Find avancerede skabelonindstillinger for blanketter
Avancerede Penneo blanketskabelonindstillinger kan findes og aktiveres umiddelbart efter afsnittet Skabelonfelter, som er placeret under knapperne Tilføj felt til blanketten. Disse ekstra indstillinger er organiseret i tre hovedområder: Skabelonindstillinger, Underskriftsmuligheder og muligheden for at Sætte en brugerdefineret dokumenttitel og Sætte en brugerdefineret sagsfilstitel for at forbedre søgbarheden i dokumentarkivet.
Indstillinger for medunderskriver og vedhæftninger
Hvis du aktiverer Tillad medunderskriver-muligheden i en Penneo formularskabelon, vises en menu til højre, hvor personen, der udfylder formularen, kan indtaste en medunderskrivers navn og e-mailadresse. Aktivering af denne funktion afslører Krav om medunderskriver-muligheden; hvis denne boks markeres, bliver tilstedeværelsen af en medunderskriver obligatorisk, hvilket betyder, at formularen ikke kan fuldføres eller underskrives, før felterne for medunderskrivers navn og e-mail er udfyldt.
Når Tillad vedhæftninger-muligheden er aktiveret, kan personen, der udfylder formularen, uploade en eller flere filer som vedhæftninger med en størrelsesgrænse på 2 MB pr. fil. Disse vedhæftninger gemmes i samme sagsmappe som den udfyldte formular i den angivne lagermappe. Hvis du aktiverer Krav om vedhæftninger-muligheden, bliver det obligatorisk for personen, der udfylder formularen, at uploade en fil for at kunne fuldføre og underskrive dokumentet.
Formularsikkerhed og indstillinger for elektronisk underskrift
Aktivering af Følsomme oplysninger-muligheden i Penneo formularskabeloner forhindrer, at den udfyldte og underskrevne formular vedhæftes til afslutningsmailen, som sendes til ejeren og underskriveren. I stedet kan formularens ejer få adgang til dokumentet via deres konto, og underskriveren kan få adgang til det i et privat arkiv ved at logge ind på https://app.penneo.com/ med det samme eID, der blev brugt til underskrift. Bemærk, at Følsomme oplysninger-muligheden og Enkle elektroniske underskrifter er gensidigt udelukkende og ikke kan aktiveres samtidig.
Under Underskriftsmuligheder kan du aktivere indstillingen Tillad Simpel elektroniske underskrifter for at tillade underskrivere at bruge metoden Enkle elektroniske underskrifter. Denne mulighed forbliver utilgængelig, hvis Følsomme oplysninger-indstillingen er aktiv.
Brugerdefinerede skabelontitler og flettefelter
Ved at klikke på Vis avancerede muligheder får du adgang til felterne Sæt en brugerdefineret dokumenttitel og Sæt en brugerdefineret sagsfilstitel for at tilpasse, hvordan udfyldte formularer navngives i arkivet. Som standard navngives sagsmapper efter den person, der underskriver formularen; tilpasning af disse titler sikrer, at filer er lettere at finde i den valgte lagermappe.
Du kan tilpasse titler ved at skrive statisk tekst og indsætte sammensætningsfelter i de angivne inputfelter. Et sammensætningsfelt gengiver en specifik værdi fra formularskabelonens felter, såsom {{NAME_OF_THE_TEMPLATE_FIELD}}. For at tilføje et sammensætningsfelt vælger du det ønskede felt fra rullemenuen — som inkluderer obligatoriske felter som Modtagerens navn og Modtagerens e-mail — og klikker på Tilføj felt.
For eksempel sikrer det at sætte en brugerdefineret sagsfilstitel som Medarbejderinformation for {{RECIPIENT_NAME}}, at alle resulterende sagsmapper starter med ‘Medarbejderinformation for’ efterfulgt af det dynamiske navn på modtageren, der udfyldte formularen. Denne struktur gør det nemt at identificere individuelle filer og gruppere relaterede dokumenter sammen.
Det anbefales kraftigt at tilpasse mindst sagsfilstitlen ved at tilføje mindst ét sammensætningsfelt. Brug af kun en generel titel som ‘Medarbejderinformation’ uden sammensætningsfelter vil resultere i, at flere sagsmapper får identiske navne, hvilket kræver, at du åbner hver fil for at identificere underskriveren.