Envoyer un document pour signature dans Penneo

Tableau de bord et création de document

Une fois connecté à la plateforme Penneo, vous verrez votre tableau de bord personnel affichant vos activités de dossiers en cours.

Pour envoyer un document à signer, cliquez sur Créer nouveau en haut à gauche du tableau de bord. Deux options de document vous seront présentées pour votre nouveau projet.

Détails et configuration du dossier

Sélectionnez Dossier et commencez à remplir les détails du document pour initier le processus de signature.

Lors de la configuration du dossier Penneo, remplissez le champ Titre pour attribuer au document son nom correct. Sélectionnez le flux de signature qui décrit le mieux la tâche spécifique à accomplir. Vous pouvez également définir si les signataires doivent pouvoir voir tous les documents du dossier ou seulement les documents spécifiques nécessitant leur signature. Cliquez sur Enregistrer & continuer pour passer à l’étape suivante.

Téléversement et formatage du document

Téléversez vos documents sur la plateforme Penneo en vous assurant qu’ils sont au format PDF. À cette étape, vous pouvez renommer les documents et définir le type spécifique de document pour chaque fichier téléversé.

Cliquez sur Enregistrer & continuer une fois tous les documents PDF téléversés et correctement étiquetés.

Gestion des destinataires et rôles de signature

Ajoutez les personnes qui doivent signer vos documents en cliquant sur Ajouter un destinataire et en saisissant leurs informations personnelles et rôles de signature.

Lors de la gestion des destinataires, vous pouvez spécifier si chaque personne doit signer les documents ou doit simplement en recevoir une copie. Utilisez la case à cocher Ce signataire, c’est moi si vous êtes l’un des signataires, et indiquez si un destinataire signe au nom d’une autre entité. Il est essentiel de sélectionner les rôles de signature appropriés pour chaque destinataire, car les individus peuvent avoir plusieurs rôles.

Les options avancées pour les destinataires vous permettent de définir une date d’activation, qui restreint la signature jusqu’à un moment précis. Vous pouvez aussi personnaliser les noms des rôles de signature, restreindre ou lever les restrictions sur qui peut signer, et choisir le type d’identification requis pour la consultation et la signature. De plus, vous pouvez activer des rappels électroniques et déterminer leur fréquence de livraison.

Personnalisation du message et livraison

Une fois tous les destinataires ajoutés, vous avez la possibilité de personnaliser le message qu’ils recevront lorsqu’ils seront invités à signer. Cela vous permet d’adapter la communication à l’objectif spécifique des documents.

Cliquez sur Enregistrer & continuer pour passer à l’étape de revue finale.

Revue finale et envoi

Effectuez une vérification finale de tous les détails du document et des informations des destinataires pour garantir leur exactitude. Lorsque tout est correct, cliquez sur Envoyer le document.

Après l’envoi réussi du document, celui-ci apparaîtra comme un dossier en attente dans la vue d’ensemble de votre tableau de bord Penneo.