Dashboard og oprettelse af dokument
Når du har logget ind på Penneo-platformen, vil du se dit personlige dashboard, der viser dine aktuelle sagsaktiviteter.
For at sende et dokument til underskrift skal du klikke på Opret ny i øverste venstre hjørne af dashboardet. Du vil blive præsenteret for to dokumentmuligheder til dit nye projekt.
Forsendelses detaljer og konfiguration
Vælg Forsendelse og begynd at udfylde dokumentdetaljerne for at igangsætte underskriftsprocessen.
Når du konfigurerer Penneo-forsendelsen, skal du udfylde feltet Titel for at tildele dokumentet det korrekte navn. Vælg den underskriftsflow, der bedst beskriver den specifikke opgave, der skal udføres. Du kan også definere, om underskriverne skal kunne se alle dokumenter i forsendelsen eller kun de specifikke dokumenter, der kræver deres underskrift. Klik på Gem & fortsæt for at gå videre til næste trin.
Upload og formatering af dokumenter
Upload dine dokumenter til Penneo-platformen i PDF-format, omdøb dem, tildel dokumenttyper, og angiv rækkefølgen, de skal vises i.
Tilføj dokumenter: Klik på Upload dokument for at vælge dine filer. Sørg for, at alle uploadede filer er i PDF-format.
Rediger titel: Som standard bruges PDF-filnavnet som dokumentets titel. Det er valgfrit, om du vil redigere titlen på dette trin.
Vælg dokumenttype: Vælg den relevante dokumenttype for hver uploadet fil. Baseret på dit valgte underskriftsflow afgør dette, hvilke underskrivere der tildeles til at underskrive specifikke dokumenter.
Forhåndsvisning: Klik på knappen Forhåndsvisning (repræsenteret af fire pile, der peger udad) ud for et dokument for at gennemse dine uploadede filer.
Omarranger dokumenter: Træk og slip dokumenter for at arrangere deres rækkefølge og styre den rækkefølge, underskriverne ser, når de åbner underskriftslinket.
Bemærk: Dokumenter, der skal underskrives, prioriteres automatisk i dokumentrækkefølgen. Selvom bilag og underskriftsdokumenter blandes under oprettelsen af forsendelsen, viser Penneo altid underskriftsdokumenterne først, efterfulgt af bilag. Det giver underskriverne mulighed for straks at fokusere på det vigtigste indhold
Klik på Gem og fortsæt, når alle PDF-dokumenter er uploadet, korrekt navngivet og organiseret.
Modtagerstyring og underskriftsroller
Tilføj de personer, der skal underskrive dine dokumenter, ved at klikke på Tilføj modtager og indtaste deres personlige oplysninger og underskriftsroller.
Når du administrerer modtagere, kan du angive, om hver person skal underskrive dokumenterne eller blot modtage en kopi. Brug afkrydsningsfeltet Denne underskriver er mig, hvis du selv er en af underskriverne, og angiv, hvis en modtager underskriver på vegne af en anden enhed. Det er vigtigt at vælge de passende underskriftsroller for hver modtager, da personer kan have flere roller.
Avancerede modtagerindstillinger giver dig mulighed for at sætte en aktiveringsdato, som begrænser underskrift indtil et bestemt tidspunkt. Du kan også tilpasse navne på underskriftsroller, begrænse eller fjerne begrænsninger for, hvem der kan underskrive, og vælge den krævede identifikationstype til visning og underskrift. Derudover kan du aktivere elektroniske påmindelser og bestemme deres leveringsfrekvens.
Beskedtilpasning og levering
Når alle modtagere er tilføjet, har du mulighed for at tilpasse den besked, de modtager, når de inviteres til at underskrive. Dette giver dig mulighed for at skræddersy kommunikationen til dokumenternes specifikke formål.
Klik på Gem & fortsæt for at gå videre til den endelige gennemgang.
Endelig gennemgang og afsendelse
Foretag en sidste kontrol af alle dokumentdetaljer og modtagerinformation for at sikre nøjagtighed. Når alt er korrekt, klik på Send dokument.
Efter dokumentet er sendt succesfuldt, vil forsendelsen fremgå med status "Afventer" i dit Penneo-dashboard oversigt.