Automatisch verwijderen is een functie waarmee je het aantal dagen (of maanden of jaren) kunt instellen waarna de dossiers automatisch naar de prullenbak worden verplaatst.
Deze instelling is van toepassing op alle dossiers van het bedrijf, ongeacht de gebruiker die ze heeft aangemaakt. Daarom kunt u met deze functie het beleid van uw bedrijf instellen voor het automatisch verwijderen van alle dossiers in uw bedrijfsaccount in Penneo. Dit maakt het eenvoudiger om te voldoen aan de wettelijke vereisten waaraan uw bedrijf is onderworpen en aan uw interne veiligheidsbeleid.
Het automatisch verwijderen van dossiers gebeurt één voor één, op basis van het moment van hun laatste update:
- Concepten worden automatisch verwijderd op basis van hun aanmaakdatum of op basis van de datum van hun laatste update. Dit betekent dat zodra een concept een bepaalde leeftijd bereikt of niet meer wordt bijgewerkt, het systeem automatisch beslist om het te verwijderen, zodat de opslagruimte efficiënt wordt beheerd.
- Gefinaliseerde dossiers worden automatisch verwijderd op basis van hun finalisatiedatum of hun laatste update, afhankelijk van welke datum het laatst is. Het is belangrijk op te merken dat als een verwijderd dossier wordt hersteld, dit de laatste update verandert. Hierdoor zal het dossier niet onmiddellijk opnieuw worden verwijderd, zelfs als het nog steeds onderhevig is aan automatische verwijdering. Als de automatische verwijdering is ingesteld op 30 dagen, zullen de herstelde dossiers, mits ze niet meer worden bijgewerkt, opnieuw automatisch worden verwijderd 30 dagen na het herstel.
- Verlopen of afgewezen dossiers worden automatisch verwijderd op basis van hun laatste update. Dit houdt in dat als een dossier niet meer actueel of relevant is, het systeem automatisch zal ingrijpen om deze dossiers te verwijderen, zodat alleen actuele informatie beschikbaar blijft.
- In afwachting of geplande dossiers zullen nooit automatisch worden verwijderd. Deze dossiers zijn doorgaans nog in behandeling of wachten op verdere actie, en daarom is het cruciaal dat ze behouden blijven totdat ze definitief zijn afgehandeld.
Zelfs na het inschakelen van de optie Automatische gegevensverwijdering is het nog steeds mogelijk om dossiers handmatig te verwijderen vóór de datum die is ingesteld voor automatische verwijdering.
Alleen de beheerders van uw Penneo bedrijfsaccount kunnen de optie voor het automatisch verwijderen van gegevens in- of uitschakelen of bewerken.
Gebruikers zonder beheerdersrechten kunnen de bedrijfsbrede instellingen niet zien (die van toepassing zijn op alle gebruikersaccounts met betrekking tot de bedrijfsaccount); daarom moeten beheerders eraan denken om gebruikers op de hoogte te stellen wanneer ze bedrijfsinstellingen wijzigen om problemen te voorkomen.
- Klik op Configureren in het menu aan de linkerkant en vervolgens op Bedrijf.
- Scroll naar beneden naar de sectie Gegevensverwerking. Hier kunt u de optie Automatische gegevensverwijdering inschakelen door deze aan te vinken. Direct daaronder zie je de optie Prullenbak automatisch leagmaken. Je kunt deze optie op dezelfde manier inschakelen (door het vakje ernaast aan te vinken). Net zoals de automatische gegevensverwijdering, zal de permanente verwijdering de bestanden één voor één verwijderen - op basis van het moment dat ze uit het archief verwijderd werden en in de prullenbak terechtkwamen. Merk op dat zowel de optie 'automatische gegevensverwijdering' als de optie 'prullenbak automatisch leegmaken' bedrijfsbrede instellingen zijn. Het is dus uiterst belangrijk dat u uw gebruikers op de hoogte stelt als u deze instellingen inschakelt of bewerkt.
- Na het inschakelen van de optie Automatische gegevensverwijdering kun je het aantal dagen (of maanden of jaren) instellen waarna de voltooide dossiers automatisch naar de prullenbak worden verplaatst. Als u ook de optie Prullenbak automatisch leegmaken inschakelt, kunt u het aantal dagen (of maanden of jaren) instellen waarna de dossiers in de prullenbak definitief worden verwijderd.
In het onderstaande voorbeeld worden de voltooide dossiers na 1 maand (30 dagen) verplaatst naar de prullenbak. Daarna, na nog een maand, worden ze permanent verwijderd uit de prullenbak.
Houd er rekening mee dat dossiers die permanent uit de prullenbak zijn verwijderd, niet kunnen worden hersteld.