger Penneo Collect (Form Builder Oversigt).
- API-metode: Formularer oprettes og administreres i øjeblikket via Penneo API. For teknisk dokumentation og implementeringsdetaljer henvises til den officielle kilde: Penneo Dokumentation - Indsamling af Data.
Adgang til respondenternes svar
Det er nemt at finde dine data, og det er integreret i dit eksisterende arbejdsområde:
- Via webgrænseflade: Gå til Formularoversigten i Penneo. Find din specifikke formular og klik på mappeikonet. Dette fører dig direkte til lagringsstedet, hvor både den underskrevne PDF og JSON-datafilerne arkiveres.
- Via API: Du kan programmere hentning af svar for at sende data direkte til dit CRM, ERP eller interne database.
Styring af adgang og tilladelser
Du kan kontrollere, hvem i din organisation der kan se og administrere formdata direkte fra Formularoversigten:
- Adgangsniveauer: Du kan give teammedlemmer enten Læse- eller Redigeringstilladelse.
- Integrerede tilladelser: Når en bruger får adgang til en formular, får de automatisk adgang til den tilsvarende arkivmappe, hvor respondentens svar er gemt. Dette sikrer, at du kan administrere alle sikkerhedsindstillinger fra ét centralt sted.
Indstillinger og konfiguration
Indstillingspanelet giver dig mulighed for at administrere den administrative side af din dataindsamling, tilpasse branding og styre adgang på højt niveau:
-
Dataansvarlig: Du kan i øjeblikket angive og opdatere navnet på den dataansvarlige for at sikre, at dine formularer overholder krav til databeskyttelse.
-
Dokumentbranding-konfiguration: Denne fane giver dig mulighed for at tilpasse dokumenternes visuelle identitet, som genereres via Collect.
Logo-tilpasning: Upload din organisations logo for at sikre brandkonsistens. Systemet skalerer og placerer automatisk dit logo i de angivne header- og footerområder.
Footer-information: Tilføj tilpassede kontakt- og juridiske oplysninger (som overskrift, fysisk adresse og virksomhedsregistreringsnumre) nederst på dine dokumenter.
Live Preview: En dynamisk, realtids mockup af dit dokument giver dig mulighed for visuelt at verificere layoutet, før du gemmer din endelige konfiguration.
-
Administrationsstyring for Collect: (Bemærk: Denne indstillingsfane er strengt begrænset og kun synlig for administratorer.) Denne sektion fungerer som et centralt hub til styring af administrativ adgang. Administratorer har fuld synlighed og adgang til alle formularer og formularsvar i organisationen.
Tilføj nye administratorer: Inviter eller opgrader brugere, så de får fuld administrativ kontrol.
Se administratorliste: Se alle, der i øjeblikket har administratorrettigheder, inklusive navn, e-mail og aktiv status.
Tilbagekald adgang: Fjern øjeblikkeligt administrative rettigheder fra enhver bruger.