Lors de la troisième étape de la création d’un dossier (l’onglet Destinataires), vous définissez l'e-mail qui accompagnera votre demande de signature. Vous pouvez utiliser un modèle par défaut ou rédiger un message sur mesure. Note : L'interface Web offre des options de personnalisation plus poussées que l'application de bureau.
Si vous utilisez l’interface web Penneo : Personnalisation des messages email dans l’interface web Penneo
Si vous utilisez l’application de bureau : Personnalisation des messages email dans l’application de bureau Penneo
Champs de fusion (Variables personnalisées)
Pour automatiser la personnalisation de vos messages, vous pouvez insérer ces balises dans votre texte :
{{recipient.name}} : Le nom du signataire.
{{recipient.email}} : L’e-mail du signataire.
{{sender.name}} : Le nom du créateur/expéditeur du dossier.
{{sender.email}} : L’e-mail du créateur/expéditeur du dossier.
{{casefile.id}} : L’identifiant unique du dossier (utile si les signataires doivent contacter le support).
{{casefile.name}} : Le nom du dossier.
{{casefile.expiry}} : La date et l’heure d'expiration du dossier.
{{signer.roles}} : Le(s) rôle(s) du signataire (séparés par des virgules).
{{signers.list}} : La liste complète des signataires du dossier.
{{documents.list}} : La liste complète des documents à signer.
Personnalisation sur l'interface Web Penneo
1. Modifier le message général : À l’étape Destinataires, cliquez sur Développer pour afficher l'éditeur de texte. Rédigez un message ponctuel ou cliquez sur Sélectionner un modèle pour en utiliser un existant.
2. Envoyer un message différent par signataire : Cette fonction (exclusive au Web) est idéale pour donner des instructions distinctes selon le rôle dans la tournée de signature (ex: un message pour l'acheteur, un autre pour le vendeur).
En bas de la page Destinataires, cliquez sur Ajouter un nouveau message personnalisé.
Cliquez sur Sélectionner pour cocher les signataires devant recevoir ce texte spécifique. (Ils ne recevront plus le message général).
Si vous changez d'avis, cliquez sur Supprimer le message ; les signataires concernés recevront à nouveau l'e-mail général.
Cliquez sur Enregistrer & Continuer.
Personnalisation sur l'application de bureau Penneo
Dans la version Desktop, vous ne pouvez modifier que l'e-mail général (la personnalisation par signataire requiert la version Web).
Après avoir configuré votre dossier, cliquez sur Suivant pour accéder à l’écran d’édition.
Rédigez votre message ou sélectionnez un modèle dans le menu déroulant.
Dépannage
Impossible d'ajouter un destinataire à un message personnalisé ? Assurez-vous qu'il a bien été créé dans le dossier et qu'il apparaît dans la liste principale en haut de la page Destinataires.
Le destinataire n'apparaît pas dans la liste de sélection ? Il est très probable qu'il soit déjà assigné à un autre message personnalisé (un destinataire ne peut avoir qu'un seul message personnalisé à la fois). Parcourez vos autres messages, cliquez sur le X à côté de son nom pour le retirer, et il sera de nouveau disponible.