De volgende video laat je zien hoe je je formulieren kunt beheren en bijwerken. Scroll naar beneden om meer instructies te lezen.

• Vind de opslagmap
• De opslagmap delen
• Een formulier sjabloon bewerken
• Hoe de opslagmap te wijzigen
• Eigenaar van het sjabloon en hoe de sjablooneigenaar te wijzigen (voor beheerders)

Vind de opslagmap

Tijdens het maken van een formulier sjabloon, moet je de map selecteren waar je wilt dat je ingevulde formulieren worden opgeslagen. Nadat een formulier succesvol is ingevuld en ondertekend, verschijnt het als een dossier in de gekozen map.

Opmerking: Je kunt nu elke gewenste map in je archief selecteren, aangezien het niet langer vereist is om de map "Masseudsendelse" te selecteren.

Om de opslagmap te vinden

1. Klik op de knop naast Beheer je dossiers in het Dashboard, of ga naar Beheer in het menu aan de linkerkant en klik Dossiers. Hier zie je al je mappen. 
2. Zoek de map die je hebt geselecteerd als de opslagmap voor de ingevulde formulieren.

Als je een ingevuld formulier en de bijlagen wilt bekijken of downloaden, zoek dan het dossier dat je wilt openen in de opslagmap, en klik erop.

Je kunt nu het ingevulde formulier bekijken, het downloaden en de bijlagen downloaden. Lees hier meer: Hoe toegang te krijgen tot formulier sjablonen, ingevulde formulieren en bijlagen.

De opslagmap delen

Na het maken van een formulier sjabloon en het selecteren van de opslagmap voor de ingevulde formulieren, ben jij de enige die toegang heeft tot die ingevulde formulieren in de opslagmap, totdat je toegang geeft aan andere gebruikers door de map te delen.

Als je wilt dat je collega's toegang hebben tot de ingevulde formulieren, moet je de opslagmap met hen delen op dezelfde manier als je elke andere dossiermap in het Penneo-archief zou delen.

Om de opslagmap te delen

1. Zoek het tussen je mappen.
2. Klik op de knop Deel map naast de opslagmap.
3. Typ in het veld de naam of het e-mailadres van de persoon die je toegang wilt geven tot de map; het systeem zal je suggesties tonen op basis van wat je in het veld typt. 
4. Selecteer het type toegang dat je deze persoon wilt geven door een van de opties in het keuzemenu aan de rechterkant te kiezen (Bekijken, Bewerken en Beheren). 
5. Klik ten slotte op Toegang verlenen.

Op deze pagina zie je ook een lijst van de personen met wie de map is gedeeld.

Bewerk een formulier sjabloon

Elke gebruiker in je bedrijf met toegang tot formulieren kan formulier sjablonen bewerken, ongeacht wie de maker of eigenaar is.

Als je een formulier bewerkt dat je niet bezit, blijft de eigenaar van het formulier dezelfde (aangezien je de eigenaar van het formulier sjabloon niet kunt wijzigen tenzij je een beheerder bent).

Om een formulier sjabloon te bewerken

1. Zoek het in je lijst van formulier sjablonen. Klik hiervoor op Automatiseer en vervolgens op Formulier sjablonen. Je ziet de lijst van je formulier sjablonen. Zoek het formulier sjabloon dat je wilt bewerken. 

Opmerking: Je hoeft de openbare toegang tot het formulier sjabloon niet in te trekken tijdens het bewerken, aangezien de wijzigingen onmiddellijk van kracht worden. Als je de toegang intrekt en het formulier vervolgens opnieuw openbaar maakt nadat je het hebt bewerkt, wordt er een nieuwe link voor het formulier gegenereerd.

1. Wanneer je het formulier sjabloon hebt gevonden dat je wilt bewerken, klik op het tandwiel ernaast, en klik op Bewerken. Vergeet niet dat je, wanneer je klaar bent met het aanbrengen van de wijzigingen, naar beneden moet scrollen en op Opslaan en doorgaan moet klikken voor de wijzigingen om van kracht te worden. 
2. Na het klikken op Bewerken, zie je dezelfde velden en instellingen die aanwezig waren tijdens het maken van het formulier sjabloon. De enige instellingen die je niet zult zien zijn:
   • De Selecteer een map optie (die alleen kan worden gezien en gewijzigd door de sjablooneigenaar). Als je de sjablooneigenaar bent en de opslagmap wilt wijzigen, volg dan de instructies in de paragraaf Hoe de opslagmap te wijzigen.
   • Het sjablooneigenaar veld (dat alleen kan worden gezien en gewijzigd door beheerders). Als je een beheerder bent en de eigendom van een formulier sjabloon wilt wijzigen, volg dan de instructies in de paragraaf Eigenaar van het sjabloon en hoe de sjablooneigenaar te wijzigen (alleen voor beheerders).

1. Als je velden aan het sjabloon wilt toevoegen, bewerken of verwijderen, moet je eerst de PDF bewerken die als lichaam van je formulier zal worden gebruikt. Zodra je je PDF hebt bijgewerkt, upload je deze door op Selecteer een PDF-bestand te klikken en je nieuwe PDF te kiezen. 
2. Je kunt nieuwe velden toevoegen door op Formulier veld toevoegen onderaan je lijst met velden te klikken.
3. Je kunt namen, labels of types voor zowel nieuwe als oude velden bewerken. Bekijk deze gids om meer te leren over velden in formulier sjablonen: Hoe velden toe te voegen aan een formulier sjabloon (2/3).  
4. Om een veld te verwijderen, klik je eenvoudig op het kruisje rechts van het veld. 
5. Om de velden te herschikken, houd je de zes vierkantjes vast en sleep je de velden in de volgorde die je wilt.
6. Je kunt de geavanceerde instellingen bijwerken door Geavanceerde opties weergeven uit te vouwen. Lees meer over Geavanceerde opties in dit artikel: Hoe geavanceerde opties voor formulier sjablonen in te stellen (3/3).
7. Wanneer je klaar bent met het aanbrengen van de wijzigingen, klik je op Opslaan en doorgaan voor de wijzigingen om van kracht te worden.

Hoe de opslagmap te wijzigen

Je kunt de opslagmap alleen wijzigen voor een formulier sjabloon dat je bezit. Lees meer over de eigendom van sjablonen in de onderstaande paragraaf Eigenaar van het sjabloon en hoe de sjablooneigenaar te wijzigen (alleen voor beheerders).

Als je de opslagmap voor een formulier sjabloon wilt wijzigen dat je bezit, klik op het tandwiel naast het formulier sjabloon, en klik op Bewerken.

Je ziet het Selecteer een map veld en kunt het wijzigen door op Wijzigen te klikken.

Als je niet de sjablooneigenaar bent, kun je de opslagmap niet wijzigen waar de ingevulde formulieren die aan het formulier sjabloon zijn gekoppeld, worden opgeslagen nadat ze zijn ingevuld.

Echter, iedere beheerder met toegang tot formulieren kan de eigendom van een formulier sjabloon wijzigen en daardoor een andere persoon in staat stellen (die de eigenaar van het formulier wordt) om de opslagmap te wijzigen.

Eigenaar van het sjabloon en hoe de sjablooneigenaar te wijzigen (voor beheerders)

Wanneer een nieuw formulier sjabloon wordt gemaakt, wordt de gebruiker die het heeft gemaakt automatisch ingesteld als de eigenaar.

De sjablooneigenaar is de enige die

• een melding ontvangt wanneer een formulier wordt ingevuld
• de map kan selecteren waar de ingevulde formulieren worden opgeslagen
• de map kan wijzigen waar de ingevulde formulieren worden opgeslagen.

Elke beheerder met toegang tot formulieren kan de eigendom van een formulier sjabloon wijzigen. Dit komt omdat de sjablooneigenaar exclusieve rechten heeft op het beheer van het formulier sjabloon - zoals meldingen, mapselectie, mapwijziging - en er kunnen problemen optreden in de afwezigheid van de sjablooneigenaar als, bijvoorbeeld, de opslagmap moet worden gewijzigd (aangezien geen andere gebruiker dit kan doen zonder die rechten). Of misschien moet een andere gebruiker rechtstreeks op de hoogte worden gesteld wanneer formulieren worden ingevuld - en alleen de sjablooneigenaar kan meldingen ontvangen.

Bovendien, als de sjablooneigenaar het bedrijf verlaat, moet een andere gebruiker zijn rol overnemen.

Daarom, direct nadat je de Formulieren functie in je Penneo bedrijfsaccount hebt ingeschakeld, raden we aan een nieuw algemeen gebruikersaccount aan te maken en dit te gebruiken als de sjablooneigenaar voor alle formulier sjablonen.

Hoe de sjablooneigenaar te wijzigen (alleen voor beheerders)

Alleen beheerders met toegang tot formulieren kunnen de Formulier sjablooneigenaar wijzigen.

Om de Formulier sjablooneigenaar te wijzigen: 

1. Als je een beheerder bent, klik dan op het tandwiel naast het formulier sjabloon waarvan je de eigendom wilt wijzigen, en klik op Bewerken.
2. Je ziet het sjablooneigenaar veld en kunt dit wijzigen door de naam van de gebruiker in te typen die je de nieuwe sjablooneigenaar wilt laten worden. Suggesties van het Penneo-systeem verschijnen onder het veld op basis van wat je erin typt. Opmerking: je moet een van de suggesties selecteren door erop te klikken. Als je handmatig een volledige naam of e-mailadres schrijft en geen van de gebruikers selecteert die onder het veld worden voorgesteld, heeft de wijziging geen effect.
3. Na het selecteren van de nieuwe sjablooneigenaar uit de voorgestelde gebruikers, klik je op Opslaan en doorgaan.

Als je jezelf als de eigenaar van het formulier sjabloon instelt, ontvang je nu meldingen wanneer een gerelateerd formulier wordt ingevuld, en je kunt ook de map wijzigen waar de ingevulde formulieren worden opgeslagen.

Als je een andere gebruiker als sjablooneigenaar instelt, krijg je geen van die rechten; bijvoorbeeld, je kunt de opslagmap voor de ingevulde formulieren niet selecteren. Alleen de gebruiker die de sjablooneigenaar wordt, kan de opslagmap kiezen. Als die gebruiker geen specifieke opslagmap selecteert voor de ingevulde formulieren, worden deze automatisch opgeslagen in de standaardmap van die gebruiker.

Opmerking: Penneo informeert gebruikers niet over wijzigingen in de eigendomsstatus van de formulier sjablonen. Daarom, als je de eigenaar van een sjabloonformulier wijzigt, moet je dit aan die gebruiker communiceren (zodat zij een opslagmap kunnen selecteren en deze mogelijk kunnen delen met andere collega's die toegang nodig hebben tot de ingevulde formulieren).