Types de modèles d'e-mails dans Penneo
Penneo envoie trois types d'e-mails aux destinataires de signature, y compris le message personnalisable de demande de signature.
Penneo utilise deux catégories principales de modèles : les modèles d'e-mails d'entreprise, qui sont créés par les administrateurs et disponibles pour tous les utilisateurs au sein de l'entreprise, et les modèles d'e-mails personnels, qui sont créés par des utilisateurs individuels et accessibles uniquement à la personne qui les a créés.
Dans la liste des modèles Penneo, les modèles d'entreprise sont distingués par une icône de valise à côté du nom du modèle. Cette icône est visible uniquement pour les modèles au niveau de l'entreprise.
Création de modèles d'e-mails d'entreprise dans Penneo
Pour commencer à créer un modèle d'e-mail d'entreprise Penneo, les administrateurs peuvent utiliser l'une des deux voies de navigation :
- Cliquez sur Configurer dans le menu de gauche, sélectionnez Entreprise, allez dans Modèles d'e-mails, puis cliquez sur Créer de nouveaux modèles d'entreprise.
- Cliquez sur Configurer dans le menu de gauche, sélectionnez Modèles d'e-mails, puis cliquez sur l'onglet Gérer les modèles d'entreprise.
Dans l'onglet Modèles d'e-mails de Penneo, sélectionnez Créer un nouveau modèle d'entreprise. Définissez le titre du modèle, l'objet et le message. Le titre du modèle est ce que les utilisateurs voient lors du choix des modèles pendant le processus de création du dossier. Les liens de signature sont automatiquement insérés sous votre message et ne peuvent pas être déplacés.
Penneo permet aux utilisateurs d'insérer des champs fusionnés dans l'objet et le message du modèle. Pour voir les options disponibles, cliquez sur Informations sur les champs fusionnés. Après avoir modifié le modèle, cliquez sur Créer le modèle. Vous pouvez revenir modifier le modèle à tout moment ; n'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications pour appliquer les mises à jour. Le nouveau modèle sera disponible pour tous les utilisateurs de l'entreprise.
Création de modèles d'e-mails personnels dans Penneo
Pour créer un modèle d'e-mail personnel Penneo, cliquez sur Configurer dans le menu latéral gauche et sélectionnez Modèles d'e-mails, puis cliquez sur Créer un nouveau modèle.
Modifiez le titre, l'objet et le message de votre modèle personnel. Le titre que vous choisissez sera visible lors de la sélection des modèles pendant le processus de création du dossier Penneo. Veuillez noter que les liens de signature sont automatiquement ajoutés en bas de votre message et que leur position ne peut pas être modifiée.
Les utilisateurs peuvent insérer des champs fusionnés dans l'objet et le message du modèle en cliquant sur Informations sur les champs fusionnés. Une fois la personnalisation terminée, cliquez sur Créer le modèle. Si vous modifiez le modèle ultérieurement, assurez-vous de cliquer sur Enregistrer les modifications. Ce modèle ne sera disponible que pour l'utilisateur qui l'a créé.
Définir les modèles d'e-mails par défaut des utilisateurs dans Penneo
Dans Penneo, chaque utilisateur peut définir ses propres modèles d'e-mails par défaut pour les demandes de signature, les rappels et les messages de dossier complété afin d'assurer une communication cohérente. La définition d'un modèle par défaut est une configuration au niveau utilisateur et ne peut pas être gérée par un administrateur au niveau de l'entreprise ; chaque utilisateur doit effectuer ces étapes de manière indépendante.
Pour configurer les valeurs par défaut, connectez-vous à Penneo, cliquez sur Configurer dans le menu de gauche, puis sélectionnez Modèles d'e-mails. Sinon, sélectionnez un titre de modèle existant dans la liste à gauche.
Une fois un modèle sélectionné, cliquez sur Définir par défaut en bas à droite et choisissez le type de message approprié :
- Message aux signataires (dossiers) : Ce message est envoyé aux signataires lorsque le dossier est initialement envoyé pour demander leur signature.
- Message de rappel (dossiers) : Ce message est envoyé aux signataires qui n'ont pas encore signé, les incitant à compléter le processus.
- Message de dossier complété (dossiers) : Ce message est envoyé à toutes les parties une fois que tout le monde a signé les documents.
L'application de ces paramètres garantit que le modèle sélectionné est automatiquement utilisé lors de l'envoi des documents, sauf si un autre modèle est sélectionné manuellement pendant le processus d'envoi.