Het kan soms voorkomen dat de ondertekenaar de e-mail met de link ter ondertekening niet kan vinden in hun inbox, ook al toont het logboek in jouw Penneo-platform aan dat de e-mail succesvol naar de ondertekenaar is verzonden.
In dat geval kun je de onderstaande stappen volgen:
- Vraag de ondertekenaar die de e-mail niet in zijn of haar inbox heeft gevonden om de spamfolder te controleren. Het is mogelijk dat de e-mail per ongeluk als spam is gemarkeerd, waardoor deze niet zichtbaar is in de reguliere inbox. Dit is een veelvoorkomend probleem en kan eenvoudig worden opgelost door de spamfolder te bekijken.
- Controleer nogmaals of je het juiste e-mailadres voor de ondertekenaar hebt gebruikt. Als het e-mailadres dat je in het veld hebt getypt bij het aanmaken van het dossier onjuist was, kun je de instructies volgen in de link: Hoe je instellingen/gegevens van een ondertekenaar kunt wijzigen nadat het dossier is verzonden. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat het e-mailadres correct is, omdat een fout hierin kan leiden tot miscommunicatie.
Als het probleem aanhoudt, volg dan de onderstaande instructies:
- Wanneer je bent ingelogd op je Penneo-account, zoek je het relevante dossier en open het. Dit is de eerste stap om het probleem verder te onderzoeken en op te lossen.
- Klik op de ondertekenaar die de e-mail met de link ter ondertekening niet heeft ontvangen. Dit helpt je om de specifieke ondertekenaar te identificeren die problemen ondervindt.
- Ga naar het tabblad Stamgegevens. Hier vind je de gegevens van de ondertekenaar die je kunt aanpassen.
- Wijzig het e-mailadres naar jouw eigen e-mailadres (zodat jij de e-mail met de link ter ondertekening ontvangt) door je e-mailadres in het bijbehorende veld te typen. Vergeet niet om op Wijzigingen opslaan te drukken. Dit zorgt ervoor dat je de e-mail ontvangt en het probleem verder kunt oplossen.
- Terwijl je nog steeds in de details van de ondertekenaar bent, ga je naar het tabblad Acties en klik je op Verzoek opnieuw verzenden. Dit stuurt de link ter ondertekening opnieuw naar het e-mailadres dat je zojuist hebt ingevoerd.
- Wacht tot de e-mail in je eigen inbox arriveert en zodra je deze ontvangt, kun je deze doorsturen naar je ondertekenaar. Dit zorgt ervoor dat de ondertekenaar de link ontvangt en het ondertekenproces kan voortzetten.
Als het probleem aanhoudt, zelfs na het proberen van de hierboven beschreven oplossing, en je ondertekenaar de e-mail met de link ter ondertekening nog steeds niet kan vinden, vraag hen dan om contact op te nemen met ons support team.