Aktivering af Penneo Blanketter funktionen
Penneo Blanketter er en betalt funktion, der kræver en separat abonnementsplan. Hvis Blanket-funktionen ikke er aktiveret på din Penneo virksomheds konto, er det sandsynligt, at jeres abonnement i øjeblikket ikke inkluderer den. For at aktivere Blanketter på din konto, kontakt Penneo salgsafdeling på sales@penneo.com.
Når Blanket-funktionen er tilføjet til dit abonnement, vil Penneo Supportteamet aktivere funktionen for de specifikke brugere i din virksomhed, som har brug for adgang. Du kan anmode om aktivering for disse brugere ved at kontakte Penneo support.
Brugeradgang og kontooprettelse
Penneo anbefaler at oprette en dedikeret generel brugerkonto (for eksempel infomail@dinvirksomhed.dk) til at oprette og administrere alle virksomhedens formularskabeloner. Denne tilgang er fordelagtig, fordi skaberen eller ejeren af en formularskabelon er den primære modtager af notifikationer hver gang en formular udfyldes.
Alle brugere, der har fået adgang til Penneo Blanketter, kan bruge formularskabeloner oprettet af enhver bruger.
Ejerskab og rettigheder for formularskabeloner
Enhver bruger med adgang til Blanketter har beføjelse til at oprette nye formularskabeloner, som derefter er synlige og tilgængelige for alle andre autoriserede brugere. Disse brugere kan også redigere enhver eksisterende formularskabelon, uanset den oprindelige skaber eller nuværende ejer. Det er vigtigt at bemærke, at redigering af en skabelon ejet af en anden person ikke overfører ejerskabet; den oprindelige ejer forbliver uændret, da kun en administrator har tilladelse til at tildele ejerskab på ny. Mens alle brugere kan anvende enhver skabelon, der er tilgængelig i systemet, er specifikke administrative rettigheder forbeholdt skabelonens skaber eller ejer. Specifikt er det kun ejeren, der modtager notifikationer, når en formular er udfyldt, og kun ejeren har den eksklusive ret til at vælge eller ændre den mappe, hvor de indsendte formularoplysninger gemmes.
Trin-for-trin oprettelse af formularskabelon
For at begynde at oprette en formularskabelon, log ind på din Penneo virksomhedsbruger via app.penneo.com og klik på Blanketter i venstremenuen. Følgende er detaljerede instruktioner til formularskabelonens oprettelsesguide:
Klik på Opret ny skabelon øverst til højre.
Navngiv skabelonen: Vælg et unikt, beskrivende navn for nem genkendelse ved genbrug.
Vælg sprog: Vælg sproget for formularmodtageren. Dette valg påvirker knapper (f.eks. "Gem og fortsæt"), men oversætter ikke indholdet af din uploadede PDF-skabelon.
Vælg en arkiverings-mappe: Vælg den mappe, hvor udfyldte formularer og deres bilag gemmes som casefiles.
Tilføj en PDF: Klik på Vælg en PDF-fil for at uploade den PDF, der skal fungere som skabelonens grundlag. Kun PDF-filer understøttes.
Konfigurer formularskabelonfelter: Definer felterne til modtageren. Modtagerens navn og modtagerens e-mail er obligatoriske. Du kan tilføje flere via knappen "Tilføj formularfelt".
Vis avancerede muligheder: Aktiver specialiserede indstillinger som beskrevet i guiden for "Opsætning af felter i Penneo formular skabeloner".
Gem og fortsæt: Fortsæt til at se den uploadede PDF for placering af felter.
Indsæt felter i PDF: Træk og slip dine felter på PDF-dokumentet. Du kan bruge Vis gitterlinjer og Vis feltorden for præcision. Læs mere om, hvordan du indsætter skabelonfelter i din PDF.
Afslut: Klik på Færdig for at gemme opsætningen og forberede til publicering.
Gør offentlig: Find skabelonen i din liste og klik på Gør offentlig. En unik URL/link vises til højre, som repræsenterer din aktive formular.
Brug og distribution af offentlige formularlinks
Penneo Blanketter fungerer via unikke, offentlige URL’er. Du kan kopiere dette link til din hjemmeside eller sende det til modtagere via e-mail. Når en modtager udfylder formularen, gemmes resultatet automatisk som en casefile den valgte mappe. Modtageren vil også modtage en kopi via e-mail.
Administration af arkivering og deling af udfyldte formularer
Hver udfyldt formular gemmes som en casefile i den mappe, der blev valgt under skabelonoprettelsen. Denne casefile inkluderer den udfyldte formular og eventuelle bilag, som modtageren har vedhæftet. Du kan finde disse ved at gå til Administrer i venstremenuen og vælge casefiles. Bemærk, at det ikke længere er nødvendigt at bruge mappen "Masseudsendelse"; du kan vælge enhver mappe i dit arkiv.
Som standard kan kun skabelonejeren få adgang til arkiverings-mappen. For at give kolleger adgang til at se udfyldte formularer, skal du dele mappen:
Find arkiverings-mappen i dit Penneo arkiv.
Klik på Del mappe-knappen.
Skriv navnet eller e-mailen på kollegaen.
Vælg adgangsniveau (Vis, Rediger eller Administrer) og klik på Giv adgang.
Redigering og opdatering af formularskabeloner
Enhver bruger med adgang til Blanketter kan redigere skabeloner ved at klikke på tandhjulsikonet ved siden af en skabelon og vælge Rediger. Ændringer træder i kraft med det samme; du bør ikke at fjerne det offentlig link under redigering. Vær opmærksom på, at hvis du fjerner og derefter genaktiverer offentlig adgang, vil der blive genereret en ny unik URL (link) til formularen.
For instruktioner om opdatering, tilføjelse, sletning eller omarrangering af felter i en skabelon, se Opsætning af felter i Penneo formularskabeloner.
Bemærk, at mens enhver bruger med adgang kan redigere feltnavne eller -typer, kan kun skabelonejeren se eller ændre indstillingen Vælg en mappe. Hvis du har brug for at ændre arkiverings-mappen, men ikke ejer skabelonen, skal en administrator først opdatere ejerskabet.