Apprenez à créer et envoyer un dossier pour signature numérique en utilisant les options avancées dans l'interface web de Penneo.
Commencer un Nouveau Dossier
Connectez-vous à Penneo.
Cliquez sur Créer nouveau dans le menu latéral et sélectionnez Dossier avec options avancées (ou cliquez directement sur Nouveau dossier sur votre tableau de bord).
Étape 1 : L'onglet « Détails »
Remplissez les informations essentielles pour définir le déroulement de votre processus de signature :
Titre & Flux de Signature : Nommez votre dossier et choisissez un Flux de Signature dans le menu déroulant. Cela détermine l'ordre et les rôles de vos signataires. Astuce : Cliquez sur l'icône ? pour voir les détails spécifiques du flux.
Stocker dans un dossier : Choisissez où stocker le dossier pour une meilleure organisation.
Le signataire peut voir : Décidez si les signataires peuvent voir tous les documents ou seulement ceux qu'ils doivent signer.
Langue : Définissez la langue du système pour l'interface des signataires et les emails par défaut.
Sécurité : Activez Sensibles ou Contrôle d'Accès si les fichiers contiennent des données privées.
Astuce : Cliquez sur l'icône ? pour voir les détails de cette fonctionnalité.
Montrer les options Avancées :
Options de signature (Signature en Réunion) : Activez cette option pour des réunions physiques. Au lieu d'envoyer des emails aux signataires, Penneo envoie un seul email au créateur avec tous les liens de signature.
Référence : Ajoutez une note personnelle ou un identifiant pour le tri (cela n'affecte pas le processus de signature).
Cliquez sur Enregistrer & Continuer pour passer à l'étape suivante où vous pourrez ajouter vos documents.
Étape 2 : L'onglet « Documents »
Téléversement : Glissez-déposez vos PDF dans la fenêtre, ou cliquez sur Téléverser un Document. Note : Vous devez inclure au moins un document nécessitant une signature.
Organisation : Modifiez les titres et sélectionnez les types de documents. Cliquez sur l'icône stylo pour modifier ou supprimer un fichier.
Réorganisation : Survolez les six points à côté du nom d'un document et faites-le glisser dans l'ordre souhaité.
Cliquez sur Enregistrer et Continuer pour ajouter les destinataires (signataires).
Étape 3 : L'onglet « Destinataires »
Cliquez sur Ajouter un destinataire ou recherchez vos contacts existants. Pour de nouveaux signataires, saisissez leur nom et email, puis configurez leurs paramètres :
Rôles : Attribuez un rôle pour déterminer ce qu'ils signent et quand. Cochez Personnaliser les noms des rôles si vous souhaitez utiliser des titres personnalisés.
Au nom de : Ajoutez un nom d'entreprise si le signataire représente une organisation.
Recevoir une copie : Utilisez l'onglet Recevoir une copie pour ajouter des personnes qui doivent uniquement recevoir les documents signés finaux (pas de signature requise).
Restreindre qui peut signer les documents : Validez l'identité du signataire avec un numéro de sécurité sociale (SSN/CPR) ou un numéro d'identification TVA/CVR. En saisissant cette information, elle doit correspondre exactement à leur méthode de signature eID pour que la signature soit réussie.
Contrôle d'Accès : Exigez que les signataires vérifient leur identité via eID ou numéro de téléphone avant de consulter les fichiers.
Autres options avancées : Activez les signatures électroniques simples (SES) ou ajustez l'intervalle des rappels automatiques.
Cliquez sur Ajouter un destinataire en bas une fois terminé.
Personnalisation des Emails
Une fois le destinataire (le signataire) ajouté, vous pouvez personnaliser l'email qui sera envoyé :
Tous les destinataires recevront par défaut le message général.
Vous avez la possibilité de personnaliser les messages individuels pour différents destinataires s'ils nécessitent des informations spécifiques.
Personnalisation des Emails : Cliquez sur l'icône enveloppe pour personnaliser le message email ou choisir un modèle.
Cliquez sur Enregistrer & Continuer pour passer à l'étape suivante où vous pourrez revoir et envoyer le dossier.
Étape 4 : Revue & Envoi
Utilisez les indicateurs de progression en haut de l'écran pour revenir en arrière et effectuer des modifications si nécessaire.
Planification : Pour envoyer plus tard, cliquez sur la flèche du bouton d'envoi et sélectionnez une date et une heure.
Dates d'expiration : Définissez une date d'expiration si nécessaire (votre entreprise peut aussi avoir une date d'expiration par défaut).
Prêt ? Cliquez sur Envoyer les Documents pour distribuer les fichiers.
Dépannage & Aide Supplémentaire
⚠️ Erreurs de Configuration : Si quelque chose ne va pas, Penneo mettra en surbrillance la zone d'erreur en jaune. Consultez la note à l'écran et revenez à cette étape pour corriger l'erreur.
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