Configuration et gestion des formulaires Penneo

Activation de l’abonnement Penneo Forms

Penneo Forms est une fonctionnalité payante nécessitant un abonnement distinct. Si la fonction Forms n’est pas activée dans votre compte entreprise Penneo, il est probable que votre plan d’abonnement actuel ne l’inclut pas. Pour activer Forms pour votre compte, contactez l’équipe commerciale Penneo à sales@penneo.com.

Une fois la fonction Forms ajoutée à votre plan d’abonnement, l’équipe de support Penneo activera la fonctionnalité pour les utilisateurs spécifiques de votre entreprise qui en ont besoin. Vous pouvez demander cette activation pour ces utilisateurs en contactant le support Penneo.

Accès utilisateur et configuration du compte

Penneo recommande de créer un compte utilisateur général dédié (par exemple, infomail@votreentreprise.com) pour créer et gérer tous les modèles de formulaires de l’entreprise. Cette approche est avantageuse car le créateur ou propriétaire d’un modèle de formulaire est le principal destinataire des notifications chaque fois qu’un formulaire est complété.

Tous les utilisateurs ayant accès à Penneo Forms peuvent utiliser les modèles de formulaires créés par n’importe quel utilisateur.

Propriété et droits des modèles de formulaires

Chaque utilisateur ayant accès à Forms a l’autorité de créer de nouveaux modèles de formulaires, qui sont ensuite visibles et utilisables par tous les autres utilisateurs autorisés. Ces utilisateurs peuvent également modifier n’importe quel modèle de formulaire existant, quel que soit son créateur ou propriétaire actuel. Il est important de noter que modifier un modèle appartenant à une autre personne ne transfère pas la propriété ; le propriétaire original reste inchangé, car seul un administrateur a la permission de réaffecter la propriété. Bien que tous les utilisateurs puissent utiliser n’importe quel modèle disponible dans le système, certains privilèges administratifs spécifiques sont réservés uniquement au créateur ou propriétaire du modèle. En particulier, seul le propriétaire recevra les notifications lorsqu’un formulaire est complété, et lui seul conserve le droit exclusif de sélectionner ou modifier le dossier de stockage où les données des formulaires soumis sont enregistrées.

Création étape par étape d’un modèle de formulaire

Pour commencer à créer un modèle de formulaire, connectez-vous sur app.penneo.com et cliquez sur Forms dans le menu latéral gauche. Voici les instructions détaillées pour l’assistant de création de modèle :

Cliquez sur Créer un nouveau modèle en haut à droite.

Nommez le modèle : Choisissez un nom unique et descriptif pour assurer une reconnaissance facile lors de la réutilisation.

Sélectionnez la langue : Choisissez la langue du destinataire du formulaire. Cette sélection affecte les boutons (par exemple, « Enregistrer et continuer ») mais ne traduit pas le contenu de votre modèle PDF téléchargé.

Sélectionnez un dossier de stockage : Choisissez le dossier où les formulaires remplis et leurs pièces jointes seront sauvegardés en tant que dossiers de cas.

Ajoutez un PDF : Cliquez sur Sélectionner un fichier PDF pour télécharger le PDF qui servira de corps à votre modèle. Seuls les fichiers PDF sont pris en charge.

Configurez les champs du modèle de formulaire : Définissez les champs pour le destinataire. Le nom du destinataire et l’email du destinataire sont obligatoires. Vous pouvez en ajouter d’autres via le bouton « Ajouter un champ de formulaire ».

Afficher les options avancées : Activez les paramètres spécialisés comme décrit dans le guide des « Options avancées du modèle de formulaire ».

Enregistrer et continuer : Passez à la visualisation du PDF téléchargé pour placer les champs.

Insérer les champs dans le PDF : Glissez-déposez vos champs sur le document PDF. Vous pouvez utiliser Afficher les lignes de la grille et Afficher l’ordre des champs pour plus de précision. En savoir plus sur comment insérer des champs dans votre PDF.

Finaliser : Cliquez sur Terminé pour enregistrer la configuration et préparer la publication.

Rendre public : Trouvez le modèle dans votre liste et cliquez sur Rendre public. Une URL/lien unique apparaîtra à droite, représentant votre formulaire actif.

Utilisation et distribution des liens publics des formulaires

Les formulaires Penneo fonctionnent via des URL publiques uniques. Vous pouvez copier ce lien pour votre site web ou l’envoyer aux destinataires par email. Lorsqu’un destinataire complète le formulaire, le résultat est automatiquement enregistré en tant que dossier de cas dans le dossier sélectionné. Le destinataire recevra également une copie par email.

Gestion du stockage et du partage des formulaires complétés

Chaque formulaire complété est stocké en tant que dossier de cas dans le dossier choisi lors de la création du modèle. Ce dossier de cas comprend le formulaire rempli et toutes les pièces jointes fournies par le destinataire. Vous pouvez les retrouver en allant dans Gérer dans le menu de gauche et en sélectionnant Dossiers de cas. Notez qu’il n’est plus obligatoire d’utiliser le dossier « Masseudsendelse » ; vous pouvez sélectionner n’importe quel dossier dans votre archive.

Par défaut, seul le propriétaire du modèle peut accéder au dossier de stockage. Pour permettre à des collègues de voir les formulaires complétés, vous devez partager le dossier :

Trouvez le dossier de stockage dans votre archive Penneo.

Cliquez sur le bouton Partager le dossier.

Saisissez le nom ou l’email du collègue.

Sélectionnez le niveau d’accès (Voir, Modifier ou Gérer) et cliquez sur Accorder l’accès.

Modification et mise à jour des modèles de formulaires

Tout utilisateur ayant accès à Forms peut modifier les modèles en cliquant sur la roue dentée à côté d’un modèle et en sélectionnant Modifier. Les modifications prennent effet immédiatement ; vous n’avez pas besoin de révoquer l’accès public pendant la modification. Cependant, sachez que révoquer puis réappliquer l’accès public générera une nouvelle URL unique pour le formulaire.

Pour des instructions sur la mise à jour, l’ajout, la suppression ou le réarrangement des champs dans un modèle, consultez Configuration des champs dans les modèles de formulaires Penneo.

Veuillez noter que tout utilisateur disposant des droits d'accès peut modifier les noms ou les types de champs, mais seul le propriétaire du modèle peut afficher ou modifier le paramètre Sélectionner un dossier. Si vous devez modifier le dossier de stockage sans être le propriétaire du modèle, un administrateur devra d'abord transférer la propriété du modèle.