Locatie van geavanceerde webformulier sjabloonopties
Geavanceerde Penneo webformulier sjabloonopties zijn te vinden en kunnen direct worden ingeschakeld na de sectie Formuliersjabloonvelden, die zich bevindt onder de knoppen Formulierveld toevoegen en Opslaan en doorgaan. Deze extra instellingen zijn georganiseerd in vier hoofdgebieden: Sjablooninstellingen, Medeondertekenaars, Ondertekeningsmogelijkheden, en de mogelijkheid om een Aangepaste Documenttitel en Dossiertitel in te stellen.
Instellingen voor mede-ondertekenaar en bijlagen
Als u de optie Medeondertekenaar toestaan inschakelt in een Penneo formulier sjabloon, verschijnt er een menu aan de rechterkant voor de persoon die het formulier invult om de naam en het e-mailadres van een medeondertekenaar in te voeren. Het inschakelen van deze functie onthult de optie Medeondertekenaar vereist; het aanvinken van dit vak maakt de aanwezigheid van een medeondertekenaar verplicht, wat betekent dat het formulier niet kan worden voltooid of ondertekend totdat de naam- en e-mailvelden voor de medeondertekenaar zijn ingevuld.
Wanneer de optie Bijlagen toestaan is ingeschakeld, kan de persoon die het formulier invult één of meer bestanden als bijlagen uploaden, met een limiet van 2 MB per bestand. Deze bijlagen worden opgeslagen in hetzelfde dossier als het voltooide formulier in de aangewezen opslagmap. Als u de optie Bijlagen vereist inschakelt, wordt het uploaden van een bestand verplicht voor de persoon die het formulier invult om het document succesvol te voltooien en te ondertekenen.
Formulierbeveiliging en instellingen voor elektronische handtekeningen
Het inschakelen van de optie Gevoelige informatie in Penneo formulier sjablonen voorkomt dat het voltooide en ondertekende formulier als bijlage wordt toegevoegd aan de finalisatie-e-mail die naar de eigenaar en de ondertekenaar wordt gestuurd. In plaats daarvan kan de eigenaar van het formulier het document via zijn account openen, en heeft de ondertekenaar toegang tot het document in een privéarchief door in te loggen op https://app.penneo.com met dezelfde eID die voor het ondertekenen is gebruikt. Let op dat de optie Gevoelige informatie en Eenvoudige elektronische handtekeningen elkaar uitsluiten en niet tegelijkertijd kunnen worden ingeschakeld.
Onder Ondertekeningsmogelijkheden kunt u de instelling Eenvoudige elektronische handtekeningen inschakelen activeren om ondertekenaars toe te staan de Eenvoudige elektronische handtekening-methode te gebruiken. Deze optie blijft onbeschikbaar als de instelling Gevoelige informatie momenteel actief is.
Aangepaste titel sjablonen en samenvoegvelden
Door te klikken op Geavanceerde opties tonen krijgt u toegang tot de velden Aangepaste documenttitel instellen en Aangepaste dossiertitel instellen om aan te passen hoe voltooide formulieren worden benoemd in het archief. Standaard worden dossiers genoemd naar de persoon die het formulier ondertekent; het aanpassen van deze titels zorgt ervoor dat bestanden gemakkelijker te vinden zijn binnen uw gekozen opslagmap.
U kunt titels aanpassen door statische tekst te typen en samenvoegvelden in te voegen in de daarvoor bestemde invoervelden. Een samenvoegveld reproduceert een specifieke waarde uit de formulier sjabloonvelden, zoals {{NAME_OF_THE_TEMPLATE_FIELD}}. Om een samenvoegveld toe te voegen, selecteert u het gewenste veld uit het dropdown-menu—dat verplichte velden zoals Ontvanger Naam en Ontvanger E-mail bevat—en klikt u op Veld toevoegen.
Bijvoorbeeld, het instellen van een Aangepaste dossiertitel zoals bijvoorbeeld 'Medewerkerinformatie voor {{RECIPIENT_NAME}}' zorgt ervoor dat alle resulterende zaakdossiers beginnen met ‘Medewerkerinformatie voor’ gevolgd door de naam van de ontvanger die het formulier heeft ingevuld. Deze structuur maakt het gemakkelijk om individuele bestanden te identificeren en gerelateerde documenten te groeperen.
Het wordt sterk aanbevolen om ten minste de dossiertitel aan te passen door ten minste één samenvoegveld toe te voegen. Alleen een algemene titel gebruiken zoals ‘Medewerkerinformatie’ zonder samenvoegvelden resulteert in meerdere zaakdossiers met identieke namen, waardoor u elk bestand moet openen om de ondertekenaar te identificeren.