Wanneer u een nieuw formulier sjabloon maakt, kunt u meer geavanceerde opties toevoegen.
In dit artikel bespreken we de verschillende instellingen en opties die u kunt inschakelen voor uw formulier sjabloon.
Waar vindt u de geavanceerde opties?
Je vindt en activeert ze direct na het onderdeel Formuliersjabloonvelden, onder de knoppen Formulierveld toevoegen en Opslaan en doorgaan.
Klik op Geavanceerde opties tonen, en er verschijnen extra beschikbare instellingen.
Geavanceerde opties
Nadat u op Geavanceerde opties tonen hebt geklikt, verschijnen de beschikbare opties.
U ziet hier twee categorieën van extra opties die u kunt instellen (Sjablooninstellingen en Ondertekenopties) en een laatste sectie waar u een Aangepaste documenttitel en een Aangepaste dossiertitel kunt instellen om de ingevulde formulieren gemakkelijker terug te vinden in uw archief.
Sjablooninstellingen
Onder Sjablooninstellingen zie je:
Medeondertekenaar toestaan
Als je deze optie inschakelt door het vakje ernaast aan te vinken, komt er een optie in het definitieve formulier om een medeondertekenaar in te stellen. Deze optie is zichtbaar voor de persoon die het formulier invult in het menu aan de rechterkant. De persoon kan de velden Naam en E-mailadres instellen voor de medeondertekenaar, en de medeondertekenaar zal het formulier ook ondertekenen. Als je de optie Medeondertekenaar toestaan inschakelt, verschijnt er een nieuwe optie met de naam Medeondertekenaar vereisen. Als je dit aanvinkt, is de aanwezigheid van een medeondertekenaar verplicht om het formulier succesvol in te vullen. De persoon die het formulier invult kan het formulier dus niet invullen en ondertekenen zonder de velden Naam en E-mailadres van de vereiste medeondertekenaar in te stellen.
Bijlagen toestaan
Als u deze optie inschakelt door het vakje ernaast aan te vinken, kan de invuller één of meer optionele bestanden als bijlage uploaden naar het formulier (let op: de bijgevoegde bestanden mogen niet groter zijn dan 2 MB per stuk). De bijlagen bij het formulier zijn dan terug te vinden in hetzelfde dossier als het ingevulde formulier in de map die als opslagmap is geselecteerd. Als u de optie Bijlagen toestaan inschakelt, verschijnt er een nieuwe optie met de naam Bijlagen vereisen. Als u deze optie aanvinkt, is het uploaden van een bijlage verplicht. De persoon die het formulier invult kan het formulier dan niet invullen en ondertekenen zonder een bestand bij te voegen.
Gevoelige informatie
Als u deze optie inschakelt door het vakje ernaast aan te vinken, wordt het ingevulde en ondertekende formulier na ondertekening niet als bijlage meegestuurd met de afrondingsmail naar de partijen (de eigenaar van het formulier en de persoon die het formulier heeft ingevuld). De eigenaar van het formulier heeft toegang tot het formulier in zijn account. De invuller heeft toegang tot het privéarchief dat automatisch wordt aangemaakt bij het ondertekenen van een document via Penneo (als u een Penneo-formulier hebt ingevuld en ondertekend via eID, kunt u toegang krijgen tot het document door in te loggen op https://app.penneo.com/ met dezelfde eID die u hebt gebruikt bij het ondertekenen). Merk op dat u Eenvoudige elektronische handtekeningen niet als optie kunt inschakelen (zie hieronder) als u de optie Gevoelige informatie inschakelt, aangezien de twee opties elkaar uitsluiten.
Opties voor ondertekening
Onder Ondertekenopties ziet u de optie Eenvoudige elektronische handtekeningen inschakelen.
Als je deze optie inschakelt door het vakje ernaast aan te vinken, kan de ondertekenaar het document ondertekenen met de methode Eenvoudige elektronische handtekening.
Let er echter op dat je de optie Eenvoudige elektronische handtekeningen inschakelen niet kunt inschakelen als je de optie Gevoelige informatie inschakelt, aangezien de twee opties elkaar uitsluiten.
Een aangepaste documenttitel en een aangepaste bestandsnaam instellen
Nadat je op Geavanceerde opties tonen hebt geklikt, kun je in het laatste gedeelte een aangepaste documenttitel en een aangepaste dossiertitel instellen.
Het aanpassen van de titels van documenten en dossiers is belangrijk om de ingevulde formulieren gemakkelijker terug te vinden in uw archief.
Nadat het formulier succesvol is ingevuld en ondertekend, verschijnt het als een dossierbestand in de gekozen map (de opslagmap die je hebt geselecteerd tijdens het maken van het formulier sjabloon).
Het dossier bevat één document, namelijk het ingevulde formulier, en eventueel bijlagen.
De naam van het dossier en het document (met het ingevulde formulier) is afhankelijk van de instellingen die je hier kiest. Als u deze geavanceerde instellingen niet aanpast, krijgt het dossier automatisch de naam van de persoon die het heeft ingevuld en ondertekend.
Je kunt deze instellingen aanpassen door in de velden eronder te typen, waar je Voer het titelsjabloon ziet staan (of selecteer variabelen met de knop Voeg veld toe).
In deze velden kun je statische tekst en/of een samenvoegveld (dat een van de velden reproduceert die je voor je formuliersjabloon hebt gemaakt) invoegen; als je een samenvoegveld toevoegt, zal de waarde veranderen op basis van wat er in het corresponderende sjabloonveld wordt getypt.
In het vervolgkeuzemenu naast het tekstinvoerveld staan alle beschikbare sjabloonvelden, dat zijn de velden die je hebt gemaakt voor het sjabloonformulier (als je geen extra velden hebt gemaakt, zie je alleen de twee verplichte velden in het vervolgkeuzemenu - Naam ontvanger en E-mail ontvanger).
Om een samenvoegveld toe te voegen, selecteer je een veld in het vervolgkeuzemenu en klik je op Veld toevoegen. Je ziet nu het geselecteerde samenvoegveld in de Aangepaste titel die er ongeveer uitziet als {{NAME_OF_THE_TEMPLATE_FIELD}}.
De titel van het dossier hangt dus af van de informatie die de invuller typt in dat specifieke sjabloonveld. Bekijk de afbeelding hieronder voor een voorbeeld van hoe deze instelling werkt:
In het voorbeeld in de bovenstaande afbeelding is de aangepaste dossiertitel ingesteld als Werknemerinformatie voor {{RECIPIENT_NAME}}.
Werknemersinformatie voor is de statische tekst die in alle casefile titels wordt opgenomen, terwijl {{RECIPIENT_NAME}} het samenvoegveld is dat varieert afhankelijk van de naam van de ontvanger (zoals de ontvanger die in het corresponderende veld heeft getypt). Daarom zullen alle dossiers met ingevulde formulieren gebaseerd op dit formulier sjabloon een titel hebben die begint met Werknemer informatie voor. Zo is het eenvoudig om alle dossiers met werknemersinformatie bij elkaar te zoeken.
Bovendien bevat de titel de naam van de persoon die het formulier heeft ingevuld - dat wil zeggen, de werknemer van wie de gegevens op het formulier staan. Daarom is het ook gemakkelijk om het dossier met de informatie over een specifieke werknemer te vinden.
We raden aan om tenminste de Casefile Titel aan te passen en tenminste één samenvoegveld toe te voegen om het vinden van het benodigde dossier in het archief te vergemakkelijken.
Als je geen samenvoegvelden toevoegt in de Aangepaste Titel en alleen een algemene titel gebruikt zoals Werknemersinformatie, zul je eindigen met een heleboel dossierbestanden met dezelfde naam en kun je niet weten wie het formulier heeft ingevuld en ondertekend zonder het te openen en te bekijken.