Overdracht van gegevenseigendom bij het verwijderen van een gebruiker
Penneo raadt aan om de optie voor het overdragen van gegevenseigendom in te schakelen wanneer een gebruiker wordt verwijderd. Als deze functie niet is geactiveerd op het moment dat een gebruiker wordt verwijderd, worden al diens gegevens permanent verwijderd en kunnen deze niet meer worden hersteld.
Standaardinstellingen voor gevoelige gegevens in dossiers
Door de optie “Gevoelige gegevens standaard inschakelen voor alle dossiers” te activeren, staat de functie voor gevoelige gegevens automatisch aan voor elk nieuw dossier. Hoewel deze instelling de optie vooraf selecteert, kan de gebruiker die het dossier aanmaakt dit handmatig uitschakelen tijdens het proces. Penneo raadt aan deze configuratie te gebruiken als je vooraf weet dat de meeste dossiers gevoelige informatie zullen bevatten.
Vervaldatum van ondertekenverzoeken
De instelling “Aanvragen voor het ondertekenen van dossiers verlopen na” bepaalt na hoeveel dagen of maanden een verzoek standaard verloopt. Deze termijn dient als standaardinstelling voor elk nieuw dossier, maar de specifieke vervaldatum kan door de gebruiker handmatig worden aangepast tijdens het aanmaken van het dossier.