Penneo Forms-abonnement inschakelen
Penneo Forms is een betaalde functie die een apart abonnementsplan vereist. Als de functie Webformulieren niet is ingeschakeld in uw Penneo-bedrijfsaccount, is het waarschijnlijk dat uw zakelijke abonnementsplan deze momenteel niet bevat. Om Webformulieren voor uw account in te schakelen, neemt u contact op met het Penneo-verkoopteam via sales@penneo.com.
Zodra de functie is toegevoegd aan je abonnement, zal het ondersteuningsteam van Penneo de functie activeren voor de specifieke gebruikers binnen je bedrijf die toegang nodig hebben. Je kunt activering voor deze gebruikers aanvragen via hetzelfde e-mailadres.
Gebruikerstoegang en accountinstellingen
Penneo raadt aan een speciaal algemeen gebruikersaccount aan te maken (bijvoorbeeld infomail@uwbedrijfsnaam.com) om alle bedrijfsformulier-sjablonen te creëren en te beheren. Deze aanpak is nuttig omdat de maker of eigenaar van een formulier-sjabloon de primaire ontvanger is van meldingen telkens wanneer een formulier wordt ingevuld.
Alle gebruikers die toegang hebben gekregen tot Penneo Forms kunnen formulier-sjablonen gebruiken die door elke gebruiker zijn gemaakt.
Eigendom en rechten van formuliersjablonen
Elke gebruiker met toegang tot Forms kan nieuwe formuliersjablonen maken. Deze zijn vervolgens zichtbaar en beschikbaar voor alle andere geautoriseerde gebruikers. Gebruikers kunnen ook bestaande formuliersjablonen bewerken, ongeacht wie de oorspronkelijke maker of eigenaar is.
Let op: het bewerken van een sjabloon van iemand anders draagt het eigendom niet over. De oorspronkelijke eigenaar blijft ongewijzigd; alleen een beheerder kan het eigendom opnieuw toewijzen. Hoewel alle gebruikers de sjablonen kunnen gebruiken, zijn bepaalde administratieve rechten voorbehouden aan de eigenaar:
Alleen de eigenaar ontvangt meldingen bij een ingevuld formulier.
Alleen de eigenaar kan de opslagmap voor ingediende gegevens selecteren of wijzigen.
Stap-voor-stap een formuliersjabloon maken
Om te beginnen met het maken van een formulier-sjabloon, logt u in op app.penneo.com en klikt u op Webformulieren in het menu aan de linkerkant. Gedetailleerde instructies voor het maken van formulier-sjablonen volgen hieronder:
Nieuwe sjabloon maken: Klik op de knop rechtsboven.
Naam geven: Kies een unieke, beschrijvende naam zodat je de sjabloon later makkelijk herkent.
Taal selecteren: Kies de taal voor de ontvanger. Dit beïnvloedt de knoppen (zoals "Opslaan en doorgaan"), maar vertaalt de inhoud van je PDF niet.
Opslagmap selecteren: Kies de map waarin de ingevulde formulieren en bijlagen als dossierbestanden worden opgeslagen.
PDF toevoegen: Upload het PDF-bestand dat als basis dient. Alleen PDF-bestanden worden ondersteund.
Velden configureren: Definieer de velden voor de ontvanger. Naam en E-mail zijn verplicht. Extra velden voeg je toe via "Formulierveld toevoegen".
Geavanceerde opties: Schakel eventueel gespecialiseerde instellingen in (zie de gids "Geavanceerde opties voor formuliersjablonen").
Opslaan en doorgaan: Ga verder naar de preview om de velden te plaatsen.
Velden invoegen: Sleep de velden naar de juiste plek in de PDF. Gebruik "Rasterlijnen" of "Veldvolgorde tonen" voor precisie.
Afronden: Klik op Klaar om de instellingen op te slaan.
Openbaar maken: Zoek de sjabloon in de lijst en klik op Openbaar maken. Er verschijnt rechts een unieke URL die je kunt gebruiken.
Gebruik en verspreiding van formulierlinks
Penneo-formulieren werken via unieke, openbare URL's. Je kunt deze link kopiëren voor je website of via e-mail naar ontvangers sturen.
Wanneer een ontvanger het formulier invult, wordt het resultaat automatisch opgeslagen als dossierbestand in de gekozen map. De ontvanger krijgt zelf ook een kopie per e-mail.
Beheer van opslag en delen van ingevulde formulieren
Elk ingevuld formulier wordt opgeslagen als een dossierbestand in de map die tijdens het maken van de sjabloon is gekozen. Dit dossierbestand bevat het ingevulde formulier en eventuele bijlagen die door de ontvanger zijn verstrekt. U kunt deze vinden door naar Beheren in het linker menu te gaan en Dossierbestanden te selecteren.
Standaard heeft alleen de eigenaar van de sjabloon toegang tot de opslagmap. Wil je dat collega's de resultaten ook kunnen inzien? Deel de map dan als volgt:
- Zoek de opslagmap in uw Penneo-archief.
- Klik op de knop Map delen.
- Typ de naam of e-mail van de collega.
- Selecteer het toegangsrecht (Bekijken, Bewerken of Beheren) en klik op Toegang verlenen.
Formulier-sjablonen bewerken en bijwerken
Elke gebruiker met toegang tot Formulieren kan sjablonen bewerken door op het tandwiel naast een sjabloon te klikken en Bewerken te selecteren. Wijzigingen zijn onmiddellijk van kracht; u hoeft de openbare toegang niet in te trekken tijdens het bewerken. Wees er echter van bewust dat het intrekken en vervolgens opnieuw toepassen van openbare toegang een nieuwe unieke URL voor het formulier genereert.
Als u de formulier-velden moet bijwerken, moet u eerst de basis-PDF op uw computer bijwerken en deze vervolgens uploaden met de knop Selecteer een PDF-bestand in de editor. U kunt daarna velden toevoegen, verwijderen (met het kruis-icoon) of herschikken (met het icoon van zes vierkantjes).
Let op dat hoewel elke gebruiker met toegang veldnamen of -typen kan bewerken, alleen de Eigenaar van de sjabloon de instelling Selecteer een map kan zien of wijzigen. Als u de opslagmap wilt wijzigen maar niet de eigenaar bent van de sjabloon, moet een beheerder eerst het eigendom bijwerken.
Eigendom van formuliersjablonen wijzigen
Beheerders kunnen het eigendom van sjablonen overdragen om verschillende gebruikers meldingen te laten ontvangen of opslagmappen te laten beheren. Om het eigendom te wijzigen:
Beheerders kunnen het eigendom overdragen zodat een andere gebruiker de meldingen ontvangt of de opslagmap kan beheren:
Klik op het tandwiel naast de sjabloon en selecteer Bewerken.
Ga naar het veld Eigenaar van de sjabloon.
Typ de naam van de nieuwe eigenaar en klik op de suggestie die het systeem geeft. Handmatig typen zonder de suggestie aan te klikken werkt niet.
-
Klik op Opslaan en doorgaan.
Let op: Penneo verstuurt geen automatische melding bij een overdracht. Informeer de nieuwe eigenaar dus even handmatig.