Dit artikel bespreekt:
- Toegang tot Formuliersjablonen
- Toegang tot de ingevulde formulieren
- Hoe ingevulde formulieren en bijlagen te vinden
Toegang tot Formuliersjablonen
Na het inschakelen van de Webformulieren functie voor uw Penneo bedrijfsaccount, zal ons Support Team de Webformulieren functie activeren voor de gebruikers van uw bedrijfsaccount die er gebruik van moeten maken. Daarnaast adviseren wij u om een nieuwe gebruikersaccount aan te maken (bijv. infomail@yourcompanyname.com) dat gebruikt kan worden om alle formulier sjablonen van uw bedrijf aan te maken. De reden voor het aanmaken van een ad-hoc gebruikersaccount voor het maken van formulier-sjablonen is dat de maker/eigenaar van het formulier-sjabloon degene is die notificaties ontvangt telkens wanneer een formulier wordt ingevuld.
Alle gebruikers die toegang hebben tot Formulieren kunnen:
- nieuwe formuliersjablonen maken (die alle andere gebruikers met toegang tot formulieren kunnen zien en gebruiken)
- bestaande formuliersjablonen bewerken, ongeacht wie ze heeft gemaakt en wie de eigenaar is.
- Als je een formulier bewerkt waarvan je geen eigenaar bent, blijft de eigenaar van het formulier hetzelfde (je kunt de eigenaar van het formulier sjabloon niet wijzigen, tenzij je een beheerder bent).
- formuliersjablonen gebruiken, ongeacht wie ze gemaakt heeft.
De maker/eigenaar van een formulier sjabloon is echter de enige die
- een melding krijgt als een formulier wordt ingevuld
- de map kan selecteren waarin de ingevulde formulieren worden opgeslagen
- de map kan wijzigen waarin de ingevulde formulieren worden opgeslagen.
Daarom raden we aan om een nieuwe algemene gebruikersaccount aan te maken en deze te gebruiken om alle formulier sjablonen mee te maken.
Als je een nieuw formulier sjabloon aanmaakt met dit algemene account, kunnen alle andere gebruikers het nieuwe formulier sjabloon zien en gebruiken.
Echter, de map die geselecteerd is als opslagmap voor de ingevulde formulieren zal gedeeld moeten worden met alle gebruikers die toegang moeten hebben tot de ingevulde formulieren.
Toegang tot de ingevulde formulieren
Tijdens het maken van het formulierensjabloon moet je de map selecteren waarin je de ingevulde formulieren wilt opslaan. Nadat een persoon het formulier heeft ingevuld, komt het ingevulde formulier terecht in de map die is geselecteerd als opslagmap. Het dossier bevat één document, namelijk het ingevulde formulier, en eventueel bijlagen.
Daarom moet de bewaarmap gedeeld worden met alle gebruikers die toegang moeten hebben tot de ingevulde formulieren.
De eigenaar van het formulier sjabloon (meestal de maker) is degene die de opslagmap selecteert tijdens het maken van het formulier sjabloon en is de enige die de opslagmap kan wijzigen.
Elke beheerder met toegang tot formulieren kan echter het eigenaarschap van een formulier sjabloon wijzigen en daarmee een andere persoon (die eigenaar wordt van het formulier) in staat stellen om de opslagmap te wijzigen.
Lees hier meer: Formuliersjablonen vinden, beheren en bewerken.
Ingevulde formulieren en bijlagen terugvinden
Elke keer dat een formulier succesvol is ingevuld en ondertekend, verschijnt het als een dossier in de gekozen opslagmap.
Het dossier bevat één document, namelijk het ingevulde formulier, en eventueel bijlagen.
Hier volgen instructies om een ingevuld formulier (en eventuele bijlagen) te vinden, te bekijken en te downloaden.
- Log in op https://app.penneo.com.
- Klik op Beheer en dan op Dossiers in het menu aan de linkerkant.
- Zoek de map waarin uw ingevulde formulieren zijn opgeslagen. Merk op dat de opslagmap voor elk formuliersjabloon gekozen is door de maker van het formuliersjabloon bij het aanmaken van het formuliersjabloon en alleen gewijzigd kan worden door de eigenaar van het formuliersjabloon. Om toegankelijk te zijn voor andere gebruikers met toegang tot Formulieren, moet de map met hen gedeeld worden.
- Zoek in de opslagmap het dossier dat je wilt openen en klik erop. U kunt nu het ingevulde formulier bekijken en downloaden en de bijlagen downloaden.