Overzicht van de e-mailhandtekening voor het bedrijf
Beheerders kunnen een e-mailhandtekening voor het bedrijf instellen die Penneo automatisch toevoegt aan alle e-mails die via het systeem worden verzonden. Omdat Penneo alle geautomatiseerde communicatie (zoals ondertekenverzoeken) verstuurt vanaf penneo@penneo.com, zorgt deze handtekening ervoor dat ondertekenaars direct over de juiste contactinformatie beschikken voor vragen over documenten of het ondertekenproces. We raden aan om de handtekening te configureren voordat je de eerste dossiers verzendt.
Beheer en toepassingsgebied
E-mailhandtekeningen in Penneo kunnen alleen door beheerders worden aangemaakt en worden bedrijfsbreed toegepast. Dit betekent dat de handtekening voor alle gebruikers binnen het account tegelijk wordt bijgewerkt; het is niet mogelijk om dit per individuele gebruiker in te stellen. De gekozen instellingen gelden voor elke transactie binnen het gehele account.
E-mails met de bedrijfshandtekening
De volgende automatische e-mails van Penneo bevatten de handtekening:
Ondertekenverzoeken
Herinneringen
Afrondingsmeldingen
E-mails naar kopie-ontvangers (CC)
De e-mailhandtekening configureren
Volg deze stappen om de e-mailhandtekening voor het bedrijf te maken of te wijzigen:
Klik op Configureren in het menu aan de linkerkant en selecteer Bedrijf.
Ga naar het tabblad E-mailhandtekeningen.
Pas de handtekening aan in de editor. Als je al een bestaande handtekening hebt, kun je deze kopiëren vanuit je eigen e-mailclient en in de Penneo-editor plakken (kopieer het logo in deze stap nog niet mee).
Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan om de handtekening te activeren.
Handtekeningen personaliseren met samenvoegvelden
Om de naam weer te geven van de specifieke gebruiker die namens het bedrijf een document verzendt, gebruik je samenvoegvelden binnen de handtekening. Gebruik {{sender.name}} voor de naam van de afzender en {{sender.email}} voor het e-mailadres van de afzender. Het Penneo-systeem vult deze velden automatisch in op basis van de gebruikersidentiteit. Let op dat er geen samenvoegveld is voor telefoonnummers; elk telefoonnummer dat in de handtekening wordt opgenomen, is zichtbaar voor elke gebruiker en ontvanger binnen het bedrijfsaccount.
Een bedrijfslogo toevoegen aan de handtekening
Gebruik voor het toevoegen van een logo altijd de afbeeldingsupload-tool in plaats van de afbeelding rechtstreeks in de editor te plakken. Dit voorkomt weergaveproblemen bij de ontvanger.
Klik op het afbeeldingsicoon in de werkbalk van de editor.
Selecteer in het pop-upvenster het tabblad Uploaden en klik op Bestand kiezen om je logo te selecteren.