Bekijk deze instructievideo om te leren hoe je je eigen sjabloon aanmaakt, of scroll naar beneden om meer instructies te lezen.

• Waar kan ik webformulieren terugvinden?
• Een nieuw sjabloon aanmaken
• Een sjabloon bewerken en updaten

Waar kan ik webformulieren terugvinden?

Eenmaal ingelogd op app.penneo.com klik op Webformulieren in het linker menu.

Een nieuw sjabloon aanmaken

1. Om een nieuw formuliersjabloon te maken, klikt u op Maak nieuw sjabloon in de rechterbovenhoek.
2. Geef het sjabloon een naam. We raden aan om een unieke naam te kiezen die gerelateerd is aan het doel van het formuliersjabloon, zodat het gemakkelijker te herkennen en te hergebruiken is wanneer nodig.
3. Selecteer de taal voor het sjabloon. Penneo zal de gekozen taal gebruiken wanneer de ontvanger het formulier invult (bijvoorbeeld, de knop “Opslaan en doorgaan” zal in de geselecteerde taal getoond worden). Let op: de taalkeuze heeft geen invloed op het eigenlijke formulier (d.w.z. de inhoud van de PDF die gebruikt wordt als sjabloon voor het formulier). Als u de PDF in een specifieke taal wilt hebben, moet u deze zelf vertalen (d.w.z. gebruik een PDF in de taal die relevant is voor uw ontvanger).
4. Selecteer een map waar het formulier wordt opgeslagen. Nadat het formulier met succes is ingevuld en ondertekend, verschijnt het als een dossier in de gekozen map. Het dossier bevat één document, namelijk het ingevulde formulier, en eventueel bijlagen.
5. Voeg een PDF toe die gebruikt zal worden als de body van uw sjabloonformulier door te klikken op Selecteer een PDF-bestand en het document te uploaden vanaf uw computer. Merk op dat u alleen PDF-bestanden kunt gebruiken als sjabloon (andere bestandsformaten worden niet ondersteund).
6. In de sectie Formuliersjabloonvelden kun je de velden selecteren die in het formulier verschijnen zodat de ontvanger zijn gegevens kan invullen. Twee velden moeten altijd aanwezig zijn in een formulier: Naam ontvanger en E-mail ontvanger. Je kunt echter meer velden toevoegen door op de knop Formulierveld toevoegen te klikken. Lees er hier meer over: Hoe velden toevoegen aan een formuliersjabloon (2/3).
7. Als je meer geavanceerde opties wilt toevoegen, kun je deze vinden en inschakelen onder Geavanceerde opties tonen. Lees er hier meer over: Geavanceerde opties voor Formuliersjablonen instellen (3/3).
8. Als u klaar bent met het toevoegen van de formuliervelden, kunt u op Opslaan en doorgaan klikken om door te gaan naar de volgende stap van het bouwen van uw formuliersjabloon. U ziet nu de PDF die u hebt gekozen als de body van uw formuliersjabloon.
9. U kunt nu de sjabloonvelden invoegen in uw PDF zoals ingesteld in de vorige stap. Plaats de velden in de PDF door ze naar de juiste plek te slepen, zodat ze overeenkomen met de inhoud van het document. Om je te helpen de velden nauwkeuriger en in de juiste volgorde te plaatsen, kun je ook Rasterlijnen weergeven en Veldvolgorde weergeven activeren door de vakjes naast deze opties in het menu rechtsboven aan te vinken.
10. Nadat je alle velden hebt geplaatst en de grootte hebt ingesteld, klik je op Gereed om de wijzigingen op te slaan en het formuliersjabloon te publiceren.
11. Zoek je nieuwe formuliersjabloon in de lijst Sjablonen. Klik op de knop Openbaar maken ernaast. Er verschijnt een link in het veld aan de rechterkant. Die URL/link is uw nieuw aangemaakte formulier. U kunt de link nu in een browser kopiëren en plakken om uw nieuwe formulier te bekijken. Als alles er goed uitziet, kunt u uw nieuwe formulier gebruiken en op een veilige manier gegevens verzamelen via Penneo.

Om uw nieuwe formulier te gebruiken, moet je de URL ervan gebruiken. Je kunt het bijvoorbeeld op je website zetten of in een e-mail naar ontvangers sturen. 

Merk op dat elke gebruiker in uw bedrijf met toegang tot Formulieren sjablonen kan gebruiken, ongeacht wie ze heeft gemaakt.

Elke keer dat een persoon het formulier invult, vindt u het ingevulde formulier als dossier in de map die als opslagmap is geselecteerd bij het maken van het formuliersjabloon. Bovendien ontvangt de invuller een kopie van het ingevulde formulier op het e-mailadres dat hij of zij in het formulier heeft ingevuld.

Lees hier meer: Toegang tot formuliersjablonen, ingevulde formulieren en bijlagen.

Een sjabloon bewerken en updaten

Als u een formuliersjabloon wilt bewerken en bijwerken, klikt u op het tandwieltje naast het formuliersjabloon dat u wilt wijzigen en klikt u op Bewerken.

Merk op dat elke gebruiker in uw bedrijf met toegang tot Formulieren sjablonen kan bewerken, ongeacht wie ze heeft gemaakt en wie de eigenaar is.

Als je een formulier bewerkt waarvan je geen eigenaar bent, blijft de eigenaar van het formulier hetzelfde (omdat je de eigenaar van het sjabloon niet kunt wijzigen, tenzij je een beheerder bent). Lees hier meer over toegang tot formulieren en eigenaarschap van sjablonen.

Je hoeft de publieke toegang tot het formulier niet in te trekken terwijl je het bewerkt, want de wijzigingen gaan direct in. Als je de toegang intrekt en het formulier na bewerking weer openbaar maakt, wordt er een nieuwe link voor het formulier gegenereerd.

Bekijk dit artikel voor meer informatie over het beheren en bewerken van sjablonen of bekijk de video hieronder.