Personnalisation des e-mails de demande de signature

Aperçu de la configuration des messages e-mail Penneo

Lorsque vous créez un dossier, la troisième étape est l’onglet Destinataires. Ici, vous pouvez modifier l’e-mail que vos signataires recevront. Choisissez un modèle par défaut ou rédigez votre propre message personnalisé. Dans la version web de Penneo, vous pouvez même envoyer un message différent à chaque destinataire.

Pour des instructions spécifiques selon votre interface, voir :

• Si vous utilisez l’interface Web Penneo : Personnalisation des messages e-mail dans l’interface Web Penneo
• Si vous utilisez l’application de bureau : Personnalisation des messages e-mail dans l’application de bureau Penneo

Champs de fusion disponibles pour la personnalisation des e-mails Penneo

Utilisez les champs de fusion pour personnaliser votre message. Voici ceux qui sont disponibles :

• {{recipient.name}} : Le nom du signataire.
• {{recipient.email}} : L’adresse e-mail du signataire.
• {{sender.name}} : Le nom de la personne qui a créé et envoyé le dossier.
• {{sender.email}} : Son adresse e-mail.
• {{casefile.id}} : L’ID unique du dossier. Les signataires peuvent le partager avec le support en cas de problème.
• {{casefile.name}} : Le nom du dossier.
• {{casefile.expiry}} : La date et l’heure après lesquelles la signature n’est plus possible.
• {{signer.roles}} : Le rôle du signataire. S’il en a plusieurs, ils sont séparés par des virgules.
• {{signers.list}} : Les noms de tous les signataires, séparés par des virgules.
• {{documents.list}} : Les noms de tous les documents, séparés par des virgules.

Personnalisation des messages e-mail dans l’interface Web Penneo

Dans l’onglet Destinataires, cliquez sur Développer pour modifier le message envoyé aux signataires. Rédigez un e-mail personnalisé ponctuel ou choisissez un modèle existant avec sélectionner un modèle. Les modifications effectuées ici ne seront pas enregistrées dans le modèle original.

Personnalisation des messages e-mail par destinataire dans Penneo Web

Lorsque vous créez un dossier sur app.penneo.com, vous pouvez envoyer des messages différents à différents signataires. Cela est utile lorsque différentes personnes ont besoin d’instructions différentes — par exemple, acheteurs versus vendeurs, ou signataires internes versus externes. Cette fonctionnalité ne fonctionne que dans la version web, pas dans l’application de bureau.

Les réglages des e-mails se trouvent en bas de la page Destinataires. Vous pouvez modifier le message général envoyé à tous, ou cliquer sur Ajouter un nouveau message personnalisé pour en rédiger un pour des personnes spécifiques. Cliquez sur Sélectionner pour choisir qui reçoit ce message. Une fois qu’une personne est ajoutée à un message personnalisé, elle ne reçoit plus le message général. Chaque personne ne peut être dans qu’un seul message personnalisé à la fois, mais vous pouvez créer autant de messages personnalisés que nécessaire.

Pour ne plus utiliser un message personnalisé, cliquez sur Supprimer le message en dessous. Ces destinataires recevront alors de nouveau le message général. Cliquez sur Enregistrer & Continuer lorsque vous avez terminé.

Personnalisation des messages e-mail dans l’application de bureau Penneo

Après avoir configuré un dossier dans l’application de bureau, cliquez sur Suivant pour ouvrir l’éditeur de message. Rédigez un message personnalisé ponctuel ou choisissez un modèle dans le menu déroulant. Les modifications ici ne sont pas enregistrées dans le modèle. L’application de bureau ne permet d’éditer qu’un seul message général pour tous — pour envoyer des messages différents à différentes personnes, utilisez plutôt la version web de Penneo.

Dépannage des problèmes de personnalisation des destinataires Penneo

Impossible d’ajouter quelqu’un à un message personnalisé ? Assurez-vous qu’il a déjà été ajouté au dossier — vérifiez la liste en haut de la page Destinataires.

Si quelqu’un manque dans la liste lors de la création d’un nouveau message personnalisé, il est probablement déjà dans un autre message. Vérifiez vos messages personnalisés existants et cliquez sur le X à côté de son nom pour le retirer. Il réapparaîtra alors dans la liste et vous pourrez l’ajouter au message souhaité.