Dashboard og oprettelse af dokument
Når du har logget ind på Penneo-platformen, vil du se dit personlige dashboard, der viser dine aktuelle sagsaktiviteter.
For at sende et dokument til underskrift skal du klikke på Opret ny i øverste venstre hjørne af dashboardet. Du vil blive præsenteret for to dokumentmuligheder til dit nye projekt.
Sagsmappe detaljer og konfiguration
Vælg Sagsmappe og begynd at udfylde dokumentdetaljerne for at igangsætte underskriftsprocessen.
Når du konfigurerer Penneo-sagsmappen, skal du udfylde feltet Titel for at tildele dokumentet det korrekte navn. Vælg den underskriftsflow, der bedst beskriver den specifikke opgave, der skal udføres. Du kan også definere, om underskriverne skal kunne se alle dokumenter i sagsmappen eller kun de specifikke dokumenter, der kræver deres underskrift. Klik på Gem & fortsæt for at gå videre til næste trin.
Upload og formatering af dokumenter
Upload dine dokumenter til Penneo-platformen og sørg for, at de er i PDF-format. På dette trin kan du omdøbe dokumenterne og definere den specifikke dokumenttype for hver uploadede fil.
Klik på Gem & fortsæt, når alle PDF-dokumenter er uploadet og korrekt mærket.
Modtagerstyring og underskriftsroller
Tilføj de personer, der skal underskrive dine dokumenter, ved at klikke på Tilføj modtager og indtaste deres personlige oplysninger og underskriftsroller.
Når du administrerer modtagere, kan du angive, om hver person skal underskrive dokumenterne eller blot modtage en kopi. Brug afkrydsningsfeltet Denne underskriver er mig, hvis du selv er en af underskriverne, og angiv, hvis en modtager underskriver på vegne af en anden enhed. Det er vigtigt at vælge de passende underskriftsroller for hver modtager, da personer kan have flere roller.
Avancerede modtagerindstillinger giver dig mulighed for at sætte en aktiveringsdato, som begrænser underskrift indtil et bestemt tidspunkt. Du kan også tilpasse navne på underskriftsroller, begrænse eller fjerne begrænsninger for, hvem der kan underskrive, og vælge den krævede identifikationstype til visning og underskrift. Derudover kan du aktivere elektroniske påmindelser og bestemme deres leveringsfrekvens.
Beskedtilpasning og levering
Når alle modtagere er tilføjet, har du mulighed for at tilpasse den besked, de modtager, når de inviteres til at underskrive. Dette giver dig mulighed for at skræddersy kommunikationen til dokumenternes specifikke formål.
Klik på Gem & fortsæt for at gå videre til den endelige gennemgang.
Endelig gennemgang og afsendelse
Foretag en sidste kontrol af alle dokumentdetaljer og modtagerinformation for at sikre nøjagtighed. Når alt er korrekt, klik på Send dokument.
Efter dokumentet er sendt succesfuldt, vil det fremgå som en ventende sagsmappe i dit Penneo-dashboard oversigt.