In de derde stap van het aanmaken van een dossier onder het tabblad genaamd Ontvangers, kun je de inhoud van de e-mail kiezen en bewerken die jouw ondertekenaars zullen ontvangen.

Er zijn drie verschillende soorten e-mails die automatisch via Penneo worden verzonden:

1. Verzoek ter ondertekening
2. Herinneringen
3. Finalisatie-e-mails.

Je kunt wijzigingen aanbrengen in het oorspronkelijke ondertekenverzoekbericht door een standaard e-mailtemplate te selecteren of een aangepaste boodschap voor jouw ontvangers voor elk dossier te schrijven. In de Penneo webversie is het ook mogelijk om gepersonaliseerde e-mails naar individuele ontvangers te sturen.

Let op dat je geen wijzigingen kunt aanbrengen in herinnerings- of finalisatie-e-mails.

Hieronder vind je instructies om de inhoud van e-mailberichten voor ondertekenaars en ontvangers te wijzigen.

Als je de Penneo Webinterface gebruikt	Als je de Desktop Applicatie gebruikt

Samenvoegvelden

Wanneer je jouw berichten aanpast, kun je ook kiezen om samenvoegvelden toe te voegen. De volgende samenvoegvelden zijn beschikbaar in Penneo:

• {{recipient.name}} is de naam van de ondertekenaar.
• {{recipient.email}} is het e-mailadres van de ondertekenaar.
• {{sender.name}} is de naam van de maker/verzender van het dossier.
• {{sender.email}} is het e-mailadres van de maker/verzender van het dossier.
• {{casefile.id}} - elk dossier in Penneo krijgt een unieke dossier-ID, dit kan nuttig zijn om op te nemen als jouw ondertekenaar problemen ondervindt en contact moet opnemen met de ondersteuning.
• {{casefile.name}} is de naam van het dossier.
• {{casefile.expiry}} toont de datum en tijd waarop het dossier niet meer kan worden ondertekend.
• {{signer.roles}} toont de rol van de ondertekenaar die de e-mail ontvangt. Als ze meerdere rollen hebben, worden deze gescheiden door een komma.
• {{signers.list}} toont een lijst van de namen van alle ondertekenaars, gescheiden door een komma.
• {{documents.list}} is een lijst van de namen van alle documenten, gescheiden door een komma.

Als je de Penneo Webinterface gebruikt

Algemeen Bericht

In de derde stap van het aanmaken van het dossier, genaamd Ontvangers, klik op Uitklappen om het algemene bericht te bewerken dat naar jouw ondertekenaars gaat.

Je kunt het bericht bewerken en jouw eigen eenmalige aangepaste e-mail maken, of een sjabloon selecteren door op Sjabloon selecteren te klikken. Eventuele wijzigingen die je hier aanbrengt, worden niet opgeslagen in het sjabloon. Als je een nieuw e-mailsjabloon wilt maken, zie dan deze handleiding: Het aanmaken van e-mailsjablonen.

Verschillende tekst per ondertekenaar

Bij het aanmaken van een nieuw dossier in app.penneo.com, heb je de optie om verschillende e-mailteksten naar verschillende ondertekenaars te sturen. Dit is nuttig als je bijvoorbeeld met een koper en een verkoper werkt. Of misschien heb je zowel interne als externe ondertekenaars, en moet je hen verschillende informatie of instructies geven.

De e-mailinstellingen zijn te vinden op de pagina Ontvangers in het aanmaakproces van het dossier. In de stap "Ontvangers", scroll naar beneden naar de onderkant van de pagina om het gedeelte voor e-mailaanpassing te vinden. Hier kun je het algemene bericht wijzigen dat naar alle ontvangers gaat, of je kunt kiezen om een nieuw aangepast bericht toe te voegen waar je de berichten kunt personaliseren voor de specifieke ontvanger.

Let op dat verschillende e-mailteksten voor verschillende ondertekenaars alleen beschikbaar zijn in de webversie van Penneo en niet in de desktopversie.

Je kunt het bericht bewerken en jouw eigen eenmalige aangepaste e-mail maken, of een sjabloon selecteren door op Sjabloon selecteren te klikken.

Kies de ontvangers die deze specifieke boodschap willen ontvangen door op Selecteren te klikken. Elke ontvanger die is toegevoegd om een aangepast bericht te ontvangen, ontvangt het algemene bericht niet. Let op dat elke ontvanger die aan een aangepast bericht is toegevoegd, niet aan een ander aangepast bericht kan worden toegevoegd. Er is echter geen limiet aan het aantal aangepaste berichten dat je kunt toevoegen.

Je aangepaste bericht is nu compleet. Als je besluit dat je het aangepaste bericht niet meer wilt verzenden, kun je het verwijderen, en de gekozen ontvangers van het aangepaste bericht zullen in plaats daarvan het algemene bericht ontvangen. Om het aangepaste bericht te verwijderen, klik je op Bericht verwijderen onder het aangepaste e-mailbericht dat je wilt verwijderen. Zodra je op Opslaan & Doorgaan klikt, worden jouw updates aan de berichten opgeslagen.

FAQ

Wat kan ik doen als ik geen ontvanger aan het aangepaste bericht kan toevoegen?

Als je geen ontvanger aan jouw aangepaste bericht kunt toevoegen, kan het zijn dat je jouw ontvangers / ondertekenaars nog niet hebt toegevoegd. Zorg ervoor dat je de ontvangers hebt opgenomen en dat ze zichtbaar zijn in de lijst bovenaan de pagina.

Het kan ook zijn dat de specifieke ontvanger al aan een aangepast bericht is toegevoegd en daarom niet aan een tweede kan worden toegevoegd. Doorloop de lijst van aangepaste berichten en controleer de toegevoegde ontvangers. Zodra je op X klikt naast de naam en het e-mailadres van de ontvanger die aan het aangepaste bericht is toegevoegd (zoals je kunt zien in de bovenstaande schermafbeelding), verschijnen ze opnieuw in de lijst, waar je deze ontvanger nu aan een ander aangepast bericht kunt toevoegen.

Als je de Desktop Applicatie gebruikt

Na het opzetten van jouw dossier, klik op Volgende. Hier kun je het bericht bewerken en jouw eigen eenmalige aangepaste e-mail maken of een sjabloon selecteren in het dropdown-menu. Let op dat eventuele wijzigingen die je hier aanbrengt niet worden opgeslagen in de sjablonen. Als je een nieuwe e-mailtemplate wilt maken, zie dan deze handleiding: Het aanmaken van emailsjablonen. In de desktopapplicatie is het alleen mogelijk om de algemene ondertekenverzoek-e-mail te wijzigen. Als je de e-mailberichten wilt personaliseren voor individuele ondertekenaars, raden we aan de Penneo webversie te gebruiken.