Håndtering af forsendelser og mapper i Penneo

Sletning og gendannelse af forsendelser og mapper

Administrer dit arkiv ved at fjerne unødvendige filer eller gendanne forsendelser, der er slettet ved en fejl.

Før du sletter: Sletning af en forsendelser med Afventende underskrivere ugyldiggør straks deres underskrivningslinks. De vil ikke længere kunne underskrive dokumenterne.

For at slette en Penneo-forsendelser eller mapper:

1. Vælg den forsendelser eller mappe, du vil slette.
2. Klik på Slet-knappen, der vises i menuen.
3. Bekræft sletningen.

Du kan gendanne en slettet forsendelse eller mappe fra papirkurven. Bemærk, at det kan tage lidt tid, før slettede forsendelser og mapper vises i papirkurven. Få adgang til papirkurven ved at klikke på Papirkurv i venstremenuen i Penneo-arkivet.

For at gendanne en slettet Penneo-sagsmappe:

1. Klik på Administrer i venstremenuen, og derefter på Papirkurv.
2. Find og marker den forsendelse, du vil gendanne.
3. Klik på knappen Gendan element.
4. Bekræft dit valg ved at klikke på Gendan element i pop-up-vinduet. 
5. Din gendannede forsendelse vil vende tilbage til sin oprindelige mappe.

Bemærk, at sletning af en forsendelse fra papirkurven er en permanent sletning, og forsendelsen kan ikke længere gendannes. Derudover kan dine virksomhedsindstillinger (varetaget af administratorer) være sat til automatisk at slette forsendelser og tømme din papirkurv efter en vis tid. 

Adgang til Penneo sagsmappe- og underskriverhændelseslog

Penneo tilbyder to typer hændelseslogge til sporing af aktivitet:

• En generel hændelseslog for hele forsendelsen.
• En underskriverlog relateret til hver enkelt underskriver, som viser, om de har modtaget e-mailen med underskrivningslinket, klikket på linket, læst dokumentet, underskrevet dokumentet eller modtaget påmindelser.

For at finde underskriverens hændelseslog:

1. Log ind på dit Penneo-arkiv på http://app.penneo.com.
2. Find den forsendelse, du vil undersøge.
3. Klik på den underskriver, hvis hændelseslog du vil se.
4. Klik på fanen 'Hændelseslog’.

For at finde den generelle forsendelses-hændelseslog:

1. Log ind på dit Penneo-arkiv på http://app.penneo.com.
2. Find den forsendelse, du vil undersøge.
3. Rul ned på sagsmappens side for at se den generelle forsendelses-log.

Penneo-dashboard og statuskategorier for forsendelser

Når du logger ind i Penneo, er det første, du ser, Dashboardet. Øverst til venstre i dashboardet er der en Oversigt-sektion med fire statuskategorier. Ved at klikke på en af disse kategorier kan du se de forsendelser, der hører til den pågældende status. Disse statusvisninger er begrænset til dine egne forsendelser og inkluderer ikke forsendelser, der er tilgængelige for dig via delte mapper.

Penneo-forsendelser er organiseret i følgende statuskategorier:

• Udkast: Indeholder forsendelser, du har gemt, men endnu ikke sendt, samt forsendelser med Send senere-muligheden anvendt. Disse vil blive gemt her indtil deres planlagte sendetidspunkt.
• Afventende: Indeholder forsendelser, der er sendt til underskrift, men endnu ikke er underskrevet af alle parter. Disse flyttes til ‘Fuldført’, når alle underskrifter er indsamlet.
• Fuldført: Indeholder færdiggjorte forsendelser, der er underskrevet af alle parter. Disse kan ikke ændres, når de har nået denne status.
• Afvist: Indeholder forsendelser, der er afvist af mindst én underskriver. En forsendelse forbliver i denne kategori, medmindre den afvisende underskriver fjernes fra sagen eller får en ny chance for at underskrive ved at tilbageføre afvisningen.

Penneo-dashboardet giver også genveje til at oprette nye forsendelser eller formularer. Du kan se lister over sager, der er ved at udløbe, for at tage handling (såsom at forlænge udløbsdatoen), nyligt fuldførte forsendelser, afventende underskrifter og “Mine afventende underskrifter” for filer, der kræver din egen underskrift. Et link ved siden af hvert forsendelses navn fører dig direkte til underskrivningssiden fra dit arkiv.

Flytning af forsendelser og mapper i Penneo

For at flytte forsendelser og mapper inden for Penneo-arkivet:

1. Find den forsendelse eller mappe, du vil flytte.
2. Vælg forsendelsen ved at markere boksen til venstre for det, og klik på Flyt-knappen, der vises.
3. Vælg destinationsmappen, og klik på Flyt.

Bemærk, at du ikke kan flytte mapper direkte til dit arkivvisning. For at organisere arkivet skal du først oprette en ny mappe i dit arkiv, derefter navigere til den mappe, du vil flytte, vælge alt indholdet og flytte det til den nye mappe. Hvis du ikke kan flytte en forsendelse eller mappe, skal du kontrollere, at du har rettigheder til at administrere disse mapper, og at ejeren af forsendelsen har adgang til destinationsplaceringen.

Genaktivering af udløbne Penneo-forsendelser

Hvis en Penneo-forsendelse er udløbet, kan du genaktivere den, så underskrivere kan underskrive igen:

1. Find den udløbne forsendelse, du vil genaktivere.
2. Åbn forsendelsen, og klik på feltet under forsendelsen udløber om for at ændre udløbsdatoen.
3. Vælg en ny dato fra kalenderen, og ændr tidspunktet ved at klikke på klokkeikonet under kalenderen.
4. Klik på Gem. Underskrivere skifter automatisk til afventende status og bør modtage en ny underskrivningsanmodning via e-mail.

Hvis underskriveren ikke modtager en e-mail efter forlængelse af udløbsdatoen, skal du klikke på underskriverens navn og vælge Send anmodning igen under Handlinger. Bemærk, at genafsendelse af anmodningen deaktiverer det tidligere signerings-link.

Omdøbning af forsendelser og mapper

For at omdøbe en Penneo-forsendelse eller mappe:

1. Find forsendelse eller mappen i arkivet.
2. Hold musen over forsendelsen.
3. Klik på pen-ikonet, skriv den nye titel, og klik på Opdater.

Du kan også omdøbe en forsendelser ved at klikke på den for at gå ind i forsendelsens visning og redigere navnet direkte.

Genoptagelse af en Penneo-forsendelse fra udkast

Hvis du ikke kan færdiggøre en sagsmappe under oprettelsen, kan du gemme den som et udkast og genoptage senere:

1. Klik på Gem som udkast nederst i oprettelsesvisningen under sagsmappelayout.
2. For at genoptage, gå til Dashboard og klik på Udkast i oversigtssektionen.
3. Klik på den specifikke sagsmappe, du ønsker at genoptage.

Tilbageførsel af en afvisning og genafsendelse af underskrivningsanmodninger

Hvis en underskriver ved en fejl afviser en Penneo-underskrivningsanmodning, kan du tilbageføre afvisningen:

1. Find sagsmappen, der indeholder underskriveren med ‘afvist’ status.
2. Åbn sagsmappen, og klik på den specifikke underskriver.
3. Klik på Handlinger og vælg Tilbagefør afvisning. Status ændres til 'afventende’.

Hvis anmodningen straks afvises igen, kan forsendelsen være udløbet. I så fald følg vejledningen ovenfor: Genaktivering af udløbne Penneo-forsendelser. 

Hvis der ikke sendes en e-mail efter tilbageførsel, skal du klikke på underskriveren, gå til fanen Handlinger og klikke på Send anmodning igen. Bemærk, at genafsendelse af anmodningen deaktiverer det tidligere underskrivningslink.

Gennemgang og redigering af Penneo-arkivets forsendelser

Ved at klikke på en forsendelse i dit Penneo-arkiv kan du gennemgå detaljer, herunder underskrivere og deres roller, dokumenter, hændelseslog, forsendelse-ID, afsendelses- og udløbsdatoer samt sikkerhedsindstillinger. Du kan redigere en forsendelse, hvis status er afventende, for eksempel ved at ændre underskriveroplysninger efter, at anmodningen er sendt.