Oversigt over redigerbare underskriveroplysninger
Disse instruktioner beskriver, hvordan man ændrer indstillinger og oplysninger for en underskriver, som fortsat kan redigeres efter, at en Penneo-forsnedelse er blevet afsendt. Hvis en bestemt indstilling eller oplysning ikke er nævnt her, kan det være, at det ikke er muligt at ændre den efter, at forsendelsen er sendt. For en komplet liste over ændringsmuligheder henvises til guiden: Oversigt over tilladte ændringer i sagsmappe
Sådan ændres e-mailadresse og navn
For at opdatere en underskrivers kontaktinformation i en afsendt Penneo-sagsmappe:
- Mens du ser forsendelsen, klik på den specifikke underskriver, hvis oplysninger skal ændres.
- Gå til fanen Stamoplysninger.
- Indtast det nye navn og e-mailadresse i de respektive felter.
- Klik på Gem ændringer.
- Hvis e-mailadressen blev ændret, skal du sende en ny underskriftsanmodning til den opdaterede adresse. Gå til fanen Handlinger og klik på Gensend anmodning.
Sådan ændres eller tilføjes ‘på vegne af’-oplysninger
For at ændre feltet ‘på vegne af’ for en underskriver i en aktiv Penneo-sagsmappe:
- Klik på underskriveren, mens du ser sagsmappen.
- Åbn fanen Stamoplysninger.
- Opdater feltet ‘På vegne af’ ved at indtaste de nye oplysninger.
- Klik på Gem ændringer.
Sådan ændres påmindelsesintervallet
For at justere, hvor ofte en underskriver modtager påmindelser i en afsendt Penneo-sagsmappe:
- Klik på underskriveren, mens du ser sagsmappen.
- Gå til fanen Stamoplysinger.
- Juster påmindelsesintervallet ved hjælp af plus- eller minus-symbolerne ved siden af tallet.
- Klik på Gem ændringer.
Sådan aktiveres eller deaktiveres simple elektroniske underskrifter
For at administrere indstillinger for Simple Electronic Signature for en underskriver i Penneo:
- Klik på underskriveren, mens du ser sagsmappen.
- Åbn fanen Stamoplysninger.
- Vælg hvilke Simple Elektroniske Underskrift-indstillinger der skal aktiveres eller deaktiveres.
- Klik på Gem ændringer.
Hvis du ikke kan aktivere Simpel Elektronisk Underskrift, kan det skyldes en af følgende årsager:
- Adgangskontrol er aktiv: Du skal først deaktivere adgangskontrol, før du kan aktivere Simpel Elektronisk Underskrift.
- Følsom indstilling er aktiv: Hvis ‘Følsom’ valgmulighed blev valgt under oprettelsen af sagsmappen, er adgangskontrol permanent aktiveret. Du kan bekræfte dette ved at tjekke for beskeden ‘Adgangskontrol er aktiveret’ under Følsom databeskyttelse nederst i sagsmappevisningen. Hvis ‘Følsom’ er aktiveret, kan Simpel Elektronisk Underskrift ikke aktiveres efter afsendelse.
Sådan tilføjes eller redigeres CPR-nummer eller CVR-nummer
For at opdatere valideringsnumre for en underskriver i en Penneo-sagsmappe:
- Klik på underskriveren, mens du ser sagsmappen.
- Gå til fanen Begrænsninger.
- Vælg det relevante land for CPR-nummeret og indtast nummeret.
- For danske organisationsnumre indtastes oplysningerne i feltet CVR-nummer.
- Klik på Gem ændringer.
Sådan ændres adgangskontrolindstillinger
For at ændre adgangskontrol for en underskriver i en Penneo-sagsmappe:
- Klik på underskriveren, mens du ser sagsmappen.
- Vælg fanen Begrænsninger.
- Klik på Sæt underskrivers oplysninger til private for at aktivere adgangskontrol.
- Klik på Gem ændringer.
Hvis du modtager beskeden ‘Kunne ikke gemme ændringer’, kan det skyldes, at Simpel Elektronisk Underskrift er aktiveret. Du skal først deaktivere Simpel Elektronisk Underskrift.
Sådan slettes en underskriver
For at fjerne en underskriver fra en aktiv Penneo-sagsmappe:
- Klik på underskriveren, mens du ser sagsmappen.
- Vælg fanen Handlinger.
- Klik på Slet underskriver.
- Klik på Ja, slet for at bekræfte. Denne handling er permanent og kan ikke fortrydes.
Oversigt over tilladte ændringer i sagsmappe
Følgende liste viser, hvilke funktioner der kan ændres efter, at en Penneo-sagsmappe er sendt:
Ændringsmulige funktioner (Ja):
- Skift e-mailadresse
- Skift navn
- Skift / slet / tilføj CPR- eller CVR-nummer
- Slet underskriver
- Skift påmindelsesinterval
- Skift titel på sagsmappe
- Tilføj adgangskontrol
- Tillad SImpel Elektronisk Underskrift (Bemærk: Ikke muligt, hvis Følsom databeskyttelse er aktiveret)
- Skift eller tilføj ‘På vegne af’
- Send anmodning igen
- Skift udløbsdato
- Skift / tilføj sagsmappe-reference
Ikke-ændringsmulige funktioner (Nej):
- Tilføj underskriver
- Skift aktiveringsdato
- Tilføj dokument
- Slet dokument
- Skift dokument- eller sagsmappetype
- Skift underskrivers rolle
- Skift eller tilføj PDF-fil
- Skift underskriftsflow
- Tilføj eller skift kopi-modtagere
- Aktiver følsomme data
Konsekvenser ved ændring af underskrivers e-mailadresse
Når en underskrivers e-mailadresse opdateres i Penneo, modtager den nye modtager en ny e-mail med et nyt underskriftslink, som giver adgang til dokumentet. Den oprindelige e-mailadresse frakobles anmodningen. Selvom den tidligere modtager stadig kan se den oprindelige Penneo-e-mail i deres indbakke, vil deres underskriftslink ikke længere være gyldigt.
Bemærk: Hvis den oprindelige modtager har klikket på underskriftslinket eller downloadet dokumenter før ændringen, vil disse handlinger blive registreret i hændelsesloggen for den pågældende underskriver.