Cet article est un guide de l'application Penneo Desktop.
Qu'est-ce que l'application Penneo Desktop?
Avec l'application Penneo Desktop, vous pouvez envoyer des dossiers beaucoup plus facilement qu'avec l'application web Penneo.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les différences, vous pouvez lire ici: Quelles sont les différences entre l'application de bureau et l'interface web?
Avec l'application de bureau, il est uniquement possible d'envoyer des dossiers.
Pour consulter vos archives et les dossiers que vous avez envoyés via l'application, vous devez vous connecter à vos archives sur app.penneo.com comme vous le feriez habituellement.
Nous vous recommandons d'utiliser l'application Penneo Desktop:
- Si vous utilisez souvent le même flux, avec le même nombre et les mêmes rôles de signataires - dans ce cas, vous pouvez créer des modèles de dossiers dans l'application Desktop et gagner du temps lors de la création de dossiers similaires ; lisez-en plus ici: Comment créer des modèles de dossier dans l'application Desktop.Si vous devez envoyer plusieurs dossiers à différents signataires sur la base du même document (envoi en masse) - dans ce cas, vous pouvez suivre un processus avancé en utilisant notre application de bureau et l'imprimante Penneo ; pour en savoir plus, cliquez ici: Comment configurer les codes d'imprimante pour l'envoi en masse dans l'application de bureau.
- Si vous souhaitez compléter les données avec le schéma URI.
- Si vous souhaitez pouvoir envoyer des documents à Penneo directement à partir de votre programme d'édition - dans ce cas, vous aurez besoin de l'imprimante Penneo. En installant l'application Penneo Desktop, vous obtiendrez également une extension appelée Penneo Printer. Celle-ci vous permettra d'exporter n'importe quel document à partir d'un programme doté d'une fonction d'impression directement vers Penneo au format PDF. Pour en savoir plus, cliquez ici: Comment installer et utiliser l'imprimante Penneo.
Comment installer l'application de bureau Penneo
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Téléchargez le fichier d'installation à partir du lien ci-dessous.
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Exécutez le fichier d'installation.
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Suivez les instructions qui s'affichent à l'écran.
Si vous êtes un utilisateur Mac et que vous ne parvenez pas à ouvrir l'application, suivez ce guide: L'application Desktop ne s'ouvre pas sur Mac - que faire?
Liens de téléchargement
Changer la langue de l'application de bureau
Vous pouvez choisir votre langue préférée en survolant le drapeau situé à côté de votre nom et en sélectionnant la langue dans le menu déroulant.
Vous devez redémarrer l'application pour que la langue soit modifiée.
La méthode la plus simple est la suivante:
Sous Windows
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Cliquez sur Application, qui se trouve au-dessus du logo, puis sélectionnez Préférences dans le menu déroulant.
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Cliquez sur Redémarrer Penneo.
La langue de l'application devrait maintenant être mise à jour.
Sur Mac
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Cliquez sur Penneo dans la barre de menu supérieure, puis sélectionnez Préférences dans le menu déroulant.
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Allez dans l'onglet Développeur.
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Cliquez sur Redémarrer Penneo.
La langue de l'application devrait maintenant être mise à jour.
Créer un dossier dans Penneo Desktop
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Ajouter des détails à votre dossier
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Commencez par ajouter un titre à votre dossier.
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Sélectionnez votre Type de dossier dans le menu déroulant ou cliquez sur le point d'interrogation pour obtenir des détails sur le déroulement de la signature. Le type de dossier définit le rôle des signataires et l'ordre de signature.
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Sélectionnez le dossier dans lequel votre dossier doit être placé.
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Indiquez si les signataires doivent pouvoir consulter tous les documents ou seulement ceux qu'ils doivent signer.
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Sélectionnez la langue du dossier. Les courriers électroniques envoyés par défaut par Penneo seront alors rédigés dans la langue sélectionnée.
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Sélectionnez si le dossier contient des données sensibles - pour plus d'informations sur les données sensibles, veuillez vous référer à cet article: Le fonctionnement du contrôle d'accès.
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Vous pouvez choisir si vous souhaitez que le document soit signé lors d'une réunion physique. Dans ce cas, vous (en tant que demandeur) recevrez tous les liens de signature dans votre courrier électronique.
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Ajoutez maintenant les fichiers PDF souhaités au dossier. Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Sélectionnez des documents ou en faisant glisser les fichiers dans la fenêtre.
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Vous pouvez modifier le nom du document en cliquant simplement sur le champ du nom.
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Choisissez le type de document. Si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez toujours revenir à l'étape 1 et cliquer sur le point d'interrogation situé à côté de Type de dossier.
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Vous pouvez supprimer les documents indésirables en cliquant sur la roue dentée, puis sur Supprimer.
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Prévisualisez votre document en cliquant sur la roue dentée, puis sur Prévisualisation.
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Vous pouvez décider de l'ordre dans lequel les documents seront présentés aux signataires. L'ordre est indiqué par le numéro figurant à gauche. Pour le modifier, faites glisser les documents en maintenant les 12 points et déposez-les dans l'ordre souhaité.
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Complétez les informations relatives au signataire:
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Ajouter un nom
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Ajouter l'adresse électronique
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S'il signe au nom de quelqu'un d'autre ou d'une entreprise, écrivez son nom dans le champ Au nom de. Sinon, vous pouvez laisser ce champ vide.
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Cliquez sur Sélectionner le(s) rôle(s) et cochez le rôle que vous voulez pour ce signataire. Vous pouvez choisir un nom de rôle personnalisé en cliquant sur le bouton Editer et en saisissant le nom de rôle souhaité.
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Si vous activez la fonction Privé, les signataires devront confirmer leur identité à l'aide d'un identifiant électronique avant de lire les documents. Si vous avez ajouté le numéro de sécurité sociale du signataire et activé la fonction Privé, seule la personne dont le numéro de sécurité sociale correspond pourra lire et signer les documents. Pour en savoir plus, cliquez ici: Le fonctionnement du contrôle d'accès.
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L'option Signatures électroniques simples permet à votre signataire de signer avec des signatures électroniques simples au lieu d'utiliser un eID. Notez que vous ne pouvez pas activer cette option si vous avez activé l'option Privé.
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Les intervalles de rappel indiquent la fréquence à laquelle vous souhaitez que votre signataire soit averti qu'il doit encore signer le document.
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Ajoutez un autre signataire en cliquant sur Ajouter un nouveau signataire et remplissez les informations relatives au signataire (comme expliqué à l'étape 3).
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Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé, et vous verrez la page suivante. Si vous souhaitez vérifier une nouvelle fois les paramètres du dossier, cliquez sur Retour dans le coin inférieur gauche de l'application.
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Si vous souhaitez ajouter des destinataires de copies, cliquez sur Ajouter un destinataire en copie, et un champ Nom et Email apparaîtra. Remplissez les champs en conséquence.
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Vous pouvez choisir d'envoyer le dossier à une date ultérieure en cochant la case Envoyer plus tard et en choisissant une date et une heure.
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Vous pouvez ajouter une date d'expiration pour le dossier. Après la date d'expiration, il ne sera plus possible de signer. Si nécessaire, vous pouvez la prolonger ultérieurement (via l'application web). Notez que tous les dossiers sont signés avec un horodatage UTC. Il se peut donc que vous deviez calculer une date d'expiration différente en fonction de votre propre fuseau horaire.
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Vous pouvez ajouter une référence que vous pourrez utiliser si, par exemple, vous stockez physiquement les documents après leur finalisation.
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La toute dernière étape consiste à choisir le contenu de l'e-mail de demande de signature. Vous pouvez soit sélectionner l'un des modèles disponibles, soit rédiger le contenu de l'e-mail manuellement. Si vous le rédigez manuellement, il ne sera pas sauvegardé pour les futurs dossiers. Notez que vous ne pouvez choisir le contenu de l'e-mail de demande de signature que dans l'application Desktop.
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Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Envoyer les documents. Notez que vous devez cliquer sur ce bouton même si vous avez choisi d'envoyer le dossier à une date ultérieure.
Suivi des dossiers
Comme indiqué précédemment, vous ne pouvez pas consulter vos archives dans l'application Desktop.
Cependant, vous pouvez ouvrir votre archive web en cliquant sur Application puis sur Aller à l'archive.
Si vous êtes déjà connecté à l'application web, vous accéderez immédiatement à vos archives.
Si vous n'êtes pas connecté à l'application web, vous devrez le faire avant d'accéder à votre archive. Pour en savoir plus, cliquez ici: Comment se connecter.