- Créer de nouveaux utilisateurs dans Penneo
- Configurer les paramètres de transfert de données pour la suppression d’un utilisateur
- Supprimer un compte utilisateur et transférer les données
- Réinitialisation de mot de passe gérée par l’administrateur pour les utilisateurs Penneo
- Comparaison des rôles et permissions dans Penneo
Créer de nouveaux utilisateurs dans Penneo
Les administrateurs peuvent ajouter de nouveaux comptes à un compte entreprise Penneo en suivant ces étapes :
- Connectez-vous à Penneo, cliquez sur Configurer dans le menu latéral gauche, puis sélectionnez Entreprise.
- Accédez à l’onglet Utilisateurs.
- Cliquez sur Créer nouveau situé tout à droite au-dessus de la liste des utilisateurs.
- Saisissez le nom et l’adresse e-mail du nouvel utilisateur.
- Attribuez un Rôle depuis le menu déroulant. Vous pouvez choisir entre Utilisateur et Administrateur.
- Sélectionnez les droits spécifiques pour l’utilisateur.
- Choisissez les méthodes de connexion pour l’utilisateur. Il est recommandé d’activer les identifiants classiques pour tous les utilisateurs.
- Cliquez sur Créer utilisateur.
Le nouvel utilisateur recevra un e-mail d’activation contenant un lien qui expire après 14 jours. Vous pouvez vérifier si un utilisateur a activé son compte en consultant la liste des utilisateurs ; un statut « inactif » indique qu’il n’a pas encore configuré son compte. Si le lien d’activation expire, les administrateurs doivent envoyer un lien de réinitialisation: Réinitialisation de mot de passe gérée par l’administrateur pour les utilisateurs Penneo
Configurer les paramètres de transfert de données pour la suppression d’un utilisateur
Avant de supprimer un utilisateur dans Penneo, il est essentiel d’activer le transfert de données si vous souhaitez conserver ses fichiers. Supprimer un utilisateur sans transférer ses données entraînera la suppression définitive de tous les dossiers de cas appartenant à cet utilisateur, et ces données ne pourront pas être récupérées.
Pour activer l’option de transfert de propriété :
- Connectez-vous à Penneo, cliquez sur Configurer dans le menu latéral gauche, puis sélectionnez Entreprise.
- Faites défiler jusqu’à la section Sécurité & Confidentialité.
- Cochez la case Autoriser le transfert de propriété des données lors de la suppression d’un utilisateur.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Notez que tous les fichiers transférés seront déplacés dans un dossier nommé « Transféré » situé dans l’archive de l’utilisateur désigné pour recevoir les données.
Supprimer un compte utilisateur et transférer les données
Une fois le paramètre de transfert de données configuré, suivez ces étapes pour supprimer un utilisateur Penneo :
- Connectez-vous à Penneo, cliquez sur Configurer dans le menu latéral gauche, puis sélectionnez Entreprise.
- Accédez à l’onglet Utilisateurs.
- Trouvez l’utilisateur que vous souhaitez supprimer. Survolez son nom pour faire apparaître trois points à l’extrême droite, cliquez dessus, puis sélectionnez Supprimer l’utilisateur.
Si le transfert de données n’est pas activé, vous devez confirmer l’action en cliquant sur Je comprends, supprimer l’utilisateur.
Si le transfert de données est activé, il vous sera demandé de sélectionner un destinataire pour les données. La personne effectuant la suppression est proposée par défaut comme destinataire, mais vous pouvez choisir un autre utilisateur en cliquant sur le nom et l’e-mail sous Transférer les dossiers de cas à :. Après avoir sélectionné le destinataire, cliquez sur Supprimer l’utilisateur et transférer les données, puis confirmez en cliquant sur le bouton rouge Oui, supprimer l’utilisateur.
Un message de succès apparaîtra une fois le processus terminé. Cliquez sur Accepter pour finir.
Réinitialisation de mot de passe gérée par l’administrateur pour les utilisateurs Penneo
Seuls les administrateurs peuvent initier une réinitialisation de mot de passe pour d’autres utilisateurs dans Penneo. Si vous êtes un utilisateur sans droits d’administrateur et que vous avez oublié vos identifiants de connexion, contactez votre administrateur pour demander un lien de réinitialisation. Après avoir reçu le lien, suivez les instructions.
Les administrateurs peuvent réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur en suivant les étapes suivantes :
- Connectez-vous à Penneo, cliquez sur Configurer dans le menu latéral gauche, puis sélectionnez Entreprise.
- Accédez à l’onglet Utilisateurs et trouvez l’utilisateur spécifique.
- (Optionnel) Si nécessaire, mettez à jour les Méthodes de connexion autorisées en bas de la page et cliquez sur Mettre à jour les détails de l’utilisateur.
- Sélectionnez l’onglet Réinitialiser les identifiants.
- Cliquez sur le bouton Envoyer l’e-mail de réinitialisation.
- Cliquez sur Accepter.
L’utilisateur recevra un lien de réinitialisation pour sa méthode de connexion. Notez que les utilisateurs ne peuvent pas se connecter avec une identité électronique (eID) tant qu’ils ne l’ont pas associée à leur compte.
Comparaison des rôles et permissions dans Penneo
Les comptes entreprise Penneo classent les utilisateurs en deux types principaux : les Administrateurs (utilisateurs avec droits de gestion complets) et les Utilisateurs (utilisateurs réguliers sans droits administratifs). Les permissions suivantes s’appliquent à chaque rôle :
- Gestion des dossiers de cas : Les Administrateurs et les Utilisateurs peuvent créer des dossiers de cas et gérer les dossiers de cas dont ils sont propriétaires.
- Gestion des dossiers : Les deux rôles peuvent partager et supprimer les dossiers dont ils sont propriétaires. Aucun des deux ne peut par défaut voir ou gérer les dossiers ou dossiers de cas des autres.
- Administration des utilisateurs : Seuls les Administrateurs peuvent gérer les méthodes de connexion, créer de nouveaux utilisateurs Penneo, supprimer des utilisateurs, ou modifier les détails et réinitialiser les connexions des autres utilisateurs.
- Transfert de propriété des données : Seuls les Administrateurs peuvent supprimer des utilisateurs et transférer leur archive, à condition que le paramètre « Autoriser le transfert de propriété des données » soit actif.
- Paramètres de l’entreprise : Seuls les Administrateurs peuvent modifier les données principales de l’entreprise, activer l’accès à la validation d’identité dans l’archive, gérer les méthodes de signature autorisées, gérer les Modèles ou configurer les signatures e-mail.
- Configurations système : Seuls les Administrateurs peuvent configurer la suppression automatique des données, la langue standard, la marque ou les paramètres du carnet d’adresses.
- Libre-service : Les deux rôles peuvent mettre à jour leur propre profil utilisateur, leurs détails et leurs paramètres.