Aktivering af Penneo blanket-abonnement
Penneo Blanketter er en betalt funktion, der kræver en separat abonnementsplan. Hvis blanket-funktionen ikke er aktiveret i din Penneo virksomhedskonto, er det sandsynligt, at dit virksomhedsabonnement i øjeblikket ikke inkluderer den. For at aktivere blanketter for din konto, kontakt Penneo salgsteam på sales@penneo.com.
Når blanket-funktionen er tilføjet til dit abonnementsplan, vil Penneo Support Team aktivere funktionen for de specifikke brugere i din virksomhed, som har brug for adgang. Hvis der er nogle brugere som ikke har fået adgang, så kan du blot kontakte Penneo support teamet via vores chatbot som du finder her; https://www.support.penneo.com/hc/da
Bruger adgang og kontoopsætning
Penneo anbefaler at oprette en dedikeret generel bruger-konto (for eksempel infomail@yourcompanyname.com) til at oprette og administrere alle virksomhedens formularskabeloner. Denne tilgang er fordelagtig, fordi skaberen eller ejeren af en formularskabelonerne er den primære modtager af notifikationer hver gang en formular udfyldes.
Alle brugere, der har fået adgang til Penneo blanketter, kan bruge formularskabeloner oprettet af enhver bruger.
Ejerskab og rettigheder til formularskabeloner
Enhver bruger med adgang til blanketter har beføjelse til at oprette nye formularskabeloner, som derefter er synlige og tilgængelige for brug for alle andre autoriserede brugere. Disse brugere kan også redigere enhver eksisterende formularskabelon, uanset den oprindelige skaber eller nuværende ejer. Det er vigtigt at bemærke, at redigering af en skabelon ejet af en anden person ikke overfører ejerskabet; den oprindelige ejer forbliver uændret, da kun en administrator har tilladelse til at overføre ejerskab. Mens alle brugere kan anvende enhver skabelon, der er tilgængelig i systemet, er specifikke administrative privilegier forbeholdt skabelonens skaber eller ejer. Specifikt vil kun ejeren modtage notifikationer, når en formular udfyldes, og de alene har den eksklusive ret til at vælge eller ændre den opbevaringsmappe, hvor de indsendte formularoplysninger gemmes.
Trin-for-trin oprettelse af formularskabelon
For at begynde at oprette en formularskabelon skal du logge ind på app.penneo.com og klikke på Blanketter i venstremenuen. Herunder finder du en trin for trin oprettelsesguide:
- Klik på Opret ny skabelon øverst til højre.
- Navngiv skabelonen: Vælg et unikt, beskrivende navn for at sikre nem genkendelse til genbrug.
- Vælg sprog: Vælg sproget for formularmodtageren. Dette valg påvirker knapper (f.eks. "Gem og fortsæt"), men oversætter ikke indholdet af din uploadede PDF-skabelon.
- Vælg en opbevaringsmappe: Vælg den mappe, hvor udfyldte formularer og deres vedhæftede filer vil blive gemt som forsendelser.
- Tilføj en PDF: Klik på Vælg en PDF-fil for at uploade PDF’en, der skal fungere som skabelonens krop. Kun PDF-filer understøttes.
- Konfigurer formularskabelonfelter: Definer felterne for modtageren. Modtagernavn og Modtagers e-mail er obligatoriske. Du kan tilføje flere via knappen "Tilføj formularfelt".
- Vis avancerede indstillinger: Aktivér specialiserede indstillinger som beskrevet i guiden for "Avancerede indstillinger for formularskabeloner".
- Gem og fortsæt: Fortsæt til at se den uploadede PDF for placering af felter.
- Indsæt felter i PDF: Træk og slip dine felter på PDF-dokumentet. Du kan bruge Vis gitterlinjer og Vis feltorden for præcision. Læs mere om, hvordan du indsætter skabelonfelter i din PDF.
- Afslut: Klik på Færdig for at gemme opsætningen og forberede til offentliggørelse.
- Gør offentlig: Find skabelonen på din liste og klik på Gør offentlig. En unik URL/link vises til højre, som repræsenterer din aktive formular.
Brug og distribution af offentlige formular-links
Penneo-formularer fungerer via unikke, offentlige URL’er. Du kan kopiere dette link til din hjemmeside eller sende det til modtagere via e-mail. Når en modtager udfylder formularen, gemmes resultatet automatisk som en forsendelse i den valgte mappe. Modtageren vil også modtage en kopi via e-mail.
Styring af opbevaring og deling af udfyldte formularer
Hver udfyldt formular gemmes som en forsendelse i den mappe, der blev valgt under skabelonoprettelsen. Denne forsendelse inkluderer den udfyldte formular og eventuelle vedhæftede filer leveret af modtageren. Du kan finde disse ved at gå til Administrer i venstremenuen og vælge Forsendelser. Bemærk, at det ikke længere er nødvendigt at bruge mappen “Masseudsendelse”; du kan vælge enhver mappe i dit arkiv.
Som standard kan kun skabelonens ejer få adgang til opbevaringsmappen. For at tillade kolleger at se udfyldte formularer, skal du dele mappen:
- Find opbevaringsmappen i dit Penneo-arkiv.
- Klik på knappen Del mappe.
- Skriv navnet eller e-mailen på kollegaen.
- Vælg adgangsniveau (Se, Rediger eller Administrer) og klik på Giv adgang.
Redigering og opdatering af formularskabeloner
Enhver bruger med adgang til Forms kan redigere skabeloner ved at klikke på tandhjulsikonet ved siden af en skabelon og vælge Rediger. Ændringer træder i kraft med det samme; du behøver ikke at tilbagekalde offentlig adgang under redigering. Vær dog opmærksom på, at tilbagekaldelse og derefter genaktivering af offentlig adgang vil generere en ny unik URL til formularen.
Hvis du har brug for at opdatere formularfelterne, skal du først opdatere PDF-kroppen på din computer og derefter uploade den ved hjælp af knappen Vælg en PDF-fil i editoren. Du kan derefter tilføje, slette (ved hjælp af krydsikonet) eller omarrangere (ved hjælp af seks-kvadraters-ikonet) felterne.
Bemærk, at mens enhver bruger med adgang kan redigere feltnavne eller -typer, kan kun skabelonens ejer se eller ændre indstillingen Vælg en mappe. Hvis du har brug for at ændre opbevaringsmappen, men ikke ejer skabelonen, skal en administrator først opdatere ejerskabet.
Ændring af ejerskab til formularskabeloner
Administratorer kan overføre ejerskab af skabeloner for at tillade forskellige brugere at modtage notifikationer eller administrere opbevaringsmapper. For at ændre ejerskab:
- Klik på tandhjulsikonet ved siden af formularskabelonen og vælg Rediger.
- Find feltet Skabelonens ejer.
- Skriv navnet på den nye ejer og klik på den specifikke bruger, som systemet foreslår. Manuel indtastning uden at vælge et forslag vil ikke have effekt.
- Klik på Gem og fortsæt.
Penneo underretter ikke automatisk brugere om ejerskabsændringer. Administratorer bør manuelt informere den nye ejer, så de kan administrere mappedele- eller opbevaringsindstillinger efter behov. For mere kontekst, se afsnittet om Skabelonejerskab og hvordan man ændrer skabelonens ejer.