Envoyer un document pour signature dans Penneo

Tableau de bord et création de document

Une fois connecté à la plateforme Penneo, vous verrez votre tableau de bord personnel affichant vos activités de dossiers en cours.

Pour envoyer un document à signer, cliquez sur Créer nouveau en haut à gauche du tableau de bord. Deux options de document vous seront présentées pour votre nouveau projet.

Détails et configuration du dossier

Sélectionnez Dossier et commencez à remplir les détails du document pour initier le processus de signature.

Lors de la configuration du dossier Penneo, remplissez le champ Titre pour attribuer au document son nom correct. Sélectionnez le flux de signature qui décrit le mieux la tâche spécifique à accomplir. Vous pouvez également définir si les signataires doivent pouvoir voir tous les documents du dossier ou seulement les documents spécifiques nécessitant leur signature. Cliquez sur Enregistrer & continuer pour passer à l’étape suivante.

Importation et mise en forme des documents

Importez vos documents sur la plateforme Penneo au format PDF, renommez-les, attribuez-leur des types de document et organisez leur ordre d'affichage.

• Ajouter des documents : cliquez sur Importer un document pour sélectionner vos fichiers. Vérifiez que tous les fichiers importés sont au format PDF.

• Modifier le titre : par défaut, le nom du fichier PDF est utilisé comme titre du document. La modification du titre à cette étape est facultative.

• Sélectionner le type de document : choisissez le type de document approprié pour chaque fichier importé. Selon le flux de signature sélectionné, cela détermine quels signataires sont désignés pour signer des documents spécifiques.

• Aperçu : cliquez sur le bouton Aperçu (représenté par quatre flèches orientées vers l'extérieur) à côté d'un document pour examiner vos fichiers importés.

• Réorganiser les documents : faites glisser les documents et déposez-les pour organiser leur séquence et contrôler l'ordre dans lequel les signataires les voient lorsqu'ils ouvrent le lien de signature.

Remarque : les documents à signer sont automatiquement placés en priorité dans l'ordre des documents. Même si les pièces jointes et les documents à signer sont mélangés lors de la création du dossier, Penneo affichera toujours les documents à signer en premier, suivis des pièces jointes. Cela permet aux signataires de se concentrer immédiatement sur le contenu le plus important.

Cliquez sur Enregistrer et continuer une fois que tous les documents PDF sont importés, correctement intitulés et organisés.

Gestion des destinataires et rôles de signature

Ajoutez les personnes qui doivent signer vos documents en cliquant sur Ajouter un destinataire et en saisissant leurs informations personnelles et rôles de signature.

Lors de la gestion des destinataires, vous pouvez spécifier si chaque personne doit signer les documents ou doit simplement en recevoir une copie. Utilisez la case à cocher Ce signataire, c’est moi si vous êtes l’un des signataires, et indiquez si un destinataire signe au nom d’une autre entité. Il est essentiel de sélectionner les rôles de signature appropriés pour chaque destinataire, car les individus peuvent avoir plusieurs rôles.

Les options avancées pour les destinataires vous permettent de définir une date d’activation, qui restreint la signature jusqu’à un moment précis. Vous pouvez aussi personnaliser les noms des rôles de signature, restreindre ou lever les restrictions sur qui peut signer, et choisir le type d’identification requis pour la consultation et la signature. De plus, vous pouvez activer des rappels électroniques et déterminer leur fréquence de livraison.

Personnalisation du message et livraison

Une fois tous les destinataires ajoutés, vous avez la possibilité de personnaliser le message qu’ils recevront lorsqu’ils seront invités à signer. Cela vous permet d’adapter la communication à l’objectif spécifique des documents.

Cliquez sur Enregistrer & continuer pour passer à l’étape de revue finale.

Revue finale et envoi

Effectuez une vérification finale de tous les détails du document et des informations des destinataires pour garantir leur exactitude. Lorsque tout est correct, cliquez sur Envoyer le document.

Après l’envoi réussi du document, celui-ci apparaîtra comme un dossier en attente dans la vue d’ensemble de votre tableau de bord Penneo.