Dashboard og oprettelse af dokument
Når du er logget ind på Penneo-platformen, vil du se dit personlige dashboard, der viser dine aktuelle sagsaktiviteter.
For at sende et dokument til underskrift skal du klikke på Opret ny i øverste venstre hjørne af dashboardet. Du vil blive præsenteret for to dokumentmuligheder til dit nye projekt.
Forsendelsesdetaljer og konfiguration
Vælg Sag og begynd at udfylde dokumentdetaljerne for at igangsætte underskriftsprocessen.
Når du konfigurerer Penneo-sagsfilen, skal du udfylde feltet Titel for at give dokumentet det korrekte navn. Vælg det underskriftsflow, der bedst beskriver den specifikke opgave, der skal udføres. Du kan også definere, om underskriverne skal kunne se alle dokumenter i sagsfilen eller kun de specifikke dokumenter, der kræver deres underskrift. Klik på Gem & fortsæt for at gå videre til næste trin.
Upload og formatering af dokument
Upload dine dokumenter til Penneo-platformen, og sørg for, at de er i PDF-format. I denne fase kan du omdøbe dokumenterne og definere den specifikke dokumenttype for hver uploadet fil.
Klik på Gem & fortsæt, når alle PDF-dokumenter er uploadet og korrekt mærket.
Håndtering af modtagere og underskriftsroller
Tilføj de personer, der skal underskrive dine dokumenter, ved at klikke på Tilføj modtager og indtaste deres personlige oplysninger og underskriftsroller.
Når du håndterer modtagere, kan du angive, om hver person skal underskrive dokumenterne eller blot modtage en kopi. Brug afkrydsningsfeltet Denne underskriver er mig, hvis du selv er en af underskriverne, og angiv, hvis en modtager underskriver på vegne af en anden. Det er vigtigt at vælge de relevante underskriftsroller for hver modtager, da personer kan have flere roller.
Avancerede modtagerindstillinger giver dig mulighed for at angive en aktiveringsdato, som begrænser underskrift indtil et bestemt tidspunkt. Du kan også tilpasse navne på underskriftsroller, begrænse eller fjerne begrænsninger på, hvem der kan underskrive, og vælge den påkrævede identifikationstype for visning og underskrift. Derudover kan du aktivere elektroniske påmindelser og bestemme deres leveringsfrekvens.
Tilpasning af besked og levering
Når alle modtagere er tilføjet, har du mulighed for at tilpasse den besked, de modtager, når de inviteres til at underskrive. Dette gør det muligt at tilpasse kommunikationen til det specifikke formål med dokumenterne.
Klik på Gem & fortsæt for at gå til den afsluttende gennemgang.
Afsluttende gennemgang og afsendelse
Foretag en afsluttende kontrol af alle dokumentdetaljer og modtageroplysninger for at sikre nøjagtighed. Når alt er korrekt, klik på Send dokument.
Når dokumentet er sendt, vises det som en afventende sag i dit Penneo-dashboard-overblik.