Overzicht en toepassingsgebied van het beleid
Penneo biedt een functie voor automatische gegevensverwijdering waarmee beheerders kunnen instellen na hoeveel dagen, maanden of jaren dossiers automatisch naar de prullenbak worden verplaatst. Deze instelling is van toepassing op alle dossiers binnen het bedrijfsaccount, ongeacht welke gebruiker ze heeft aangemaakt. Het implementeren van deze accountbrede beleidsregels maakt het makkelijker om te voldoen aan de wettelijke vereisten waaraan uw bedrijf is onderworpen en sluit aan bij interne beveiligingsbeleid.
Beheerders en gebruikers kunnen dossiers nog steeds handmatig verwijderen, ook als de automatische gegevensverwijdering is ingeschakeld. Omdat gebruikers zonder beheerdersrechten de bedrijfsinstellingen niet kunnen inzien, is het belangrijk dat beheerders hen informeren over wijzigingen in deze instellingen om onverwacht gegevensverlies te voorkomen.
Regels voor automatische verwijdering per dossierstatus
De automatische verwijdering in Penneo werkt op individueel dossierniveau, gebaseerd op de specifieke status en activiteit:
- Concepten: Worden automatisch verwijderd op basis van de aanmaakdatum of de datum van de laatste wijziging.
- Afgeronde dossiers: Worden automatisch verwijderd op basis van de voltooiingsdatum of de laatste wijziging (de meest recente datum is leidend). Het herstellen van een verwijderd dossier werkt de ‘laatste update’-tijdstempel bij, waardoor het niet onmiddellijk opnieuw verwijderd wordt. Bijvoorbeeld, als automatische verwijdering is ingesteld op 30 dagen, wordt een hersteld dossier 30 dagen na de herstel datum automatisch verwijderd tenzij het opnieuw wordt bijgewerkt.
- Verlopen of afgewezen dossiers: Worden automatisch verwijderd op basis van de datum van de laatste wijziging.
- In afwachting of geplande dossiers: Deze worden nooit automatisch verwijderd.
In een standaardscenario kunnen afgeronde dossiers bijvoorbeeld na 30 dagen naar de prullenbak worden verplaatst, om vervolgens na nog eens 30 dagen definitief uit het systeem te worden verwijderd.
Automatische gegevensverwijdering configureren
Volg deze stappen in de Penneo-interface om de automatische verwijdering van dossierbestanden in te stellen:
Klik op Configureren in het linkermenu en selecteer vervolgens Bedrijf.
Scroll naar beneden naar de sectie Gegevensverwerking.
Schakel de optie Automatische gegevensverwijdering in door het vakje aan te vinken. Stel vervolgens de gewenste periode (dagen, maanden of jaren) in waarna afgeronde dossiers naar de prullenbak moeten worden verplaatst.
Schakel de optie Prullenbak automatisch legen in door het vakje aan te vinken. Stel de termijn in waarna dossiers in de prullenbak definitief verwijderd moeten worden.
Definitieve verwijdering vindt plaats per dossier, gebaseerd op het moment dat het dossier in de prullenbak is geplaatst. Het blijft mogelijk om dossiers handmatig definitief uit de prullenbak te verwijderen vóór de geplande automatische verwijderingsdatum.
Beheren van de prullenbak
De Prullenbak bevindt zich in het linkermenu van het Penneo-dashboard. In de prullenbak kunnen gebruikers precies zien wanneer een dossier is verwijderd. Dit helpt bij het bijhouden van de resterende bewaartermijn voordat de functie 'Prullenbak automatisch legen' de definitieve verwijdering uitvoert.