Création du dossier depuis le tableau de bord
Une fois connecté à Penneo, votre tableau de bord affiche vos dossiers en cours. Pour envoyer un nouveau document à signer :
Cliquez sur Créer nouveau dans le coin supérieur gauche.
Sélectionnez l'option Dossier pour initier votre projet.
Détails et configuration du dossier
Paramétrez les informations générales de votre envoi :
Titre : Attribuez un nom clair à votre dossier.
Flux de signature : Sélectionnez le flux qui décrit le mieux votre processus (celui-ci déterminera l'ordre et les éventuelles tournées de signature).
Visibilité : Définissez si les signataires ont accès à tous les documents du dossier, ou uniquement à ceux requérant leur signature.
Cliquez sur Enregistrer & continuer.
Téléchargement et formatage des documents
Importez vos fichiers sur la plateforme en vous assurant qu'ils sont au format PDF.
Si besoin, renommez les documents et attribuez un type spécifique à chaque fichier téléchargé.
Une fois tous les PDF ajoutés et étiquetés, cliquez sur Enregistrer & continuer.
Gestion des destinataires et rôles de signature
Définissez qui doit intervenir sur le dossier :
Cliquez sur Ajouter un destinataire pour renseigner ses informations.
Action requise : Précisez si le destinataire doit signer le document ou s'il en reçoit seulement une copie.
Signataire interne : Cochez Ce signataire, c'est moi si vous faites partie des signataires.
Représentation : Indiquez si un destinataire signe au nom d'une autre entité. (Note : une même personne peut cumuler plusieurs rôles de signature).
Options avancées pour les destinataires :
Date d'activation : Bloquez l'accès à la signature jusqu'à une date et heure précises.
Personnalisation des rôles : Renommez les rôles de signature selon votre cas d'usage.
Sécurité : Choisissez le type d'identification (eID) requis pour la visualisation et la signature, et gérez les restrictions d'accès.
Rappels : Activez l'envoi d'e-mails de relance et déterminez leur fréquence.
Personnalisation du message
Personnalisez le message de l'e-mail que les destinataires recevront avec leur invitation à signer, afin de leur donner du contexte sur les documents.
Cliquez sur Enregistrer & continuer pour passer à la dernière étape.
Révision finale et envoi
Vérifiez une dernière fois l'exactitude des documents, des paramètres et des coordonnées des destinataires.
Cliquez sur Envoyer le document.
Votre document est désormais expédié et apparaîtra comme un dossier en attente dans la vue d'ensemble de votre tableau de bord Penneo.