De instellingen van je bedrijfsaccount kunnen alleen worden bekeken en gewijzigd door beheerders.

Gebruikers zonder beheerdersrechten kunnen de bedrijfsinstellingen niet bekijken of wijzigen. Daarom moeten beheerders gebruikers op de hoogte stellen wanneer ze bedrijfsinstellingen wijzigen (bijvoorbeeld wanneer ze het automatisch verwijderen van dossierbestanden inschakelen).

Hieronder vindt u instructies voor elk van de bedrijfsinstellingen.

• Bedrijfsinstellingen vinden
• Details bedrijf
• Standaardtaal
• Beveiliging en privacy
• Gegevensverwerking
• Instellingen dossier
• Domein
• Microsoft Azure Tenant ID
• Toegestane ondertekenmethoden

Bedrijfsinstellingen vinden

Je vindt de bedrijfsinstellingen in het menu aan de linkerkant door te klikken op Configureren en dan Bedrijf.

Merk op dat alleen beheerders deze instellingen kunnen bekijken en bewerken. 

Details bedrijf

Helemaal bovenaan zie je je bedrijfsgegevens: naam, adres en BTW nummer.

Je kunt deze gegevens bewerken door op de knop Details Bewerken te klikken. Het is echter niet mogelijk om het BTWIN te bewerken. Als het BTW-nummer van uw bedrijf is gewijzigd of onjuist is, moet u contact opnemen met uw accountmanager of de verkoopafdeling van Penneo via sales@penneo.com. Na het verzoek zal een verklaring van BTWIN wijziging ter ondertekening naar alle betrokken partijen worden gestuurd.

Standaardtaal

Deze instelling bepaalt de taal in de Penneo interface voor uw bedrijf.

Elke individuele gebruiker kan echter de taalinstelling wijzigen in zijn gebruikersaccount onder Profielinstellingen.

Beveiliging & Privacy

Deze sectie bevat drie instellingen:

1. Overdracht van eigendom van gegevens toestaan bij verwijdering van de gebruiker: Penneo raadt aan om deze optie in te schakelen. Als deze functie niet is ingeschakeld en je verwijdert een gebruiker, dan worden al zijn gegevens ook verwijderd. In de meeste gevallen is het niet mogelijk om deze gegevens terug te halen. Je kunt meer lezen over hoe deze optie werkt in deze handleiding: Het verwijderen van een gebruiker en zijn gegevens overdragen
2. Gevoelige gegevens standaard inschakelen voor alle dossiers: Als je deze optie inschakelt, zal de functie Gevoelige gegevens standaard actief zijn in elk dossier. Het is echter nog steeds mogelijk om de instelling uit te schakelen tijdens het aanmaken van het dossier voor elke gebruiker. Met andere woorden, het inschakelen van deze optie activeert niet automatisch de functie Gevoelige gegevens voor alle zaakdossiers; het betekent alleen dat de optie Gevoelige gegevens standaard automatisch wordt aangevinkt, maar de gebruiker die het zaakdossier aanmaakt heeft altijd de mogelijkheid om het vinkje te verwijderen. Penneo raadt aan om deze optie te gebruiken als je van tevoren weet dat de meeste dossiers gevoelige gegevens zullen bevatten. Lees meer over hoe de optie Gevoelig van invloed is op case bestanden in dit artikel: De werking van “Toegangscontrole”
3. Verzoeken ter ondertekening voor dossiers verlopen na: Hier kun je het aantal dagen (of maanden, of jaren) kiezen waarna de verzoeken ter ondertekening komen te vervallen. De instelling die je hier kiest, wordt de standaardinstelling voor elk dossier dat door een gebruiker binnen je bedrijf wordt aangemaakt. Maar net als bij de optie Gevoelig die hierboven is beschreven, kan de vervaldatum altijd worden gewijzigd tijdens het aanmaken van het dossier. 

Gegevensverwerking

Je kunt de optie voor het automatisch verwijderen van dossiers inschakelen (of uitschakelen) en het aantal dagen (of maanden of jaren) instellen waarna de voltooide case-bestanden automatisch naar de prullenbak worden verplaatst. Deze instelling is van toepassing op alle dossiers van het bedrijf, ongeacht de gebruiker die ze heeft aangemaakt.

De automatische verwijdering zal één voor één van toepassing zijn op de dossiers, op basis van het moment waarop ze zijn afgerond.

Na het inschakelen van de optie 'automatische gegevensverwijdering' is het nog steeds mogelijk om dossiers handmatig te verwijderen vóór de datum die is ingesteld voor automatische verwijdering.

Op dezelfde manier kun je de optie Prullenbak automatisch legen inschakelen (of uitschakelen) en het aantal dagen (of maanden of jaren) instellen waarna de dossiers in de prullenbak definitief worden verwijderd. De permanente verwijdering zal case-bestanden één voor één betreffen, gebaseerd op het moment van hun verwijdering uit het archief en hun aankomst in de prullenbak. In de prullenbak kun je zien wanneer elk dossier is verwijderd.

Je vindt de prullenbak in het menu aan de linkerkant.

Na het inschakelen van de optie 'Prullenbak automatisch legen' is het nog steeds mogelijk om case-bestanden handmatig definitief te verwijderen vóór de datum die is ingesteld voor permanente verwijdering. 

Instellingen dossier

Met de instelling Standaard herinneringsinterval kun je instellen hoe vaak een ondertekenaar die nog moet ondertekenen herinneringen ontvangt.

Elke gebruiker die een dossier aanmaakt, kan deze instelling echter wijzigen voor dat dossier. Met andere woorden, als je een standaard herinneringsinterval instelt, wordt dat herinneringsinterval vooraf ingesteld voor alle dossiers, maar de gebruiker die een dossier aanmaakt, kan het altijd wijzigen tijdens het aanmaken van het dossier.

Domein

Het domein veld is gerelateerd aan Microsoft Entra ID. Deze functie zorgt ervoor dat de gebruikers van uw bedrijf naar het juiste bedrijfsaccount in Penneo worden geleid als uw bedrijf er meerdere heeft.

Microsoft Azure Tenant ID

In dit veld kun je je Tenant ID invoeren.

Wat is de Tenant ID en waar dient het voor?

Als uw bedrijf SSO wenst te gebruiken, kunt u Penneo en uw Azure Active Directory configureren zodat werknemers rechtstreeks op Penneo kunnen inloggen zonder eerst te worden uitgenodigd.

Elke Active Directory in Azure wordt geïdentificeerd door een unieke string die Tenant ID wordt genoemd. De Tenant ID is een hexadecimaal getal met het formaat xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx.

Je kunt de Tenant ID vinden in Azure Active Directory, Eigenschappen en dan Directory ID.

Je kunt hier meer lezen over deze functie.

Toegestane ondertekenmethoden

Niet te verwarren met aanmeldmethoden - de Toegestane Ondertekenmethoden zijn de ondertekenmethoden waaruit je ondertekenaars kunnen kiezen bij het ondertekenen (nationale elektronische ID's, Eenvoudige Elektronische Handtekeningen).

Als een ondertekenaar aangeeft dat hij de optie mist om te ondertekenen met de ondertekenmethode van zijn voorkeur (bijvoorbeeld een specifieke nationale eID), kan dit betekenen dat de ondertekenmethode niet is opgenomen onder de toegestane methoden in uw bedrijfsinstellingen.

Om hen in staat te stellen te ondertekenen met de ondertekenmethode van hun voorkeur, moet u deze instelling wijzigen (door de relevante ondertekenmethode die u wilt inschakelen aan te vinken). Je vindt deze instelling onder Bedrijf, Details, onderaan de pagina.