Penneo Webformulieren-abonnement inschakelen
Penneo Webformulieren is een betaalde functie die een apart abonnementsplan vereist. Als de Webformulieren-functie niet is ingeschakeld in uw Penneo-bedrijfsaccount, is het waarschijnlijk dat uw zakelijke abonnementsplan deze momenteel niet bevat. Om Webformulieren voor uw account in te schakelen, neemt u contact op met het Penneo-verkoopteam via sales@penneo.com.
Zodra de Webformulieren-functie is toegevoegd aan uw abonnementsplan, zal het Penneo Support Team de functie activeren voor de specifieke gebruikers in uw bedrijf die toegang nodig hebben. U kunt activatie voor deze gebruikers aanvragen door contact op te nemen met de Penneo-ondersteuning.
Gebruikers toegang en accountinstelling
Penneo raadt aan een speciaal algemeen gebruikersaccount aan te maken (bijvoorbeeld infomail@uwbedrijfsnaam.com) om alle bedrijfsformulieren sjablonen te maken en beheren. Deze aanpak is nuttig omdat de maker of eigenaar van een formulier sjabloon de primaire ontvanger is van meldingen elke keer dat een formulier wordt ingevuld.
Alle gebruikers die toegang hebben gekregen tot Penneo Webformulieren kunnen gebruikmaken van formulier sjablonen die door elke gebruiker zijn gemaakt.
Eigendom en rechten van formulier sjablonen
Elke gebruiker met toegang tot Webformulieren heeft de bevoegdheid om nieuwe formulier sjablonen te maken, die vervolgens zichtbaar zijn en beschikbaar voor gebruik door alle andere geautoriseerde gebruikers. Deze gebruikers kunnen ook elk bestaand formulier sjabloon bewerken, ongeacht de oorspronkelijke maker of huidige eigenaar. Het is belangrijk op te merken dat het bewerken van een sjabloon die eigendom is van een ander, het eigendom niet overdraagt; de oorspronkelijke eigenaar blijft ongewijzigd, aangezien alleen een beheerder toestemming heeft om het eigendom opnieuw toe te wijzen. Hoewel alle gebruikers elk sjabloon dat beschikbaar is in het systeem kunnen gebruiken, zijn specifieke beheerdersrechten uitsluitend voorbehouden aan de maker of eigenaar van het sjabloon. Met name ontvangt alleen de eigenaar meldingen wanneer een formulier is ingevuld, en alleen hij of zij behoudt het exclusieve recht om de opslagmap te selecteren of te wijzigen waar de ingediende formuliergegevens worden opgeslagen.
Stapsgewijze creatie van formulier sjablonen
Om te beginnen met het maken van een formulier sjabloon, logt u in op app.penneo.com en klikt u op Webformulieren in het linkermenu. Gedetailleerde instructies voor de wizard voor het maken van formulier sjablonen volgen:
- Klik op Nieuw sjabloon maken in de rechterbovenhoek.
- Geef het sjabloon een naam: Kies een unieke, beschrijvende naam om eenvoudige herkenning voor hergebruik te garanderen.
- Selecteer de taal: Kies de taal voor de ontvanger van het formulier. Deze keuze beïnvloedt knoppen (bijv. "Opslaan en doorgaan") maar vertaalt niet de inhoud van uw geüploade PDF-sjabloon.
- Selecteer een opslagmap: Kies de map waarin ingevulde formulieren en hun bijlagen worden opgeslagen als zaakbestanden.
- Voeg een PDF toe: Klik op Selecteer een PDF-bestand om de PDF te uploaden die dient als de basis van uw sjabloon. Alleen PDF-bestanden worden ondersteund.
- Configureer formuliersjabloonvelden: Definieer de velden voor de ontvanger. Ontvanger Naam en Ontvanger E-mail zijn verplicht. U kunt meer toevoegen via de knop "Formulierveld toevoegen".
- Toon geavanceerde opties: Schakel gespecialiseerde instellingen in zoals beschreven in de handleiding voor "Velden instellen in Penneo-formuliersjablonen".
- Opslaan en doorgaan: Ga verder om de geüploade PDF te bekijken voor het plaatsen van velden.
- Velden invoegen in PDF: Sleep uw velden naar het PDF-document. U kunt Rasterlijnen tonen en Volgorde velden tonen gebruiken voor precisie. Lees meer over hoe u sjabloonvelden in uw PDF invoegt.
- Voltooien: Klik op Klaar om de instelling op te slaan en voor te bereiden op publicatie.
- Maak openbaar: Zoek het sjabloon in uw lijst en klik op Openbaar maken. Er verschijnt een unieke URL/link aan de rechterkant, die uw actieve formulier vertegenwoordigt.
Gebruik en distributie van openbare formulierlinks
Penneo-formulieren werken via unieke, openbare URL's. U kunt deze link kopiëren voor uw website of naar ontvangers per e-mail sturen. Wanneer een ontvanger het formulier invult, wordt het resultaat automatisch opgeslagen als een dossier in de geselecteerde map. De ontvanger ontvangt ook een kopie per e-mail.
Beheer van opslag en delen van ingevulde formulieren
Elk ingevuld formulier wordt opgeslagen als een dossier in de map die tijdens het maken van het sjabloon is gekozen. Dit dossier bevat het ingevulde formulier en eventuele bijlagen die door de ontvanger zijn verstrekt. U kunt deze vinden door naar Archief te gaan in het linkermenu, de map te openen en dossiers te selecteren. Let op: het is niet langer verplicht de map "Masseudsendelse" te gebruiken; u kunt elke map in uw archief selecteren.
Standaard kan alleen de sjablooneigenaar toegang krijgen tot de opslagmap. Om collega's toe te staan de ingevulde formulieren te bekijken, moet u de map delen:
- Zoek de opslagmap in uw Penneo-archief.
- Klik op de knop Map delen.
- Typ de naam of e-mail van de collega.
- Selecteer het toegangsrecht (Bekijken, Bewerken of Beheren) en klik op Toegang verlenen.
Bewerken en bijwerken van formulier sjablonen
Elke gebruiker met toegang tot Webformulieren kan sjablonen bewerken door op het tandwiel naast een sjabloon te klikken en Bewerken te selecteren. Wijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd; u hoeft de openbare toegang niet in te trekken tijdens het bewerken. Wees er echter van bewust dat het intrekken en opnieuw toepassen van openbare toegang een nieuwe unieke URL voor het formulier genereert.
Voor instructies over het bijwerken, toevoegen, verwijderen of herschikken van velden binnen een sjabloon, zie Velden instellen in Penneo formulier sjablonen.
Let op: hoewel elke gebruiker met toegang veldnamen of typen kan bewerken, kan alleen de Template-eigenaar de instelling Selecteer een map zien of wijzigen. Als u de opslagmap wilt wijzigen maar niet de eigenaar bent van de template, moet een beheerder eerst het eigendom bijwerken.